การใช้งาน Email Hosting ผ่านโปรแกรมต่าง ๆ สมัยนี้นั้น เราสามารถตั้งค่าลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายของเรานั้นใส่ในอีเมลบริษัทของเราได้ แต่ว่าในลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายอีเมลนั้นควรใส่ข้อมูลใดบ้างและมีอะไรบ้างที่ไม่ควรใส่
ข้อมูลที่ควรใส่ในลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายอีเมล
- คำลงท้าย เช่น Regards เป็นต้น
- Slogan ของบริษัท (หากมี)
- สินค้าที่บริษัทมีขายหรือให้บริการ (หากมี)
- ชื่อและที่อยู่ของบริษัทที่ใช้สำหรับติดต่อ
- ข้อมูลการติดต่อต่าง ๆ เช่น อีเมลบริษัท เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท และ เว็บไซต์ เป็นต้น
ข้อมูลที่ไม่ควรใส่ในลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายอีเมล
- รูปภาพ หรือ Logo บริษัท เนื่องจากในการส่งอีเมลนั้นบางอีเมลนั้นอาจไม่อนุญาตให้ส่งไฟล์รูปภาพ หรือ Logo นั้น ๆ จึงทำให้ภาพไม่ขึ้น หรือ ขึ้นเป็นรูปภาพ X ทำให้อีเมลบริษัทนั้นดูไม่เป็น Professional
- เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว เนื่องจากเป็นอีเมลบริษัท หากใส่เบอร์ส่วนตัวไป อาจทำให้อีเมลบริษัทนั้นดูไม่เป็น Professional
ข้อมูลโดยสรุป
ข้อมูลที่ควรใส่ในลายเซ็นต์หรือคำลงท้ายอีเมลนั้น ควรเป็นข้อมูลที่พูดถึงเกี่ยวกับสินค้าและตัวของบริษัท และก็อย่าลืมที่จะต้องมีคำลงท้าย เพื่อแสดงความอ่อนน้อมอยู่ในนั้นด้วย
