วันอาทิตย์ที่ 27 ตุลาคม พ.ศ. 2556

การใช้อีเมล์ในกระบวนการทางธุรกิจช่วยทำให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพได้อย่างไร



การใช้อีเมล์ในการติดต่อธุรกิจ สามารถช่วยทำให้ บริษัทของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ในยุคที่เด็ก ป.2 เล่นเกมส์ปลูกผักบนเว็บไซต์

ภายใต้อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง อาจจะเป็นความเคยชินที่เราสามารถพบเห็นได้ในปัจจุบัน แต่ลึกๆแล้ว หากวิเคราะห์เข้าไป เรากำลังหมายความว่า ประชากรทั้งประเทศไทยก็ต้องใช้อินเทอร์เน็ตเป็นไม่มากก็น้อยแล้่ว ดังนั้นหากคุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือนักธุรกิจ แล้วคุณใช้อินเทอร์เน็ตไม่เป็น ผมก็ไม่ได้หมายความว่าคุณผิด หรือต้องอายเด็ก แต่ผมกำลังบอกว่าคุณอาจจะไม่รู้เท่าทันการทำงานของพนักงาน, ไม่ทันคู่ค้า หรือไม่ทันคู่แข่ง คุณคงไม่อยากให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ในธุรกิจที่คุณสร้างมันขึ้นมาอย่างแน่นอน 


ด้วยการใช้อีเมล์บริษัท
การใช้อีเมล์ในธุรกิจ สามารถทำให้กระบวนการติดต่อสื่อสารนั้นรวดเร็วมากขึ้น

เมื่อธุรกิจคือความรวดเร็ว

ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับอะไร ตั้งแต่ธุรกิจเล็กๆ เช่น ขายก๋วยเตี๋ยว ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ เช่น ธุรกิจการบิน เจ้าของธุรกิจเกือบทั้งหมดก็รู้ว่าลูกค้าของเราต้องการการสื่อสาร และการตอบสนองจากเราอย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า  ไม่อย่างนั้นลูกค้าก็อาจจะเปลี่ยนเจ้า หรือยกเลิกการสั่งซื้อจากคุณไปเลยก็ได้

การใช้งานอีเมล์ก็เช่นกัน คุณสามารถส่งข้อมูลตั้งแต่ตัวอักษรธรรมดา ไปถึงเอกสารหลายๆหน้า ภายใต้เวลาเพียงไม่กี่วินาที หรือแทบจะ  Realtime มันช่วยให้กระบวนการติดต่อสื่อสารของคุณนั้น รวดเร็วมากกว่าวิธีการเก่าๆ เช่น การรับส่ง FAX  หรือส่ง EMS หลายเท่าตัว


การใช้อีเมล์บริษัท ทำให้บริการของคุณดูเป็นมืออาชีพ มากขึ้น

เมื่อธุรกิจคือความเป็นมืออาชีพ

อย่างที่กล่าวไว้ข้างต้นว่า ขนาดธุรกิจขนาดเล็กๆ อย่างร้านขายก๋วยเตี๋ยว เวลา ลูกค้าจะสั่งก๋วยเตี๋ยวของร้านคุณกิน มันก็มีร้านก๋วยเตี๋ยวร้านอื่นๆ อีกมากมาย  แล้วทำไมเค้าต้องกินร้านคุณ คำตอบมีอยู่ไม่กี่อย่าง คือร้านคุณอาจจะทำอร่อย ความอร่อยก็เปรียบเสมือนความเป็นมืออาชีพเช่นเดียวกัน หากคุณทำธุรกิจอื่นๆ เช่น ขายสายไฟ สิ่งที่คุณควรจะมีคือ ความรู้ด้านสายไปที่มากกว่าคนอื่นเค้า ซึ่งมันก็จะแสดงว่าคุณมีความเป็นมืออาชีพ

ลูกค้าก็ต้องการความเป็นมืออาชีพ จากการให้บริการของคุณเช่นเดียวกัน ดังนั้นการมีอีเมล์ @ชื่อบริษัท ตัวเองเป็นสิ่งพื้นฐานที่ทุกๆ บริษัทควรมี ซึ่งมันก็ช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ ทำให้องค์กรของคุณดูมีความเป็นมืออาชีพและทันสมัย ในการติดต่อสื่อสารเช่นเดียวกัน


การใช้อีเมล์บริษัท ทำให้ลูกค้าของคุณ กล้าส่งข้อมูลที่เป็นความลับ ให้แก่ บริษัทคุณ 

เมื่อธุรกิจคือการสร้างความไว้ใจต่อลูกค้า

ในการติดต่องานทางธุรกิจ แน่นอนว่าข้อมูลส่วนใหญ่จะเป็นความลับ แม้กระทั่งข้อมูลต่างๆของลูกค้า
แล้วลูกค้าจะมั่นใจได้อย่างไรว่าข้อมูลที่ถูกส่งถึงอีเมล์ของคุณที่เป็นฟรีอีเมล์ จะถูกเก็บเป็นความลับ เพราะอาจจะมีพนักงานหลายคนที่รู้ Password เช่นเดียวกัน

ดังนั้นการใช้อีเมล์บริษัทให้เป็นระบบนั้น สามารถสร้างความไว้วางใจต่อลูกค้าได้ เพราะลูกค้าของคุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เค้ากำลังส่งถึงคุณนั้น ถูกส่งมายังบริษัทของคุณจริงๆ เช่น account@ชื่อบริษัท.com ซึ่งลูกค้าของคุณสามารถส่งข้อมูลด้านการเงินซึ่งเป็นความลับมาโดยที่ไม่ต้องมานั่งพะวงว่า ข้อมูลจะโดนใครแอบเอาไปอ่านหรือเปล่า


ด้วยการใช้งาน Email Server
การใช้ระบบ Email Server ทำให้การสื่อสารระหว่างสาขานั้น สะดวก  ประหยัด และรวดเร็ว

การสื่อสารไปยังพนักงานจำนวนมากๆ หรือ หลายๆ สาขา

อีเมล์ยังทำให้คุณประหยัดทั้งกระดาษ และเวลา มากไปกว่านั้นการที่คุณจะส่งข้อมูลต่างๆ ไปยัง พนักงานที่อยู่ในสาขาอื่นๆ ยังทำได้รวดเร็วกว่าวิธีการอื่นๆหลายเท่าตัว 

ผมเชื่อว่า หลายๆบริษัท มีกระดาษเป็นรีมๆ ที่พร้อมจะ Print อะไรก็ได้ที่ใจต้องการโดยที่ไม่ได้พะวงเรื่องงบประมาณ เพราะมันก็ถือว่าน้อยมากในกระบวนการทางธุรกิจของคุณทั้งหมด 

แต่การใช้อีเมล์ในการสื่อสารหรือประกาศข่าวประชาสัมพันธ์ ตั้งแต่เรื่องพื้นฐานไปยังสาขาอื่นๆ เป็นวิธีที่ใช้เงินน้อยที่สุด แต่มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพราะคุณ ไม่ต้อง Print อะไรออกมา แล้วคุณก็ไม่ต้องเอาเอกสารนั้นไปส่ง EMS ให้สาขาต่างๆ แต่การใช้อีเมล์ทำให้คุณส่งข้อมูลและข่าวสารได้แบบ Realtime แทบจะไม่ต้องรออะไรเลย


บทความที่เกี่ยวข้อง

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ที่

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น