Mail Server ที่ได้รับการยอมรับ

วันพุธที่ 5 มีนาคม พ.ศ. 2557

[Outlook] เครื่องมือ Outlook เบื้องต้น



ใน Software ของ Microsoft Office ถูกสร้างขึ้นมาให้มีลักษณะคล้ายกัน เพื่อการใช้งานที่ง่าย ง่ายต่อการจดจำส่วนเครื่องมือหลักที่ใช้งานจริง ในการเข้าใช้อีเมลล์ก็คือ
1. การเขียนอีเมลล์
2. การตรวจสอบอีเมลล์ขาเข้า
3. การตรวจสอบอีเมลล์ที่ถูกส่ง
4. การตรวจสอบอีเมลล์ฉบับร่าง

วิธีใช้การใช้งานการเขียนอีเมลล์ขาเข้า (New E-mail)
1. เข้าไปที่เครื่องมือ สร้างอีเมลล์
2. จากนั้นทำการใส่ ข้อมูลให้ครบ อีเมลล์ที่ต้องการส่ง cc หัวข้อ เนื้อหา จากนั้นทำการส่งออก



วิธีการใช้งานอีเมลล์ขาเข้า (Inbox)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder กล่องจดหมายเข้า
2. เมื่อเข้ามาจะพบ อีเมลล์มากมายที่ถูกส่งมากจาก ผู้ติดต่ออื่น



วิธีใช้งานการใช้อีเมลล์ขาออก (Outbox)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder รายการที่ถูกส่ง
2. ภายในจะเป็นอีเมลล์ทุกฉบับที่ถูกส่งไปยังผู้ติดต่อคนอื่น ๆ




วิธีใช้งานอีเมลล์ที่ถูกร่างไว้ (Draft)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder ฉบับร่าง
2. จดหมายที่ทำการร่างไว้แต่ไม่ได้ส่ง หรือมีการร่าง อีเมลล์ไว้ จะอยู่ในส่วนของ ฉบับร่าง




บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

วันอังคารที่ 4 มีนาคม พ.ศ. 2557

ปัญหา Mail Server ส่งอีเมล์ไม่ออก หรือ ล่าช้า

ปัญหาสุด Classic ของคนที่ทำ Mail Server คือ ส่งเมล์ไม่ออก





ปัญหาโลกแตกของหน่วยงาน, องค์กร และบริษัทจำนวนมาก ที่ต้องประสบแล้วประสบอีก ส่งผลกระทบให้กระบวนการทำงานของ Mail ภายในองค์กรเกิดความเสียหายอย่างมหาศาล ทำให้ Mail ไม่สามารถ ส่งออก และ ขาดการสื่อสารโดยทันที ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาเรื้อรัง ยิ่งหากคุณไม่ค่อยมีความรู้ด้านเทคนิคเกี่ยวกับการทำงานของ Mail Server ด้วยแล้ว คุณจะต้องประสบปัญหานี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และ ไม่ทราบว่าจะแก้ปัญหานี้ได้อย่างถาวรได้อย่างไร

ปัญหาหลักๆ ของการส่ง Email ไป Hotmail, Gmail, Yahoo ไม่ได้ 

สาเหตุหลักๆ มักเกิดจาก IP ของ Mail Server ของคุณติด Black List ซึ่งปัญหาเหล่านี้ สามารถแก้ไขได้ โดย ผู้ดูแลระบบ Mail Server ของท่าน แต่มักจะเกิดปัญหานี้อีกซ้ำๆ หากผู้ดูแลระบบ Mail Server ของคุณ ไม่บริหารจัดการ หรือ จำกัด การส่งของ Mail ในเครื่อง Server ปัญหา Mail Server/Hosting IP ติด blacklist แบล็คลิส คือ เมื่อมี Email หรือ User ใด ใน Server ของคุณพยายามส่ง Spam (อีเมล์โฆษณา) ไปหา Email ค่ายใหญ่ๆ เช่น Hotmail, Gmail, Yahoo เป็นจำนวนมากๆ ผู้ให้บริการเหล่านั้น จะทำการ Block IP ของ Email Server

