วิธีการ Backup อีเมล์ กรณีตั้งค่าแบบ IMAP ในโปรแกรม MS Outlook

สำหรับการตั้งค่าแบบ IMAP ในโปรแกรม MS Outlook นั้นจะเป็นการเชื่อมต่อกับเซิฟเวอร์โดยจะเก็บข้อมูลอีเมล์ทั้งหมดไว้ในเซิฟเวอร์ ทำให้พื้นที่ของเซิฟเวอร์เต็ม ดังนั้น การ Backup ข้อมูลเก็บไว้ในเครื่องจึงจำเป็นเพื่อให้พื้นที่บนเซิฟเวอร์มีพื้นที่ว่าง

ขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. ให้เข้า Account Settings..

2. จากนั้น
2.1) เลือก Tab Data Files
2.2) กด Add..

3. เลือกที่ Drive ที่ต้องการเก็บข้อมูล และสร้างชื่อไฟล์

4. เมื่อสร้างแล้วจะหัวข้อขึ้นตรงส่วนหน้าใช้งาน Outlook

5. ให้ดำเนินการสร้าง Sub Folder หรือ กล่องที่ต้องการเก็บอีเมล์ (รูปตัวอย่างสร้างเป็นชื่อกล่อง inbox)

6. จากนั้นให้มาที่อีเมล์ที่ติดตั้งไว้แบบ IMAP ให้เลือกกล่องอีเมล์ที่ต้องการ Backup
6.1) เลือกอีเมล์ที่ต้องการ Backup หากต้องการเลือกหลายๆ ฉบับ ให้กด Shift เลือก
6.2) เมื่อเลือกอีเมล์แล้วให้กดคลิกขวา เลือก Move
6.3) แล้วเลือก Copy to Folder..

7. ให้เลือกกล่องอีเมล์ที่สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 5

8. ข้อมูลก็จะถูกคัดลอกมายัง File ที่ได้สร้างไว้ ซึ่งข้อมูลทุกอย่างจะอยู่ใน Drive บนเครื่องคอม

9. จากนั้น ต้องเข้าไปลบข้อมูลอีเมล์บนเซิฟเวอร์อีเมล์ด้วย
หากใช้งานในเซิฟเวอร์ระบบอีเมล์ของทางเทคโนโลยีแลนด์ ต้องเข้าหน้าเว็บเมล์แล้วดำเนินขั้นตอนดังนี้
ตัวอย่างการลบอีเมล์ออกจากหน้าเว็บเมล์
http://emailserverhosting.maildee.com/2015/05/webmail-delete-email.html

[Mac OS] วิธี Export/Backup อีเมล์บน Mail App ในเครื่อง Mac

สำหรับคนที่ใช้ App Mail มานาน คงจะมีเมล์ที่สำคัญเก็บไว้มากมาย ทั้งเมล์ที่โหลดมาใหม่จาก web mail และ mail ที่โหลดเก็บมาใหม่ไม่ได้แล้ว การ Backup mail จึงเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอันดับต้นๆสำหรับคนที่ต้องการเปลี่ยนเครื่อง Mac หรือลง OS ใหม่

ดังนั้น การ backup mail จาก App Mail บน Mac OS X จะมีวิธีดังนี้

1. เปิด Mail (Applications)

2. คลิกเลือกที่ Mailbox ที่ต้องการ เลือก Mailbox > Export Mailbox… หรือ คลิกขวาที่ Mailbox ที่ต้องการแล้วกด Export Mailbox

3. เลือก Folder ที่ต้องการเก็บไฟล์ exports เอาไว้ รอจน mailbox export เสร็จ (ถ้าไม่รอจนเสร็จจะได้ mail ไม่ครบ) แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าจะ export เสร็จเมื่อไหร่? ให้กด Command+Option+0 เพื่อเปิด Activity

รอจน mailbox export เสร็จ (ถ้าไม่รอจนเสร็จจะได้ mail ไม่ครบนะครับ)
แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าจะ export เสร็จเมื่อไหร? ให้กด Command+Option+0 เพื่อเปิด Activity

4. ไฟล์ที่ Export ออกมาจะเป็นไฟล์ .mbox

บทความที่เกี่ยวข้อง

[Mac OS] วิธี Import/Restore อีเมล์บน Mail App

[Mac OS][Mail App] วิธีค้นหา Mail ในเครื่อง Mac
[Mac OS][Mail App] วิธีส่งอีเมล์แบบมีไฟล์แนบใน Mac
[Mac OS][Mail App] เครื่องมือต่างๆ ใน Mail เครื่อง Mac เบื้องต้น
วิธีแยกหน้า PDF หรือแบ่งลบบางหน้า PDF ในเครื่อง Mac หรือ Apple

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด 
ผู้ให้บริการเช่าEmail Hosting อันดับ 1

[Outlook] วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

การ Back up ข้อมูลเป็นความสำคัญต้น ๆ ของการใช้งานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ คนส่วนใหญ่มองข้าม เพราะคิดว่าเหตุการที่จะทำให้ข้อมูลสูญหายคงไม่เกิดกับตัวเอง ในส่วนของการใช้โปแกรม MS Outlook มีเครื่องมือที่สามารถ Backup ข้อความใน Folder ต่าง ๆ ได้ ซึ่งทาง Microsoft ได้ออกแบบระบบ Backup มาอย่างดี เพราะฉะนั้นเราควรมีการ Backup ข้อมูลต่าง  ๆ ไว้เพื่อป้องกันการผิดพลาดของการทำงานของระบบ คอมพิวเตอร์

วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

1. หน้าแรกเข้าไปที่ File ในเมนู Open ด้านขวาเลือกไปที่ Import and Export

2. ในหน้าถัดไปปรากฏหน้าต่างของ Import and Export Wizard ต้องการ Back up ข้อมูล เลือกไปที่ Export to a file

3. หน้าต่าง Export to a File เลือกไปที่หัวข้อ Outlook Data File (.pst) จากนั้นคลิกไปที่ Next

4. เลือกในส่วนของที่ต้องการ Backup แนะนำให้เลือกโฟลเดอร์ที่ใหญ่ที่สุด จากนั้นคลิก Next

5. Export Outlook Data File เป็นการกำหนดตำแหน่งของที่เก็บบันทึกไฟล์

• Replace duplicates with item exported คือ แทนที่รายการที่มีอยู่แล้วบันทึกซ้ำป
• Allow duplicate items to be created คือ อนุญาตให้รายการที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น
• Do not export duplicate items คือ อย่าส่งออกรายการที่ซ้ำกัน

6. จากนั้นระบบจะทำการ Export ไฟล์ที่เลือกไปไว้ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบันทึก

ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง

[Outlook] วิธี Restore อีเมล์ด้วยไฟล์ *.pst (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย