[Outlook] วิธีสร้างลายเซ็นในโปรแกรม MS Outlook 2013

ผู้ที่ใช้งานอีเมล์บนโปรแกรม MS Outlook สามารถใส่ลายเซ็น หรือข้อความลงท้ายอีเมล์ได้ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร มีวิธีการดังนี้

คลิก New Email

1.  Signature
2. Signature

คลิก New

ใส่ชื่อหัวของลายเซ็น

จากนั้น พิมพ์ ลายเซ็นที่ต้องการลงไปในช่อง Edit Signature กด OK

หลังจากนั้นกด New Email ขึ้นมาใหม่อีกครั้ง ลายเซ็นจะปรากฏขึ้นดังรูป

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting Service Provider

การกรอง Spam mail ไปยัง URL ที่อยู่ในเนื้อหา ทำงานอย่างไร ?

ระบบกรอง Spam โดยการส่ง Bot เข้าไปยัง URL เพื่อใช้ประเมิน Spam

จากข้อมูลเชิงสถิติ พบว่า Spam mail จำนวนมาก มักมาพร้อมกับ URL ที่ทำให้ผู้อ่านคลิกเข้าไปเพื่ออ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโฆษณาสินค้า แต่ ในทางกลับกันการติดต่อในกระบวนการทางธุรกิจก็ต้องมีการส่ง URL หรือ เว็บไซต์ตนเองไปให้ลูกค้า หรือ ลูกค้าส่งให้บริษัทเรา

ดังนั้น เราจึงไม่สามารถประเมินได้ว่า Email ที่มี URL จะเป็น Spam เสมอไป ดังนั้น ระบบการกรอง Spam mail ของ บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด จึงมีการส่ง Bot เข้าไปล่วงหน้าเพื่อเข้าไปยัง URL ที่มีอยู่ใน Body หรือ Content ใน Email แต่ละฉบับ และ ใช้เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินว่า Email ที่มี URL ฉบับใด เป็น Spam mail

ตัวอย่างการทำงาน

เนื้อหา Email มีคำว่า "ดูข้อมูลสินค้าเราทั้งหมดได้ที่ http://www.demo.com/viagra"

ระบบการกรอง Spam ของเราจะส่ง Bot เข้าไปยัง URL: http://www.demo.com/viagra และไปเอาเนื้อหาในเว็บไซต์ทั้งหมดมาทำการ Scan หากในเว็บมีคำว่า "ไวอาก้า เพียง 550 บาท"

ระบบกรอง Spam ของเราจะตี Email ฉบับนี้เป็น Spam โดยทันที เพราะน้ำหนักของความเป็นไปได้ว่า Email ฉบับนี้ มีเหตุมีผลมากกว่าการวิเคราะห์อื่นๆ เพราะหากการสนทนาทางธุรกิจ หากคุณมิได้ทำธุรกิจด้านการพยาบาล หรือ แพทย์ คงไม่มีเหตุผลใด ที่จะต้องเข้าเว็บไซต์เหล่านี้

ในทางกลับกันบางองค์กรดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับทางการแพทย์ หรือ ธุรกิจสารเคมีที่ใช้่ประกอบยาก็ Admin ก็เพียงเข้าไปยังระบบบริหารจัดการและดีด Email ฉบับนี้เข้าไปหา User คนนั้นโดยทันที และมากกว่านั้นยังสามารถแจ้งระบบว่า หากมีข้อความที่คล้ายคลึงกับ Email ฉบับนี้ ให้ระบบทำการ "ดัก" หรือ "ยอม" ให้ปล่อยเข้าระบบ


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting สำหรับธุรกิจ ที่ใช้เทคโนโลยี กรอง Spam ไปยัง URL

การกรอง Spam mail คำต่อคำ คือ อะไร ?

เทคโนโลยี กรอง Spam mail "คำ ต่อ คำ"

ระบบกรอง Spam mail ของบริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ใช้อัลกอริทึมวิเคราะห์ไปยังส่วนที่เป็น Subject, Body หรือ Content Email ทุกฉบับ เพื่อใช้เป็นส่วนหนึ่งในการวิเคราะห์ว่า Email ฉบับนี้เป็น Spam mail หรือไม่ กระบวนการ Scan ไปยัง Wording ว่ามีคำใด เข้าข่ายเป็นคำที่เกี่ยวข้องกับโฆษณาหรือไม่

ยกตัวอย่างการทำงาน

ในอีเมล์มีเนื้อความว่า "ต้องการคนทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต" ระบบของเราจะมีการ Scan เพื่อวิเคราะห์ คำทุกคำ ซึ่งจะแบ่งออกเป็นคำๆ ดังนี้

1. "ต้องการ"
2. "คน"
3. "ทำงาน"
4. "ผ่านอินเตอร์เน็ต" คำว่าผ่านอินเตอร์เน็ตจะถูกวิเคราะห์ว่าเข้าข่ายเป็น Spam mail 

แต่การที่อีเมล์ฉบับใดฉบับหนึ่งจะถูกระบบตีเป็น Spam mail นั้น มิใช่วิเคราะห์จากการ Scan คำเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยข้อมูลอื่นๆ เพื่อประเมินความหนักแน่นว่าจะตี Email ฉบับนี้เป็น Spam หรือไม่ เพื่อให้การวิเคาะห์นั้นมีความแม่นยำ และเกิดความผิดพลาดจากการวิเคราะห์น้อยที่สุด

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้่บริการ Email Hosting ที่ใช้ ระบบกรอง Spam มาตรฐานสูง

การ Bomb Email คือ อะไร ภัยร้ายแรงที่คุณควรเข้าใจ !

การ Bomb Mail คือ การที่บุคคลใด บุคคลหนึ่ง มีความตั้งใจที่จะส่ง Email จำนวนมากๆ เข้าสู่ระบบ Email Hosting คุณ หรือ Account คุณคนเดียวภายในหนึ่งครั้ง โดยมีจุดประสงค์ที่จะทำให้ Email ของคุณนั้นเต็ม หรือ Email Hosting ของคุณนั้น  Traffic ของ Email Hosting นั้นเต็ม หากได้รับการ Bomb Mail ในจำนวนมากๆ บางครั้งอาจจะทำให้ Email Hosting นั้นประมวลผลผิดพลาดจนถึงเครื่อง แฮงค์ ได้เลย

วิธีการ Bomb Mail

การ Bomb Mail มักจะเกิดจาก คนที่มีความเชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรม (Programmer) ทำการเขียนโปรแกรมขึ้นมา และ สั่งให้โปรแกรมทำการส่ง Email จำนวน 10,000 - 100,000 ฉบับ ไปยัง Email ปลายทางที่ต้องการทำลาย (เนื่องจากหากส่งด้วยวิธีการใช้มือนั้น เป็นไปไม่ได้ที่จะส่ง Email เป็นหมื่นๆ ฉบับได้ในครั้งเดียว

การป้องกันการ Bomb Mail 

โดยปกติระบบ Email Hosting ที่มีประสิทธิภาพ จะมีระบบปกป้องตนเองจากการโดน Bomb Mail เช่น รีบตัดการเชื่อมต่อทันที หากพบว่ามี Sender ใด ส่งอีเมล์มาเกินปริมาณที่กำหนดในหนึ่งหน่วยวินาที (หรือพูดง่ายๆ คือ ปริมาณที่คนธรรมดาไม่สามารถทำได้) 

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting ที่มีระบบป้องกันการโดน Bomb Mail

อาการที่บอกว่า Email ที่คุณใช้อยู่นั้นเต็มแล้ว (Full Email) ?

