วันศุกร์ที่ 8 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

[Outlook] วิธีใช้ Flag หรือ ธงแดง ในโปรแกรม Microsoft Outlook คือ อะไร และ ใช้งานอย่างไร

Flag หรือ ธงแดง ในอีเมล์ Outlook คือ อะไร


การตั้งค่าและวิธีใช้ Flag ในโปรแกรม Microsoft Outlook

     ในปัจจุบันมีการติดต่อสื่อสารกันโดยใช้จดหมายอิเล็คทรอนิกส์กันอย่างแพร่หลาย บางองค์กรมีการโต้ตอบ E-mail กันหลายฉบับ จนเกิดปัญหา อีเมล์ล้น Inbox จนทำให้เกิดปัญหา การค้นหา E-mail
ด้วยเหตุนี้่จึงมีการเรียกใช้การปักหมุด E-mail ที่เรียกว่า "Flag"

     Flag แปลว่า ธง คือคำสั่งที่ใช้เป็นสัญลักษณ์ว่า E-mail ฉบับนี้ คุณไว้แทนความสำคัญอย่างไรเช่น ด่วน, ด่วนมาก, สำคัญมาก, ยังอ่านไม่จบ หรือรอการตอบกลับ ต่างๆนาๆ สมมุติว่าถ้ามี Order จากลูกค้าแต่รอคำตอบจากผู้มีอำนาจ คุณก็สามารถ Flag E-mail นั้นได้ว่า มีความสำคัญสำหรับ E-mail ฉบับนี้
ถ้าคุณทำธุระกับ E-mail ฉบับนี้จบ คุณก็สามารถยกเลิกการปักธงได้ หรือที่เรียกว่า Unflag
ถ้า E-mail มีความสำคัญ หรือ เนื้อหาเกี่ยวกับการนัดประชุม ผู้ใช้สามารถ Flag ลงใน ปฏิทิน เพื่อทำการแจ้งให้ทราบในภายหลังได้ หรือแม้ว่า จะเป็นการ ติดตาม E-mail ฉบับนี้ ถ้าหากมีการส่งเข้ามา จะมีสัญลักษณ์ธง เพื่อแจ้งให้ทราบว่า มี E-mail ฉบับนี้ส่งเข้ามา ทำให้ไม่พลาดที่จะติดต่อกลับ 

มาดูกันว่า ธงแดง อยู่ตรงใหนและมีลักษณะอย่างไร

ในหน้า Inbox ของ Outlook ทางส่วนของจดหมายขาเข้า ในหัวข้อ E-mail ทางด้านขวามือ จะมีสัญลักษณ์รูปธง 

สัญลักษณ์ธงแดง อยู่ทางด้านขวา


ถ้าหากคุณทำการคลิกขวา ที่รูปธง จะมีตัวเลอกให้คุณเลือกทำมากมาย สามารถกำหนดได้

ในโปรแกรมเช็คอีเมล์องค์กร Outlook
ตัวเลือกการใช้งานของ ธงแดง

คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะเป็น...
  • วันนี้
  • พรุ่งนี้
  • สัปดาห์หน้า
  • ไม่มีวันที่ หรือ 
  • กำหนดเอง

เรามาดูในส่วนของ การตั้งค่าแบบ กำหนดเอง

ในโปรแกรม Outlook
หน้าต่างการตั้งค่าแบบ กำหนดเอง 

ในหน้าต่างของการกำหนดเอง ก็จะมีช่องว่างให้คุณเป็นตัวกำหนด เช่น
  • ตั้งค่าสถานะ
  • สามารถกำหนดวันที่เริ่ม :  
  • วันที่ครบกำหนด :
  • ตัวเลือกในการแจ้งเตือน  จะให้แจ้งเตือนในวันที่เท่าไร และยังสามารถเปลี่ยนเสียงการแจ้งเตือน ได้ตามสไตล์ของคุณ 
สามารถกำหนดและเปลี่ยนเสียงการแจ้งเตือนได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
โปรแกรม Microsoft Outlook มีกี่ Version และ แต่ละ Version แตกต่างกันอย่างไร
โปรแกรม Microsoft Outlook คือ โปรแกรมอะไร ทำไมถึงได้รับความนิยม
ThunderBird VS Outlook โปรแกรมเช็คอีเมล์อันไหนดีกว่ากัน สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้นำระบบ Email Outlook สำหรับธุรกิจ อันดับ 1 ของประเทศไทย

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น