ปัญหาส่งอีเมล์ไม่ออก 

ของคุณ ทำให้ IP Mail Server ของคุณติดบัญชีดำในฐานข้อมูล Black list โลกซึ่งระบบ Email ที่เป็นมาตรฐาน และมีชื่อเสียงของโลก จะยึดตามฐานข้อมูล Black List โลก ดังนั้นหาก IP ของ Mail Server ติด Blacklist จะทำให้ Email ของคุณไม่สามารถส่งเมล์ไปหา Hotmail, Gmail, Yaho ได้ ซึ่งเป็นนโยบาย Anti Spam ที่ทุกค่าย ให้ความสำคัญมาก เพราะหากไม่เข้มงวดในเรื่องดังกล่าว Email ที่อยู่ในค่ายนั้นๆ ก็จะมีแต่อีเมล์โฆษณา จนทำให้ผู้ใช้งานรำคาญ และเลิกใช้งานในที่สุด ซึ่งในหนึ่ง Mail Server มี Email ใช้งานอยู่เป็นหมื่นๆ Email ดังนั้นหากคุณไม่ได้เป็นผู้ส่ง Spam แต่บุคคลอื่นกลับเป็นผู้ส่ง แทนที่เค้าจะ Block Email ของคนที่ทำผิด ในทางกลับกันเค้าจะ Block IP ของ Mail Server ทั้ง Server ทำให้คุณติดหางเร่ ไปด้วย



บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการระบบ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

คุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะมี Mail Server เอง ?

คุณพร้อมแล้วหรือที่จะมี Mail Server เป็นของตัวเอง




จากตัวอย่างปัญหาด้านบนเพียงไม่กี่ข้อ เราก็เริ่มมองออกแล้ว ทั้งในฐานะเจ้าของธุรกิจ หรือ นัก IT มันไม่คุ้มเลย ที่จะทำ Mail Server เป็นของตัวเอง เพราะคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายตั้งแต่ค่า Hardware, Software, คนที่คอยดูแลมันอีก หากต้องการให้ระบบมันดีเยี่ยม มันต้องใช้เงินจำนวนเท่าไหร่ในการดูแลมัน ยิ่งถ้าเป็น SME ด้วยยิ่งไม่คุ้มเลย

ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับคนที่อยากมี Mail Server ส่วนตัวเป็นของตัวเอง

ควรให้บริษัทฯ ภายในประเทศของคุณที่เป็นผู้ให้บริการระบบ Mail สำหรับองค์กร วิธีนี้ทำให้คุณแทบไม่ต้องลงทุนอะไร เพราะบริษัทผู้ให้บริการ สามารถกำหนดค่าจากเครื่องแม่ที่มีอยู่แล้ว และส่งค่า Email ให้คุณใช้งานได้ทันที


แล้วบริษัทไหน ถึงดีที่สุด

ให้ลองคิดว่าหากวันหนึ่งระบบอีเมล์ขององค์กรของคุณมีปัญหา คุณจะติดต่อใคร คุณก็ต้องการติดต่อกับผู้ให้บริการ Mail Server ทันที แต่หากบริษัทผู้ให้บริการ ไม่ได้ให้การ Support ปัญหาของคุณก็จะถูกดองไว้ โดยที่เกิดผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างมหาศาล ดังนั้นควรเลือกบริษัท ที่ให้บริการที่มีความเป็นมืออาชีพ และ ให้บริการระบบอีเมล์ที่มีมาตรฐาน เพื่อให้ธุรกิจของคุณนั้น เดินได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด


บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

Mail server คือ อะไร ทำหน้าที่อะไร ในภาษาง่ายๆที่คุณก็เข้าใจ

Mail Server ทำหน้าที่อะไร ?



Mail Server (เมล์เซิฟเวอร์) คือ อะไร มีความหมาย หรือประโยชน์ของมันจริงๆ คือ อะไร อาจจะเป็นข้อข้องใจของหลายๆคน แม้แต่ในคนทำงาน IT ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้อธิบายได้ง่ายขึ้น ผู้เขียน จะเปรียบเทียบ กับ เรื่องไกล้ตัวของชีวิต ดังนี้


เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ 

โดยให้สมมุติว่า Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) คือ ตู้ไปรษณีย์ หน้าบ้าน ในที่นี้ บ้านเรามีบ้านเลขที่เป็น 99/123 เมื่อมีคนจ่าหน้าซองและส่งจดหมายไปถึง ฝ่ายการตลาด บ้านเลขที่ 99/123 ผู้ส่งไปรษณีย์ ก็จะนำจดหมายฉบับนี้ มาส่งที่บ้านเลขที่ 99/123 ถ้าเป็นแม่บ้านรับไว้ แม่บ้านก็จะนำเอาไปส่งให้ ฝ่ายการตลาด ต่อไป




