วิธีการ Backup อีเมล์ กรณีตั้งค่าแบบ IMAP ในโปรแกรม MS Outlook

สำหรับการตั้งค่าแบบ IMAP ในโปรแกรม MS Outlook นั้นจะเป็นการเชื่อมต่อกับเซิฟเวอร์โดยจะเก็บข้อมูลอีเมล์ทั้งหมดไว้ในเซิฟเวอร์ ทำให้พื้นที่ของเซิฟเวอร์เต็ม ดังนั้น การ Backup ข้อมูลเก็บไว้ในเครื่องจึงจำเป็นเพื่อให้พื้นที่บนเซิฟเวอร์มีพื้นที่ว่าง

ขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. ให้เข้า Account Settings..

2. จากนั้น
2.1) เลือก Tab Data Files
2.2) กด Add..

3. เลือกที่ Drive ที่ต้องการเก็บข้อมูล และสร้างชื่อไฟล์

4. เมื่อสร้างแล้วจะหัวข้อขึ้นตรงส่วนหน้าใช้งาน Outlook

5. ให้ดำเนินการสร้าง Sub Folder หรือ กล่องที่ต้องการเก็บอีเมล์ (รูปตัวอย่างสร้างเป็นชื่อกล่อง inbox)

6. จากนั้นให้มาที่อีเมล์ที่ติดตั้งไว้แบบ IMAP ให้เลือกกล่องอีเมล์ที่ต้องการ Backup
6.1) เลือกอีเมล์ที่ต้องการ Backup หากต้องการเลือกหลายๆ ฉบับ ให้กด Shift เลือก
6.2) เมื่อเลือกอีเมล์แล้วให้กดคลิกขวา เลือก Move
6.3) แล้วเลือก Copy to Folder..

7. ให้เลือกกล่องอีเมล์ที่สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 5

8. ข้อมูลก็จะถูกคัดลอกมายัง File ที่ได้สร้างไว้ ซึ่งข้อมูลทุกอย่างจะอยู่ใน Drive บนเครื่องคอม

9. จากนั้น ต้องเข้าไปลบข้อมูลอีเมล์บนเซิฟเวอร์อีเมล์ด้วย
หากใช้งานในเซิฟเวอร์ระบบอีเมล์ของทางเทคโนโลยีแลนด์ ต้องเข้าหน้าเว็บเมล์แล้วดำเนินขั้นตอนดังนี้
ตัวอย่างการลบอีเมล์ออกจากหน้าเว็บเมล์
http://emailserverhosting.maildee.com/2015/05/webmail-delete-email.html

การตั้ง Email แบบ IMAP และ POP ต่างกันอย่างไร

IMAP จะเป็นการ Sync ข้อมูลระหว่าง Server Mail กับ Client เข้าด้วยกันตลอดเวลา โดยใน Client จะแสดงเฉพาะแค่หัวข้อเท่านั้น เวลาที่เราต้องการเรียกดูเนื้อหาระบบถึงจะโหลดข้อมูลจาก Server อีกครั้งหนึ่ง ในกรณีที่มีการอ่าน ลบ เมลจากทุก Client จะส่งผลกับ Mail Server โดยตรง และทำให้ทุก Client แสดงผลเหมือนกัน

 

POP เป็นการ Download อีเมลจาก Server Mail ลง Client ที่ทำการดึงข้อมูลทั้งหมด แล้วลบอีเมลเหล่านั้นออกจาก Server mail ทันที หรืออาจเก็บไว้ในระยะเวลาหนึ่งจึงจะลบออกไป (ซึ่งแล้วแต่การตั้งค่าในขั้นตอนการเพิ่ม Account) ทำให้การเรียกดูอีเมลมีความรวดเร็ว เพราะข้อความอีเมลจาก Server ได้ถูกคัดลอกไว้ในอุปกรณ์ (Client) หมดแล้ว (เฉพาะ INBOX เท่านั้น)

การทำงานของ POP จึงไม่ต้องคอย Sync ข้อมูลจาก Server Mail ตลอดเวลา ส่วนการเปิดข้อความอ่าน การลบข้อความบนอุปกรณ์ที่ใช้ POP จะมีผลเฉพาะอุปกรณ์ที่ทำเท่านั้น จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Server Mail ได้

IMAP และ POP มีความแตกต่างกันอยู่มาก ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการใช้งานของผู้ใช้เป็นหลักสำคัญ

• IMAP เหมาะกับผู้ที่ใช้งานอีเมลกับหลาย ๆ Client เพราะทั้ง Smart Phone Tablet หรือ PC จะมีแสดงผลเหมือนกันในทุกอุปกรณ์ ข้อเสียคือ ในการเรียกดูอีเมลแต่ละครั้งจะมีความล่าช้ากว่าปกติเพราะโปรแกรม Client ต้องทำหน้าที่ดึงข้อมูลจาก Server Mail ทุกครั้งที่ Synchronize

• POP เหมาะกับผู้ใช้งานอีเมลผ่านอุปกรณ์จำนวนน้อย และต้องการความรวดเร็วในการดูข้อมูล เพราะข้อมูลได้ถูก Download ไว้ในอุปกรณ์ทุก ๆ ครั้งที่กด Refresh หรือ Send/Receive และยังสามารถตั้งค่าบนโปรแกรม เพื่อให้ข้อมูลไม่เต็มความจุของ Server Mail ให้มีการลบข้อมูลออกจาก Server ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ แต่มีข้อเสียคือ ถ้าข้อมูลถูกโหลดไปยัง Client ใดแล้ว เมื่อเข้าไปดูผ่าน Webmail ก็จะไม่สามารถดูข้อมูลดังกล่าวได้

สนใจระบบอีเมล GoCloud คุณภาพดี
ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการ Email hosting สำหรับบริษัท

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด