5 เหตุผลที่เราควร Add account type: POP3 ลงเครื่องตัวเอง

หลายๆคนที่ใช้งานอีเมล์ในการดำเนินธุรกิจ, มักจะมีคำถามว่าทำไมเราต้องมานั่ง POP  Email แล้วเอาข้อมูลจาก Server ลงเครื่อง ทำให้เปลือง Hard disk ในเครื่องเรา, ทั้งๆที่ Server มันก็ได้เก็บข้อมูลของอีเมล์เอาไว้แล้ว, เรามาดูเหตุผลกันว่าทำไมเราถึงต้อง POP Email ลงเครื่องเรา

ประโยชน์ของการ POP Mail คือ คุณจะมีข้อมูลสำรองหรือ Backup อย่างอัตโนมัติ

1. การ POP Email เป็นการ Backup อีเมล์ไปในตัว, ข้อมูลจาก Server จะถูก Copy ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ, ถ้าเกิด Server มีปัญหาอะไร อย่างน้อยคุณก็ยังมีข้อมูลอีเมล์เก็บไว้ในเครื่องเป็นข้่อมูลสำรอง
2. การ POP Email ทำให้การเปิดอ่านอีเมล์หรือโหลดไฟล์นั้นทำได้เร็วกว่า,  เพราะข้อมูลอีเมล์เกือบทั้งหมดถูกอ่านโดยตรงจาก Harddisk ซึ่งมันมีความเร็วกว่าการที่เราจะเรียกข้อมูลอีเมล์จาก Server หลายเท่าตัว
3. แม้แต่ระบบ ATM ยังมีล่ม แล้ว Email Server จะไม่มีปัญหาตลอดอายุการใช้งานเลยหรือ ?, คำตอบ คือ มันมีปัญหาแน่นอนแต่ว่าถ้ามันมีปัญหาหรือโดนระเบิดไป, ถ้าคุณใช้วิธี POP Mail, คุณมั่นใจในระดับหนึ่งเลยว่าข้อมูลมันไม่ได้หายไปไหน
4. ในปัจจุบันการใช้พื้นที่ Harddisk ในคอมพิวเตอร์ตัวเองนั้นมีราคาที่ถูกมาก,​เมื่อเทียบกับพื้นที่, ดังนั้นการเก็บอีเมล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ถือ เป็นแค่ข้อมูลเสี้ยวเล็กๆ ใน Harddisk เอง, ดังนั้นหมดกังวลได้เลยว่า Harddisk คุณมันจะเต็มเพราะว่ามาเก็บข้อมูลอีเมล์
5. การเชื่อมต่อแบบ POP มักจะใช้กันเป็นเรื่องปกติ ในทุกๆ ธุรกิจ,​ เพราะว่า โปรแกรมเช็คอีเมล์ยอดนิยมอย่าง Outlook มันก็มีวิธีการเชื่อมต่อ POP เป็นวิธีหลักๆ รวมถึงหลายๆ โปรแกรม

โดยสรุปแล้ว, การเชื่อมต่ออีเมล์ด้วยวิธี POP คือ การดูดข้อมูลใน Server มา Save ลงเครื่องของเราเอง, ถือเป็นการ Backup ข้อมูลอีเมล์, ที่คุณสามารถทำได้เองง่ายที่สุด, กว่าวิธีอื่นๆ ที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค ถึงจะสามารถ Backup ข้อมูลในอีเมล์ได้,​ ดังนั้น หากคุณคิดว่าข้อมูลในอีเมล์มีความสำคัญกับคุณมาก โปรด POP มันลงเครื่องทันที

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server

[OX-P] วิธีเพิ่มลายเซ็นหรือคำลงท้าย (Signature) บนเว็บเมล์

วิธีเพิ่มลายเซ็นหรือคำลงท้าย (Signature) บนเว็บเมล์

     1. ในหน้าแรกให้คลิกไปที่ การตั้งค่า รูปเฟืองด้านบนขวามือ จากนั้นเลือกไปที่ Setting

     

2. ทำการเลือกการตั้งค่าดังต่อไปนี้

1. ตัวเลือกด้านซ้ายให้เลือกไปที่ Mail
2. ด้านขวาเลือกการตั้งค่าไปที่ Add new signature
3. สามารถกำหนดหัวข้อของ Signature ได้
4. ใส่รายละเอียดต่างๆ ลงไปเช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ 
5. เมื่อใส่รายละเอียดจนครบแล้วจากนั้นคลิกที่ Save

3. หลังจาก Save แล้วจะปรากฏชื่อหัวข้อที่เราเคยตั้งไว้รายละเอียดต่าง ๆ สามารถกด Set as default, Edit หรือ คลิกที่รูป ถังขยะเพื่อลบได้

4. ลายเซ็นใหนถูกใช้งานอยู่ จะปรากฏ คำว่า Default

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีเพิ่มชื่อผู้ติดต่อใน Address Book

วิธีเพิ่มชื่อผู้ติดต่อใน Address Book

1. ไปที่ ตั้งค่า รูปเฟืองด้านขวาบน
2. เมนูด้านซ้ายเลือกที่ Address Book
3. ด้านขวาปรากฏหน้า Address Book คลิกที่ My contact data

กรอกรายละเอียดผู้ติดต่อ จากนั้นคลิกที่ Save

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีเพิ่ม Distribution List เพื่อใช้ส่งอีเมล์แบบกลุ่ม

