วันพฤหัสบดีที่ 14 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

[Outlook] วิธีการใช้ Address Book เพิ่ม/ลบ/แก้ไข รายชื่อผู้ติดต่อ

ประโยชน์และความสำคัญของ Contacts โปรแกรมช่วยของ MS Outlook

การเพิ่ม/ลบ รายชื่อผู้ติดต่อ (Address Book, Contacts) ในโปรแกรม MS Outlook

Contacts คือ เครื่องมือช่วยใน Microsoft Outlook ที่ช่วยจัดเก็บรายชื่อ รายละเอียดต่าง ๆ ที่อยู่บุคคลต่าง ๆ ที่เราต้องการเก็บเป็นข้อมูล ทำให้เกิดการใช้งานที่ง่ายขึ้น สามารถแยกเป็น Folder ที่ติดต่อสำหรับที่ทำงาน ที่บ้าน กลุ่มเพื่อน กลุ่มลูกค้า และตามความพอใจของคุณ และยังใส่รูปภาพ ให้แก่ แต่ละรายชื่อได้อีกด้วย ลองคิดดูว่า ถ้าคุณมีสมุด Friends Ship มีรายชื่อเพื่อนมากมาย แต่ไม่รู้ว่าจะติดต่อเพื่อนได้อย่างไร ประโยชน์ของ Contacts ก็คือ สามารถทำให้คุณทราบรายละเอียดของเพื่อนเพิ่มเติมได้ว่า อยู่ที่ใหน เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้อื่น ๆ เบอร์คุณพ่อ คุณแม่ ทำให้การติดต่อ หรือ การค้นหา ทำได้ง่าย เพราะข้อมูลครบ จึงทำให้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงาน 

มาดูวิธีการเพิ่ม Contacts ใน Address Book กัน

1. ทางด้านล่างซ้ายมือ จะเป็นโปรแกรมช่วย ต่าง ๆ ซึ่งที่เราจะทำการใช้งานก็คือในส่วนของ ที่ติดต่อ(Address Book)

ที่ติดต่อ (Address Book)

2. ต้องการบันทึก Contacts ใหม่ ในด้านขวาจะปรากฏพื้นที่ว่าง ให้ทำการ ดับเบิล Click จะมีหน้าต่างให้เรากรอกข้อมูลต่าง ๆ ลงไป

ทำการ ดับเบิล Click ในพื้นที่ว่าง

3. เมื่อกรอกข้อมูลจนครบแล้ว หรือ โน๊ตเนื้อหาเกี่ยวกับผู้ติดต่อเสร็จ ให้ทำการคลิก บันทึกแล้วปิด ในคำสั่งด้านบนซ้าย จากนั้นข้อมูลจะถูก Save แล้วปิดลง

สามารถบันทึกข้อมูลเป็นภาษาอังกฤษได้

4. จากนั้นในส่วนของ Contacts จะปรากฏ คล้าย ๆ กระดาษโน๊ต อยู่ทางพื้นที่ด้านขวา โชว์เกี่ยวกับรายละเอียดเบื้องต้น ชื่อ ชื่อบริษัท ตำแหน่ง

จะขึ้นโชว์เรียงตามลำดับการบันทึก

5. หากต้องการแก้ไข Contacts ให้ทำการดับเบิลคลิก รายชื่อนั้น แล้วจะปรากฏหน้าต่างกรอกข้อมูลเหมือนตอนเช่น การสร้าง Contact ใหม่ จากนั้นคลิกคำสั่ง บันทึกแล้วปิด ข้อมูลก็จะเปลี่ยนแปลงไป
ตามที่คุณแก้ไข

หากต้องการลบ คลิกขวาที่หน้ากระดาษเลือก ลบ

ในหน้าต่างของการกรอกข้อมูลผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษแล้ว
หลังจากบันทึกข้อมูลเสร็จแล้ว หากต้องการเก็บประวัติในรูปแบบเอกสาร ผู้ใช้ยังสามารถสั่งพิมพ์ Contacts ในรูปแบบของรายงานได้อีกด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง
โปรแกรม Outlook ใช้ยังไง สอนการใช้งานเบื้องต้นที่เข้าใจได้ง่ายสำหรับหนุ่มสาวออฟฟิตโดยเฉพาะ
โปรแกรม Microsoft Outlook มีกี่ Version และ แต่ละ Version แตกต่างกันอย่างไร
โปรแกรม Microsoft Outlook คือ โปรแกรมอะไร ทำไมถึงได้รับความนิยม
ThunderBird VS Outlook โปรแกรมเช็คอีเมล์อันไหนดีกว่ากัน สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ

วิธีใช้ Flag หรือ ธงแดง ในโปรแกรม Microsoft Outlook คือ อะไร และ ใช้งานอย่างไร


บทความโดย
ระบบ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย
โดย บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น