ในทางเดียวกัน Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) ก็เปรียบเสมือน ตู้ไปรษณีย์ หน้าบ้าน แต่เปลี่ยนเป็นคอมพิวเตอร์หรืออีกชื่อเรียกว่า Mail Server, เมื่อ IT เริ่มเข้ามาสู่ธุรกิจ จาก เดิมเรียกว่าตู้ไปรษณีย์ ที่เป็นรูปธรรม กลับ กลายเป็น นามธรรม ทำให้หลายๆคน สับสนว่า แล้วองค์กร,ธุรกิจ ของเราจะนำมันมาใช้หรือเป็นประโยชน์ของธุรกิจมากเพียงใดลองอ่านต่อได้จากบทความต่อไปตาม Link ด้านล่าง




บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server ที่ดีที่สุดในประเทศไทย

ปัญหาโลกแตกของ Mail Server

ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นกับ Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์)


สุดยอดปัญหาของการทำ Mail Server


ถ้าไม่มีคนดูแล Mail Server ก็จะเต็ม

ลองให้คิดดูว่าถ้าคุณมี ตู้ไปรษณีย์ที่บ้าน เมื่อมีคนมาส่งจดหมาย แต่กลับไม่มีแม่บ้านไปคอยเอาจดหมายออกจากตู้ วันหนึ่งตู้จดหมายมันก็เต็ม เวลาคนมาส่งอีก ก็ไม่สามารถส่งได้ เพราะไม่รู้จะยัดจดหมายเข้าตู้อย่างไร จดหมายนั้นก็จะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง การทำงานก็เหมือนการทำงานเดียวกับ Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) ถ้าคุณไม่มีคนคอยดูแลมัน วันหนึ่งมันก็จะเต็ม เมื่อมีคนส่ง Email มาหาคุณ Email คุณก็จะถูกตีกลับ ทำให้คุณพลาดการติดต่อไป

ถ้าคนดูแลไม่เข้มพอจดหมายโฆษณา (Spam mail) ก็เพียบ

ให้ลองคิดดูเช่นกันว่า ถ้ามีคนมาส่งไปรษณีย์ และแม่บ้านก็นำไปส่งให้ฝ่ายการตลาดทั้งหมด โดยไม่ได้กรองว่า จดหมายฉบับไหนเป็นโฆษณา จดหมายฉบับไหนเป็นจดหมายสำคัญ ฝ่ายการตลาด ก็ต้องพบกับจดหมายกองโต ที่หาสาระไม่ได้ มีแต่จดหมายโฆษณา การทำงานของ Mail Server ก็เช่นกัน ถ้าคุณไม่มี Software ที่มีมาตรฐานพอสำหรับการกรองจดหมาย Email ของคุณก็จะเต็มไปด้วยอีเมล์โฆษณา หรือ Spam Mail


ถ้ากล่องจดหมายมีปัญหา แล้วเราจะรับจดหมาย หรือ เมล์ได้อย่างไร

ให้ลองคิดดูเหมือนกันว่า กล่องจดหมายที่เป็นรูปธรรม สามารถเห็นและสัมผัสได้ เป็นกล่องสี่เหลี่ยม มันยังมีวันที่ เจ๊งได้ เช่น สนิมขึ้น หรือ แม้กระทั่งมันโดนขโมยไป แล้ว Mail Server ที่เป็นนามธรรมจะเหลือหรอ, ใช่เลยมันไม่เหลือแน่นอน Mail Server มันก็มีโอกาศ เจ๊ง จากหลายปัจจัย เพราะมันก็คือคอมพิวเตอร์เครื่องนึงนั่นเอง เช่น ไฟดับ, virus และ อื่นๆ อีกมากมาย ที่ควบคุมไม่ได้


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีสร้าง Rule เพื่อจัดประเภทข้อความใน Inbox ให้เป็นระเบียบ (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย)


   
เครื่องมือ "Rule" คืออะไร 

Rule คือ การสร้าง กฏ หรือ เงื่อนไข ต่าง ๆ ให้อีเมลล์ของเรา ซึ่งมีวิธีการสร้างเงื่อนไขที่แตกต่างกันออกไป

ในที่นี้ คือ การสร้างเงื่อนไขให้อีเมล์ขาเข้าจัดกลุ่มข้อความว่า ข้อความที่ถูกส่งมาจะเข้าไปอยู่ที่ Folder ใด ซึ่งผู้ใช้หลายรายมีปัญหาการจัดการเกี่ยวกับการแยก Account แต่ละบริษัท 

Microsoft Outlook มีเครื่องมีที่ทำให้สะดวกมากยิ่งขึ้น มีระบบจัดการเกี่ยวกับการแยก Account โดยตรง ซึ่งบทความนี้เป็นประโยชน์แก่ผู้เริ่มใช้ Outlook เพราะจะทำให้ระบบ การรับอีเมลล์ของคุณมีระเบียบการใช้งานตั้งแต่แรก ตัวอย่างการแยก Account เช่น กำหนด Rule ให้อีเมล์ name@emailcompany.com เมื่อส่งข้อความที่เข้ามาหาเราให้ Move ข้อความนั้นไปอยู่ที่ Folder ชื่อ Email company เลย (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย) เป็นต้น

วิธีตั้ง Rule เพื่อจัดประเภทข้อความใน Inbox ให้เป็นระเบียบ (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย)


คลิกขวาที่ Inbox แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์

ในช่อง Name:  ให้ใส่ชื่อที่ผู้ใช้ต้องการตั้ง เช่น บริษัทของลูกค้า/Supplier

ไปที่แถบเครื่องมือ เลือกไปที่ Rules จากนั้นเลือก Manager Rules & Alert...

เลือก New Rule...  คลิก OK

หน้าต่าง Rules Wizard 
Step 1 เลือก 
Move Messages from someone to a folder 
เลือก 
From People or public group Step 2 เลือก people or public group จากนั้นคลิก Next

หน้าต่างนี้เป็นการกำหนด Rule Address ใส่ชื่อ E-mail ที่ต้องการให้ข้อความเข้ามาที่ Folder ดังกล่าว เมื่อกำหนดแล้ว คลิกที่ OK

คลิกที่ specified เพื่อเลือก Folder ที่ต้องการ Move ไป

เลือก Folder ที่ต้องการให้ E-mail ที่ท่านเลือก ถูกย้ายไปยัง Folder ที่กำหนดนี้

การตั้งค่าต้องเป็นดังรูปจากนั้นกด Next 

คลิก Next ต่อไป จนถึงขั้นสุดตอนสุดท้าย คลิก Finish

คลิก OK

บัญชีอีเมลล์ที่เราตั้งค่าไว้ จะถูกย้ายมายัง Folder ที่ถูกกำหนดไว้ (ดังภาพ)


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย




วันเสาร์ที่ 1 มีนาคม พ.ศ. 2557

วิธีตั้ง Mail Folder : Sent ในเครื่อง MAC ให้ตรงกับ Server



คนที่ใช้งาน Email ผ่านเครื่อง MAC มักพบปัญหาว่า Email ที่คุณได้ส่งออกไปนั้นมันไม่ได้ถูกเก็บไว้ใน Server แต่ดันมันถูกเก็บเอาไว้ในเครื่องตนเองเท่านั้นเพราะมันเป็นค่าพื้นฐานที่มากับโปรแกรม ซึ่งส่งผลให้เวลาที่คุณไปดูอีเมล์ในอุปกรณ์อื่นๆ เช่น iPhone แล้วกดไปที่ Sent Folder มันก็จะแสดงข้อมูลไม่เหมือนกัน หรือ ไม่แสดงข้อมูลที่คุณส่งอีเมล์ออกจากเครื่อง MAC ไป, คุณสามารถตั้งค่าและแก้ไขได้ตามคู่มือด้านล่างดังนี้ 

1.ให้คลิกไปที่ Folder Sent ของ Email Account ที่เราต้องการตั้ง
2.ให้ไปที่ Menu Mailbox ซึ่งอยู่ด้านบน
3.ให้ไปที่ Use This Mailbox For > Sent
(ซึ่งมีความหมายว่า ให้เก็บข้อมูลที่ฉันส่งออก ไปเก็บไว้ในเครื่อง Email Server นั่นเอง)
คุณสามารถดู Email บน Sent Folder ที่อยู่บน Mail Server ได้ดังนี้
1.ให้ไปยัง Sent ที่มี icon เป็น เคื่องบินกระดาษเท่านั้น
2.เลือก Email Account ที่ต้องการดู
3.คุณจะพบข้อมูลใน Sent Folder ทั้งหมดที่อยู่ใน Server , รวมถึงอีเมล์ที่คุณส่งออกผ่าน iphone, ipad ด้วย 


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server