อาการที่บ่งบอกว่า Email ของคุณนั้น เต็มแล้ว 

หลายๆ คนใช้งาน Email Hosting สำหรับองค์กร หากเป็นในระดับ User หรือ พนักงานทั่วไปที่ไม่ได้มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ อาจจะ งง ได้ เมื่อใช้อีเมล์อยู่มานานแล้ว แต่วันนึงกลับรับ Email ไม่ได้ โดยที่ไม่รู้สาเหตุ เพราะนั่นคือ อาการหนึ่งที่บอกว่า Email ที่คุณใช้อยู่นั้นเต็มแล้ว ยังมีอาการอื่นๆ ที่สามารถบอกได้ว่า Email คุณเต็ม หรือเปล่ารวมถึงวิธีแก้ไขปัญหา

1. ไม่สามารถรับ  Email ใหม่ๆ ได้ แต่ สามารถส่ง Email ไปหาบุคคลอื่นได้
   
   
2. มีคนรู้จักส่ง Email มาให้ แต่ได้รับ Email ตีกลับ (Reject) แจ้ง ว่า Email เราเต็มแล้ว โดยส่วนมากจะเป็นภาษาอังกฤษ และ มีคำว่า "Full" อยู่ในข้อความอีเมล์นั้นๆ
   
   
3. ลองส่ง Email เข้าหา Email ตัวเอง ก็ไม่ได้รับ และ ไม่มีข้อความตีกลับ (Reject Message) ใดๆ 

การแก้ไขปัญหาเมื่อ เกิดอาการ Email เต็ม

1. วิธีง่ายๆ ที่ใช้ได้กับผู้ใช้งานทั่วไป คือ คุณไปทำการลบ Email เก่าๆ ใน Inbox ที่คุณไม่ต้องการแล้ว ออกสัก 10-100 ฉบับ  (อย่าลืมตามไปลบใน Folder Trash ด้วย ไม่งั้นพื้นที่มันก็เต็มเหมือนเดิม) หลังจากนั้น คุณจะพบว่าได้รับ Email ใหม่ๆ เข้ามาทันที
   
   
2. หากคุณใช้บริการ Free Email ส่วนมาก คุณจะไม่สามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ เพราะเค้าได้ Fix มาแล้ว ว่า Email Account นึงนั้นมีพื้นที่เท่าไหร่ วิธีเดียวคือทำได้่ คือ ลบ Email เก่าๆ ทิ้งไป
   
   
3. หากคุณใช้งานในลักษณะ อีเมล์บริษัท หรือ องค์กร คุณสามารถแจ้งไปยัง Admin ที่ทำการดูแล Email Hosting ให้คุณนั้นเพิ่มเนื้อที่ได้
   
   
4. หากคุณใช้งาน Email ผ่านโปรแกรม Email Client ต่างๆ ผู้เขียนแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าให้คุณใช้ในลักษณะ POP คือ ดูด Email ลงเครื่อง และ ลบข้อมูลใน Server ทิ้ง เพราะจะทำให้ Email ใน Email Hosting นั้นไม่มีทางเต็มได้เลย (วิธีตั้งใน : Outlook , Thunderbird) แถมเป็นการ Backup ข้อมูลใน Email ลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างอัตโนมัติด้วย
   

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting สำหรับธุรกิจ อันดับ 1

Junk หรือ Spam Mail คือ สาเหตุ ของปัญหาอะไรบ้าง ?

ปัญหาของ Spam mail ที่มาพร้อมกับปัญหาที่อาจจะทำให้บริษัทคุณเสียหายอย่างมหาศาล

ผู้ที่ใช้งาน Email Hosting สำหรับองค์กรและธุรกิจ บางส่วน พบปัญหาการได้รับ Spam หรือ Junk Mail จำนวนมาก จนทำให้แยกไม่ออกว่า Email ใดสำคัญ Email ใด ไม่สำคัญ  และ Email เหล่านี้ยังเป็นสาเหตุที่สำคัญที่สามารถสร้างความเสียหายทางธุรกิจให้คุณอย่างมหาศาลได้ดังนี้

1. Virus อีเมล์โฆษณาบางส่วนยังแอบแนบไฟล์ที่เป็นไวรัสมาทำลายคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานของคอมพิวเตอร์เพี๊ยนไปหมด จนต้องไปล้างและทำการลง Window ใหม่
   
