[Outlook for mobile] วิธีตั้งค่าให้ Sent Folder บนมือถือ Sync กับหน้าเว็บเมล

 

เหตุใดข้อความอีเมลบน Sent Folder ที่มือถือ ไม่ตรงกับบนหน้า Webmail ?

ต้องเรียกได้ว่าเป็นเรื่องปกติของการใช้งานมือถือ Smart Phone ร่วมกับ Webmail ซึ่งมือถือจะมีการตั้งค่าเป็น Default ไว้เลยว่าหากทำการส่งข้อความจากบนมือถือ ให้เก็บข้อมูลไว้ที่อุปกรณ์ที่ใช้งาน จะไม่ได้ Sync กับ Webmail มาตั้งแต่แรก

เราสามารถตั้งค่าการ sync ข้อความใน Sent Folder บนมือถือได้ดังนี้

1. ไปที่ Settings จากนั้นเลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการตั้งค่า

 

2. เลือก Advanced Settings

3. เลือกโฟลเดอร์ Sent เพื่อเข้าไปตั้งค่า

4.  จากนั้นให้เลือก Folder: Sent ที่ถูกต้อง จากนั้นกดไอคอนกากบาทเพื่อกลับสู่หน้าจอหลักของ Outlook

เลือกโฟลเดอร์ Sent ให้ตรงกับหน้าเว็บเมล

5. ไปที่เมนู Mail เพื่อเช็คว่า Sent Folder ตรงกับมือถือแล้วหรือไม่
 

6. ไปที่ไอคอน Settings

7. เลือกบัญชีอีเมลที่ตั้งค่า และเปิดที่ Folder: Sent

8. ข้อความ Sent Folder ก็จะแสดงตรงกับหน้า Webmail

9. หากเลือก Folder ถูกต้อง ตรงกับ Webmail ข้อความก็จะแสดงเหมือนกับหน้า Webmail

 

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการอีเมลโฮสติ้งสำหรับองค์กรคุณภาพสูง

[Thunderbird] วิธีสร้าง Message filters เพื่อย้ายข้อความไปอยู่ใน Sub folder อัตโนมัติ

Message filters คืออะไร

ฟังก์ชั่นการทำงานของ Message filters ในโปรแกรม Mozilla Thunderbird นี้ จะเหมือนกับการสร้าง Rules ในโปรแกรม Microsoft Outlook ซึ่งเป็นลักษณะการสร้างเงื่อนไขข้อความขารับ เช่น ต้องการให้ข้อความของ Mr. A ที่ส่งมานั้น ย้ายไปอยู่ใน Sub folder ชื่อ Mr. A ที่เราสร้างขึ้นอัตโนมัติ

ประโยชน์ของ Message filters

ประโยชน์หลักของฟังก์ชั่นนี้ คือ เพื่อจัดประเภทข้อความใน Inbox ให้เป็นระเบียบ ถ้าไม่ต้องการให้ข้อความขาเข้าทุกอย่างมารวมกันอยู่ใน INBOX นั้น ก็ควรใช้ Message filters เป็นอย่างยิ่งเพื่อง่ายต่อการค้นหาข้อความเก่า ๆ

ตัวอย่างการใช้ Messages filters โดยจะตั้งเงื่อนไขดังนี้

1. ข้อความจาก Email account: tland.thailand@gmail.com ย้ายไปที่ Sub folder: TL Message อัตโนมัติ

2. ข้อความที่มีเนื้อหา Technology Land Co., Ltd. ให้ย้ายไปยัง Sub folder: TL Content อัตโนมัติ

ขั้นตอนการตั้ง Message filters

1. สร้าง Folder ใหม่ภายใต้ Folder: Inbox ขึ้นมา 1 โฟลเดอร์

คลิกขวาที่ INBOX จากนั้นเลือก New Folder....

2. ตั้งชื่อ Sub Folder ที่ต้องการ ตัวอย่างจะตั้งชื่อว่า "Mr. A"

ตั้งชื่อ Sub Folder จากนั้นคลิกปุ่ม Create Folder

3. ตั้งค่าให้ Menu Bar แสดงผลที่แถบด้านบนก่อน

คลิกขวาที่แถบสีฟ้าด้านบน จากนั้นเลือก Menu Bar

4. เปิดฟังก์ชั่น Message Filters

คลิกที่ Tools > Message Filters

5. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างดังภาพ สามารถเริ่มสร้าง Filters ได้เลย

คลิกปุ่ม New....

6. สร้างชื่อฟังก์ชั่น และกำหนดเงื่อนไขดังนี้

1. ตั้งชื่อ Filter ของเรา
2. กำหนดเงื่อนไขว่า From > is > ชื่อบัญชีอีเมลของ Mr. A
3. กำหนดผลปลายทางว่าจะให้ข้อความย้ายไปที่โฟลเดอร์ใด เลือก
Move message to > Subfolder: Mr. A (ที่อยู่ใน Inbox)
4. กดปุ่ม OK เมื่อกำหนดค่าเสร็จ

7. จากนั้น Filter: Incoming_Mr.A ที่เราสร้างขึ้นจะปรากฏที่ Message Filters ซึ่งเราสามารถสร้างเงื่อนไขอย่างอื่นเพิ่มเติมได้อีก โดยการกดปุ่ม New... หรือเข้าไปแก้ไข Filter ที่ปุ่ม Edit

ปุ่ม Run Now ใช้สำหรับให้โปรแกรมทำการดึงข้อความไปยังโฟลเดอร์ปลายทาง
ตามเงื่อนไข Filter ที่เราสร้างขึ้นมาทันที (จะกดหรือไม่ก็ได้)

8. เมื่อกดปุ่ม Run Now โปรแกรมก็จะทำการดึงข้อความไปยังโฟลเดอร์ Mr. A ทันที โดยข้อความจาก Mr. A ที่จะเข้ามาในอนาคต ก็จะ Run ตาม Filter ที่เราสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ข้อความจากอีเมลของ Mr. A จะถูกย้ายมาเก็บที่ Sub Folder: Mr. A ทันที

บทความที่เกี่ยวกับ Mozilla Thunderbird

วิธีเพิ่มรายชื่อใน Address Book

การตั้งค่าให้ลบข้อความออกจากเซิฟเวอร์ Type: POP3

วิธี Compact Folder: Inbox, Sent

การสร้าง Template อีเมล์ทำอย่างไร

วิธีการ Archives อีเมลให้เป็นหมวดหมู่

วิธีการใช้งาน Quick Filter

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการด้านบริการอีเมลโฮสติ้งที่ดีที่สุดของประเทศไทย

Hop Count Exceeded คืออะไร

ตัวอย่างข้อความตีกลับ

The following message to <name@domain.com> was undeliverable.

The reason for the problem:

5.3.0 - Other mail system problem 554-'5.4.6 Hop count exceeded - possible mail loop'

Reporting-MTA: dns; sub.domain.com

Final-Recipient: rfc822;name@domain.com

Action: failed

Status: 5.0.0 (permanent failure)

Remote-MTA: dns; [198.168.xx.xxx]

Diagnostic-Code: smtp; 5.3.0 - Other mail system problem 554-'5.4.6 Hop count exceeded - possible mail loop' (delivery attempts: 0)

ข้อความตีกลับเกิดขึ้นเมื่อ ผู้ส่งพยายามส่งข้อความไปที่โฮสของ Outlook.com ไปข้อความไปไม่ถึงผู้รับ โดยจะถูกตีกลับทันที

สาเหตุ

สาเหตุมาจากการตั้งค่าใน Server ไม่ถูกต้อง ของ Server ปลายทาง

วิธีการแก้ไขปัญหา (คลิกที่นี่)

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting บริการรวดเร็ว ประทับใจ

ความแตกต่างของการใช้ MTA แบบ No Authentication กับใช้ Client

ส่วนใหญ่การส่งข้อความนั้นจะต้องมีการยืนยันตัวตน อย่างเช่น มี Username, Password และชื่อ Hostname ว่าผู้ส่งใช้ช่องทาง (MTA) ใดในการส่งข้อความ

MTA ที่เรารู้จักกันอยู่ส่วนใหญ่ก็จะเป็นพวก Client program อย่าง Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, IncrediMail, Windows Live เป็นต้น วิธีการส่งของ Client นี้ก็จะต้องมีการ Authentication ด้วย Hostname, Username และ Password ดังตัวอย่าง

และอีกประเภทคือ MTA โดยใช้ IP Address ในการยืนยันตัวตน วิธีการเช่นกันเราไม่จำเป็นต้องใช้ Username หรือ Password ในการส่งข้อมูลเลย เพียงแค่เข้าไปตั้งหมายเลขไอพีของเราใน Router

วิธีการค้นหาหมายเลขไอพีของเรา

ค้นหาคำว่า "What is my IP" จากเว็บ google.co.th

ลักษณะการใช้ MTA แบบ No Authentication (Mail Relay)