ฟังก์ชั่น Distribution List  เป็นส่วนหนึ่งของ Address Book บนเว็บเมล์ ที่มีไว้เพื่อส่งอีเมล์แบบกลุ่ม เช่น ทีมขายของบริษัทแห่งหนึ่งต้องการแจ้งยอดขายประจำเดือนของกลุ่ม เราก็สามารถกำหนดกลุ่มชื่อ 'Sales' ขึ้นมา และเพิ่มบัญชีอีเมล์ของคนที่อยู่ในทีมเข้ากลุ่ม เวลาเราจะส่งอีเมล์ ก็เพียงพิมพ์คำว่า 'Sales' เพียงเท่านั้นรายชื่อบัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิสของกลุ่ม Sales ก็จะขึ้นมาที่ส่วนของ 'To' อัตโนมัติ

วิธีการเพิ่มบัญชีอีเมล์ลงดิสทริบิวชั่นลิส

คลิกที่ไอคอน '+' เลือก 'Add distribution list'

1. ตั้งชื่อลิส เช่น 'Sales'
2. เพิ่มอีเมล์ที่อยู่ในกลุ่มลงในลิส
(สามารถใช้ สัญลักษณ์ , คั่นระหว่างชื่อบัญชีอีเมล์ได้ เช่น a@company.com,b@company.com
กรณีต้องการเพิ่มรายชื่อทีละจำนวนมาก)
3. กด 'Create list'

วิธีการใช้ Distribution list ส่งอีเมล์ 

1. กลุ่ม 'Sales' จะปรากฏอยู่ใน Address Book และแสดงรายชื่อบัญชีอีเมล์ในลิสด้านขวา
2. ทดสอบส่งด้วยการ ไปที่เมนู 'Mail'

พิมพ์ชื่อ ลิส 'Sales' ลงในช่องด้านซ้าย

บัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิส 'Sales' ทั้งหมดจะปรากฏขึ้นมาในช่อง 'To'
จากนั้นใส่ Subject และเนื้อหาของอีเมล์ตามต้องการ และกด 'Send'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการอีเมล์โฮสติ้ง คุณภาพ สมราคา

[OX-P] จะเช็คอีเมล์สำหรับธุรกิจผ่านหน้าเว็บเมล์อย่างไร

วิธี Sign In เข้าสู่ระบบบัญชีอีเมล์ ผ่านหน้าเว็บเมล์

1. เข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชีอีเมล์ และรหัสผ่าน ที่ได้รับจากผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง โดยเข้าไปที่หน้า
mail.(ชื่อโดเมน).com

ใส่ชื่อบัญชีอีเมล์ และรหัสผ่าน จากนั้นคลิกปุ่ม Sign In

1. ใน INBOX จะแสดงข้อความอีเมล์ เรียงจากข้อความล่าสุดไปจนเก่าสุด
2. ไอคอน Refresh สำหรับเช็คอีเมล์ขาเข้าฉบับล่าสุด
3. Sign out เพื่อออกจากระบบ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งระดับคุณภาพ

[OX-P] วิธีเปลี่ยนรหัสผ่านของบัญชีอีเมล์ สำหรับธุรกิจ

หลังจากที่เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีอีเมล์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

คลิกที่ไอคอน รูปเฟือง จากนั้นคลิก 'Settings'

คลิกปุ่ม 'Change password'

Your current password -> ให้ใส่รหัสผ่านปัจจุบัน
New password -> ใส่รหัสผ่านของบัญชีอีเมล์ใหม่
Repeat new password -> ใส่รหัสผ่านใหม่อีกครั้ง
คลิกปุ่ม 'Change password and sign out'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[Outlook] วิธีตั้งค่า Outlook ให้ทิ้งข้อความไว้บน server เพื่อให้ใช้อีเมล์บนมือถือได้

การใช้งานอีเมล์บนหลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์, Smart phone เราจะต้องตั้งค่าบนโปรแกรม MS Outlook ให้มีการทิ้งข้อความอีเมล์ไว้บน server ด้วย เพื่อให้ข้อความที่แสดงผลบนมือถือ และคอมพิวเตอร์ เหมือน ๆ กัน

วิธีตั้งค่า Outlook ให้ทิ้งข้อความไว้บน server เพื่อให้ใช้อีเมล์บนมือถือได้

ให้ทำการเลือกวิธีการตั้งค่าดังนี้
1. ในหน้าแรกไปที่ File > Info
2. ไปที่ Account Settiings...

2. จะปรากฏหน้าต่าง Account Settings เลือกไปที่บัญชีของเรา จากนั้นคลิกที่ Change... เพื่อทำการแก้ไข

3. หน้า Change Account เลือกไปที่ Mor Settings ...

4. ปรากฏหน้า Internet E-mail Settings ให้เลือกไปแถบ Advanced

• ในหัวข้อ Delivery ติ๊กที่ช่อง Leave a copy of messages on the server เพื่อให้ข้อความที่ถูกส่งมาทิ้งไว้บน server ด้วย เพื่อกันข้อความถูกดึงลงเครื่อง ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถมองเห็นข้อความเวลาเปิดอีเมล์จาก Platform อื่น เช่น Smart phone ได้
• Remove from server after ตั้งค่าให้โปรแกรมนำข้อความออกหลังจาก 30 วัน (ตามต้องการ)

POP3 เป็นการตั้งค่าแบบให้โปรแกรมดาวน์โหลดอีเมล์มาเก็บไว้อัตโนมัติ คือ อีเมล์ที่ถูกส่งมา มีการรอการเปิดอ่านภายหลังโดยไม่ต้องทำการเชื่อมต่อ Internet

บทความที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่าอีเมล์สำหรับองค์กร วิธี Add Account... Type: POP3
วิธีลบ Email Account ออกจากโปรแกรม

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง Mail Server อันดับ 1 ของไทย