   
2. Spyware, Spam mail บางฉบับมาพร้อมกับไวรัสประเภท Spyware และหากคุณหลงกลเปิดอ่าน และ เปิดไฟล์ที่ถูกแนบมา ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณก็จะโดนโจรกรรม หรือ Hack ไป
   
   
3. โดนปลอมแปลงเอกสาร โดยเฉพาะเลขที่บัญชี, หลังจากที่คุณติดไวรัสประเภท Spyware, Hacker จะทำการปลอมแปลงเอกสาร โดย Hacker จะไปเปิดบัญชีให้มีความคล้ายคลึง กับชื่อบัญชีเดิมของบริษัทคุณ หลังจากนั้น ก็จะทำการส่งเอกสารนี้ให้แก่คู่ค้า ของคุณทั้งหมด, จากประสบการณ์ Hacker บางรายถึงกับส่ง Fax หรือ โทรไปหาคู่ค้าคุณเลย ว่าบริษัทคุณมีการเปลี่ยนเลขที่บัญชีจริงๆ
   
   
4. เมื่อ Hacker รู้ความเคลื่อนไหวของข้อมูลคุณ Hacker จะทำเลขที่บัญชีปลอม เพื่อ หลอกให้คุณโอนเงิน, Hacker บางส่วนยังสร้างเลขที่บัญชีปลอมของคู่ค้าของคุณขึ้นมา และ ส่งเอกสารเลขที่บัญชีปลอม มาหาคุณทาง Email และหากคุณไม่สังเกตุ คุณก็อาจจะโอนเงินไปให้ Hacker แทนการโอนเงินไปให้คู่ค้าคุณจริงๆ
   
5. Email เต็ม คงไม่แปลก หากแต่ละวันคุณได้รับ Spam Mail จำนวนมหาศาล เป็นเวลาหลายวันติดต่อกัน, Email คุณก็จะเต็มไปโดยปริยาย
   
   
6. Server พัง Junk หรือ Spam Mail บางส่วนยังถูกส่งโดยความตั้งใจของผู้ไม่หวังดีกับคุณ โดยมีการส่งอีเมล์จำนวนมหาศาลมายัง อีเมล์คุณ และ หากส่งเข้ามาเยอะมาก ก็อาจจะทำให้ตัว Server นั้น แฮ้งค์ไปเลย
   
   
7. ส่งอีเมล์ไปหาคนอื่น โดยที่คุณไม่ได้ทำการส่งเอง,  Virus บางส่วนที่มากับ Spam จะใช้ Username และ Password ของอีเมล์คุณ ไปทำการส่งอีเมล์โฆษณาให้คนอื่นต่ออย่างมหาศาล ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้ IP ของ Email Hosting คุณติด Blacklist

ดังนั้น พฤติกรรมการใช้งานอีเมล์ของคุณมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง รวมถึงระบบกรอง Spam และ Virus ของ Email Hosting ยังช่วยให้คุณลดความเสี่ยงจาก Junk และ Spam mail

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการระบบ Email Hosting ที่มี ระบบกรอง Spam มาตรฐานสูง 

ความท้าทายของการทำ Email Hosting ให้มีคุณภาพสูง !

ความท้าทายในการทำ Email Hosting ให้มีคุณภาพสำหรับการใช้งานในธุรกิจ

เพราะ Email Hosting ที่ดี นั้นทำยาก !

ในประเทศไทยคุณสามารถหาผู้ให้บริการ Web Hosting ได้จำนวนมาก และ เป็นธุรกิจที่มีการแข่งขันกันสูงมากเพียงคุณพิมพ์คำว่า Web Hosting ก็จะมีเว็บต่างๆ แย่งกันลงโฆษณา เพื่อ ให้คุณคลิกเข้าไป

แต่สำหรับผู้ให้บริการ Email Hosting นั้น ในประเทศไทยมีเพียงไม่กี่บริษัทที่ให้บริการด้าน Email Hosting เพราะอะไรถึงมีผู้ให้บริการ Email Hosting น้อยลองมาดูกัน