บทความที่เกี่ยวข้อง
MTA's Poor Reputation คือ อะไร

[Outlook] วิธีย้ายแหล่งเก็บอีเมล หรือ Store Location ไปยัง D:\ (วิธีที่ 2)

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook

ไปที่ 'File'

2. ไปที่ Account settings

1. เลือก 'Info'
2. คลิก 'Account Settings'

3. เปิด File Location เพื่อให้เราทราบแหล่งเก็บข้อมูลปัจจุบัน

1. เลือกบัญชีอีเมลปัจจุบัน
2. คลิก 'Open File Location'

4. Copy .pst file เพื่อเตรียมไปไว้ในไดร์ฟ D (หรือที่อยู่ใหม่)

เลือกแหล่งเก็บข้อมูลปัจจุบัน คลิกขวา และทำการ Copy ไฟล์ดังกล่าว 

5. พักหน้าจอหน้าโปรแกรม MS Outlook สักครู่ เพื่อออกมาสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในไดร์ฟ D และ Paste ข้อมูลที่ Copy ไว้ในขั้นตอนที่ 4 ดังภาพ

สร้างโฟลเดอร์ใหม่ในไดร์ฟ D ที่ต้องการเก็บข้อมูลดังภาพ จากนั้นคลิกขวา กด Paste (วาง)

5. กลับมาที่โปรแกรม MS Outlook อีกครั้ง เพื่อทำการ Add file จากไดร์ฟ D และเปลี่ยนแหล่งเก็บข้อมูล

คลิกปุ่ม 'Add'

6. เลือกไฟล์ .pst ที่ไดร์ฟ D เพื่อเปลี่ยนแหล่งเก็บข้อมูล

คลิกที่ไฟล์ .pst ในไดร์ฟ D
จากนั้นกดปุ่ม 'OK'

7. ตั้งค่าให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลใหม่จากไดร์ฟ D

1. เลือกแหล่งที่อยู่ใหม่ในไดร์ฟ D
2. คลิก 'Set as Default'

8. ระบบจะถามว่าต้องการเปลี่ยนแหล่งเก็บข้อมูลใหม่ ๆ ใช่หรือไม่

คลิกปุ่ม 'OK'

9. เมื่อทำการกด Set as default แหล่งเก็บข้อมูลที่ไดร์ฟ D แล้ว ให้ Remove แหล่งเก็บข้อมูลเก่าออก

1. เลือกแหล่งเก็บข้อมูลเดิม (C:)
2. คลิกปุ่ม 'Remove'

10. ยืนยันการ Remove Location ในไดร์ฟ C:\

คลิกปุ่ม 'Yes'

11. แหล่งเก็บข้อความอีเมลถูกเปลี่ยนเป็นไดร์ฟ D:\ แล้ว

เปลี่ยนแหล่งเก็บข้อมูลมายังไดร์ฟ D เรียบร้อยแล้ว

บทความที่เกี่ยวข้อง

[Outlook] วิธีย้ายแหล่งเก็บอีเมล หรือ Store Location ไปยัง D:\ (วิธีที่ 1)

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการอีเมลโฮสติ้งที่ดีที่สุดของไทย

[Mac OS] วิธีการตั้งค่าให้ Mail App ลบข้อความอัตโนมัติ (POP)

Corporate email accounts ส่วนใหญ่แล้วจะมีจุดอ่อนคือพื้นที่  Mailbox ที่ผู้ให้บริการ offer ให้นั้นมีความจำกัด หรืออาจจะไม่เพียงพอต่อการใช้งานของ End-users บางราย โดยเฉพาะบัญชีอีเมลที่ผู้บริหารต้องใช้เก็บข้อมูลสำคัญ ๆ ไม่สามารถลบออกได้

อย่างไรก็ตามการ Add account ลงบน Client ประเภทบัญชีแบบ POP3 สามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้ เพราะว่าข้อความที่เก็บไว้บนโปรแกรมอย่าง Mail App จะถูกบันทึกอัตโนมัติไว้บนเครื่องเลย ไม่ได้ Sync โดยตรงกับ Mail server ทำให้ผู้ใช้งานสามารถที่จะลบข้อความออกจาก Mail Server ได้

การตั้งค่าให้โปรแกรม Client ลบข้อความออกจาก Server ตามจำนวนวันที่กำหนดสามารถทำได้ง่าย ๆ โดยแต่ละ Client ก็จะกำหนดค่าได้ต่างกัน เช่น ตั้งเป็นจำนวนวันได้ หรือ ตั้งเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายปี เป็นต้น

วิธีการตั้งค่าให้ Mail App ลบข้อความอัตโนมัติ (POP)

1. เปิดโปรแกรม Mail App บนเครื่อง Mac ขึ้นมา

เลือกเมนู Mail > Preferences...

