Mail Server ที่ได้รับการยอมรับ

วันอังคารที่ 5 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

การใช้งานอีเมล์สำหรับธุรกิจโรงแรมช่วยลดการทุจริต หรือ การโกง ของลูกน้องและพนักงานได้อย่างไร

แต่มันก็ไม่ได้แปลว่าทุกคน โดยเฉพาะธุรกิจโรงแรม
การโกงก็เหมือนเรากำลังบอกว่า ส้มลูกไหนเปรี้ยวในสวนใหญ่ ซึ่งอาจจะมีน้อย แต่มันก็มี ?

การทุจริตก็เหมือน การบอกว่า ส้มลูกไหน เปรี้ยว ที่อยู่ในสวนส้ม

ที่เราเปรียบเทียบอย่างนี้เพราะเรากำลังบอกว่า ก็เหมือนกับสวนส้ม ที่ส้มส่วนใหญ่มักจะหวาน แต่มันก็มีบางลูกที่เปรี้ยวและเป็นส่วนน้อย

สำหรับธุรกิจโรงแรม กระบวนการทางธุรกิจเกือบทั้งหมด แทบต้องใช้คนในการให้บริการ ต่างจากธุรกิจอื่นๆ ที่อาจจะมีเครื่องจักร ในการทุ่นแรง และมีคำพังเพยที่มักได้ยินคุ้นๆหูคือ "คนยิ่งเยอะ เรื่องยิ่งมาก" ซึ่งมันก็ถือเป็นเรื่องปกติ 

แต่หาก "คนยิ่งเยอะ แต่มีคนที่คอยโกงโรงแรมด้วย" มันคงไม่ถือว่าเป็นเรื่องปกติของเจ้าของโรงแรมแล้วแหละ เพราะการทุจริตและการโกงอาจจะทำให้ความมั่นคงของโรงแรมคุณที่ใช้เงินมหาศาลสร้าง นั้นถึงกับเจ๊งไปเลยก็ได้ โดยการทุจริตและการโกงของพนักงานโรงแรมที่พบได้บ่อย คือ  

การโกงเงินเล็กๆน้อยๆ มักพบได้บ่อยในทุกๆ ธุรกิจ ที่มีพนักงานหลายคน

  1. การโกงเงินเล็กๆน้อยๆ
  2. การขโมยข้าวของเครื่องใช้
  3. ขโมยอุปกรณ์พื้นฐานที่ควรให้แก่ลูกค้า เช่น น้ำยาอาบน้ำ ไปถึงสบู่, แปรงสีฟัน ฯลฯ
  4. การเอาข้อมูลลูกค้าไปขายให้กับโรงแรมคู่แข่ง
  5. การเอาข้อมูลลูกค้าไปใช้ในทางที่ผิด

สำหรับข้อ 4-5 เป็นเรื่องที่ค่อนข้างร้ายแรงที่อาจจะส่งทำให้ธุรกิจของคุณนั้นเสียหายมหาศาล


เช่น พนักงานแอบเอาข้อมูลไปขาย
โรงแรมขนาดเล็กมีความเสี่ยงในการถูกพนักงานแอบเอาข้อมูลไปขาย เพราะไม่ได้ใช้เทคโนโลยีอย่างถูกต้อง

โรงแรมในประเทศไทยในระดับ  2-3 ดาว อาจเกิดความเสี่ยง

จากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนที่ได้มีโอกาสเดินทางไปยังสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆในประเทศไทย และ ส่วนใหญ่ก็พักในโรงแรมระดับกลาง คือ 2-3 ดาว รวมถึงได้มีโอกาสเข้าไปให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีต่างๆ พบว่า 

โรงแรมส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารข้อมูลด้วย "อีเมล์"

  • อีเมล์ส่วนมากทั้งโรงแรมใช้อีเมล์แค่อันเดียวเช่น hotel@gmail.com เป็นต้น
  • เมื่อมีพนักงานลาออก คนอื่นก็ไม่รู้ Password เลย และ เป็นอย่างนี้จริงๆ
  • พนักงานคนที่เหลือ ก็ต้องมานั่งเดา Password เดาได้ก็รอด ไม่ได้ ก็ต้องสมัครใหม่ เสร็จแล้วก็ต้องประกาศให้ลูกค้าและผู้ติดต่อใหม่ทั้งหมด

ขโมยข้อมูลเพราะพนักงานทุกคนเข้าอีเมล์ได้เหมือนกัน
การใช้งาน 1 อีเมล์ โดย ให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้ มีความเสี่ยงที่จะถูกการโจรกรรมข้อมูลมากกว่า

อีเมล์ 1 อีเมล์ ใช้กันทั้งโรงแรม

  • เท่ากับว่าข้อมูลของทั้งองค์กร พนักงานทุกคนรู้หมดทุกเรื่อง
  • ตั้งแต่ข้อมูลของลูกค้า (ซึ่งลูกค้าก็คงไม่ต้องการให้พนักงานคนอื่นรู้กันเยอะๆ เพราะเป็นข้อมูลส่วนตัว)
  • ข้อมูล ต้นทุน ในการดำเนินธุรกิจด้านโรงแรม
  • รายได้ ในการดำเนินธุรกิจ
  • และ ยังรับรู้อีก ว่าคุณได้กำไร หรือขาดทุนกี่บาท

ให้ความสำคัญต่อการใช้งานอีเมล์ในโรงแรมกันหน่อยดีมั้ย

  • ควรจะสร้าง Email แยกเป็นฝ่ายไปเลยเช่น hr@hotel.com, mkt@hotel.com, md@hotel.com, info@hotel.com, account@hotel.com
  • เมื่อเราแยกอีเมล์ออกเป็นฝ่ายๆ แล้ว ก็แสดงว่า พนักงานแต่ละคนก็ควรจะรู้ข้อมูลที่ตนเองควรรู้เท่านั้น
  • เมื่อพนักงานแต่ละคน รู้แต่ข้อมูลที่ตนเองต้องรู้ มันก็ช่วยให้คุณลดความเสี่ยง ด้านข้อมูลได้มากเลยทีเดียว
  • แต่หากเป็นไปได้คุณอาจจะแยกอีเมล์ให้แก่พนักงานแต่ละคนไปเลย เช่น a@hotel.com, b@hotel.com เป็นต้น นาย a ก็ได้รับรู้ข้อมูลที่ควรจะรับรู้ และ ทำให้ทำงานง่ายด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง
การใช้อีเมล์บริษัทในธุรกิจโรงแรม (Email system for hotel) ทำให้โรงแรมของคุณดูน่าเชื่อถือได้อย่างไร
ระบบอีเมล์สำหรับธุรกิจทัวร์ โรงแรมและ ธุรกิจท่องเที่ยว และวิธีทำให้อีเมล์เป็น @ชื่อโรงแรม ตัวเองระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ สำหรับโรงแรม โดย มีวิธีสามารถกำหนดให้ @ชื่อโรงแรมได้
การใช้อีเมล์บริษัทในธุรกิจโรงแรม (Email system for hotel) ทำให้โรงแรมของคุณดูน่าเชื่อถือได้อย่างไร
การใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารระหว่างสาขา ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้อย่างไร
การใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารระหว่างสาขา ช่วยทำให้บริษัทของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ผู้ให้บริการ ระบบอีเมล์สำหรับโรงแรม อันดับ 1 ของประเทศไทย และยังให้บริการด้าน Web Hosting ,Email Server,Email Hosting, อีเมล์องค์กร, อีเมล์บริษัท

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น