1. Email Hosting มีลักษณะการทำงานโดยสิ้นเชิง กับ การทำ Web Hosting มีเพียงส่วนเดียวที่เหมือน คือ การเก็บข้อมูล ไว้  แต่นอกนั้นจะไม่มีอะไรสัมพันธ์กันเลย
   
   
2. การทำงานของขาออก (SMTP, Outgoing Server) Email Hosting มีหน้าที่ดีด Email ออก หรือ ส่ง Email ออกไป, ผู้ให้บริการ Email Hosting จำนวนมากมักติดปัญหาเรื่อง IP Blacklist ทำให้ส่ง Email ไปยัง Email Hosting บางรายได้ โดยเฉพาะ ปลายทางที่ใช้ฟรี Email เช่น hotmail 
   
   
3. การบริหารจัดการ User ให้ใช้งานอย่างถูกต้อง คุณลองคิดดูเองว่า Email Hosting 1 เครื่องประกอบไปด้วยจำวน  User เป็นพันๆ หมื่นๆ User ผู้ให้บริการ Email Hosting ต้องสามารถควบคุม User ไม่ให้ไปส่ง Spam หรือ ไปติดไวรัส มา เพราะจะทำให้ Email Hosting ของตนเอง ติด Blacklist
   
   
4. Policy ในการรับอีเมล์ของ Email Hosting ก็แตกต่างกัน ถึงแม้ว่า ผู้ให้บริการ Email Hosting อาจจะสามารถควบคุมการใช้งานของ User ในการจำกัดปริมาณการส่งได้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า Email Hosting ทุกที่จะรับ Email ของคุณเสมอ,  Email Hosting ปลายทางโดยเฉพาะในต่างประเทศ มี Policy ที่เข้มงวดมาก เช่น Email Hosting ของผู้ส่งต้องมี PTR Record หรือ มีความน่าเชื่อถือเป็นต้น
   
   
5. กระบวนการรับอีเมล์ (Inbound, Incomming) ก็ต้องมีการประมวลผลให้ถูกต้อง มีเคสจำนวนมากที่ ผู้รับโดน บอม ด้วยอีเมล์จำนวนมหาศาล ทำให้พื้นที่ ของ User รายนั้นเต็ม และ มากกว่านั้นอาจจะทำให้ Email Hosting ทั้งเครื่องแฮงค์ไปเลย หากไม่มีระบบบริหารจัดการที่ดี
   
   
6. ปัญหา Junk Mail ถือ เป็นเรื่องท้าทายของผู้ให้บริการ Email Hosting เพราะ  Software ที่ทำหน้าที่เป็นระบบกรอง Junk Mail ไม่ฉลาดในเรื่องภาษาไทย จึงทำให้กระบวนการประมวลผลผิดพลาด และ ก็ทำให้ผู้ใช้งาน Email Hosting ได้รับ Junk Mail จำนวนมาก
   
   
7. ผู้ให้บริการต้องสื่อสารภาษาอังกฤษได้ดี เพราะ การรับส่ง Email นั้นเป็นกระบวนสื่อสารระหว่าง Email Hosting ต้นทาง คือ ของผู้ให้บริการ และ Email Hosting ปลายทางที่เป็นของต่างประเทศ ดังนั้น ผู้ให้บริการ Email Hosting ต้องสามารถสื่อสารหรือแจ้งปัญหาไปยัง Email Hosting ปลายทางได้ ว่าเพราะเหตุใด Email เราถึงส่งเข้าไปไม่ได้ เป็นต้น

เมื่อคุณเห็นแล้วว่าการทำงานของ ระบบ Email Hosting นั้น มีความซับซ้อน และ ต้องใช้เทคนิคประสบการณ์  กว่าการที่จะสร้างระบบ Email Hosting นึงนั้นให้มีคุณภาพ และ สามารรถขายได้ในเชิงพาณิชย์ ท่านควรให้ความสำคัญต่อการเลือก บริษัท ผู้ให้บริการ Email Hosting ที่มีความเชี่ยวชาญ จริงๆ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting อันดับ 1 ของประเทศ