2. ตั้งค่าให้โปรแกรมทำหน้าที่ลบข้อความอีเมลออกจาก Server แบบอัตโนมัติ

ไปที่เมนู Accounts
1. ทำเครื่องหมายที่ Remove copy from server after retrieving a message:
2. เลือกระยะเวลาตามต้องการ

3. เลือกช่วงเวลาที่ต้องการให้ Mail app ลบข้อมูลจาก Mail server

เช่น กำหนดให้ลบข้อความทุก ๆ 1 เดือน

4. ปิดหน้า POP-UP การตั้งค่า

5. บันทึกการตั้งค่าใหม่

กด Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า

บทความที่เกี่ยวข้อง
[TL GoCloud][Mac OS X] การตั้งค่าอีเมล์, Add Account... (POP)
[Mac OS][Mail App] เครื่องมือต่างๆ ใน Mail เครื่อง Mac เบื้องต้น
[Mac OS][Mail App] วิธีค้นหา Mail ในเครื่อง Mac
[Mac OS][Mail App] วิธีส่งอีเมล์แบบมีไฟล์แนบใน Mac


บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ อีเมลโฮสติ้ง ที่ดีที่สุด

[Outlook] เหตุใดถึง Add Gmail account ลงบน MS Outlook ไม่ได้ ทั้ง ๆ ที่ตั้งค่าถูกแล้ว

สาเหตุที่เรา Add Account ของ @gmail.com ลงบน MS Outlook ไม่ได้ ในขณะที่ตั้งค่า Account Settings ถูกหมดแล้ว ก็ยังเกิด Error อยู่ ให้เราเข้าไปที่หน้า www.gmail.com เพื่อตรวจสอบเพิ่มเติมว่า เราได้ทำการ Enable POP ไว้แล้วหรือยัง ซึ่งส่วนใหญ่ End-users จะไม่รู้ว่าต้องทำด้วย เรามาดูกันว่าต้องทำอย่างไรเพิ่มเติมบ้าง

1. เข้าเว็บเมล์ของ Gmail (www.gmail.com)
2. คลิกที่ไอคอนรูปเฟือง (การตั้งค่า/Settings)
3. เลือกแถบเมนู Forwarding and POP/IMAP

1. เปลี่ยนสถานะจาก Disable POP เป็น Enable POP
2. เปลี่ยนสถานะจาก Disable IMAP เป็น Enable IMAP
3. กดปุ่ม Save Changes

เมื่อทำการ Enable POP แล้ว ให้กลับไปที่โปรแกรม MS Outlook ที่เราติดปัญหาอยู่จากนั้นกด Test account settings สถานะการตรวจสอบขารับและขาส่งของ Email Server ก็จะเป็น Complete ทันที

ถ้ายัง Test Account Settings บน MS Outlook ไม่ผ่านอีก

ให้ตรวจสอบที่ INBOX หน้าเว็บเมล์ว่ามีอีเมลจากระบบ ส่งเข้ามาหรือไม่
Subject: Sign-in attempt prevented

ข้อความจากระบบฉบับแจ้งว่าความพยายามเข้าถึง Email Account ผ่านโปรแกรม MS Outlook ซึ่งถือเป็น App ที่มีความปลอดภัยน้อย จะต้องมีการเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงบัญชีก่อน โดยให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดอีเมล Subject: Sign-in attempt prevented

คลิกที่ลิงค์ Learn more

2. เมื่อเข้าลิงค์ Learn more แล้วจะปรากฏหน้าต่างดังภาพ

คลิกลิงค์ "Less secure apps" section

3. ให้กดยอมรับการเข้าถึง โดยการเลือก Turn on

เลือก Turn on

จากนั้นให้กลับไปที่โปรแกรม Microsoft Outlook ที่ค้างอยู่ แล้วกด Test account settings สถานะการตรวจสอบขารับและขาส่งของ Email Server ก็จะเป็น Complete ทันที

บทความที่เกี่ยวข้อง

[Outlook] วิธี Add Gmail account หรือ Google Apps Type: POP3

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการด้าน Email Hosting อันดับ 1 ของไทย