แสดงบทความที่มีป้ายกำกับ email system แสดงบทความทั้งหมด
แสดงบทความที่มีป้ายกำกับ email system แสดงบทความทั้งหมด

วันพฤหัสบดีที่ 7 มกราคม พ.ศ. 2559

เมื่อพนักงานในองค์กรลาออก ควรทำอย่างไรกับระบบอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

เมื่อมีพนักงานในองค์กรลาออก ปัญหาที่มักจะพบโดยส่วนใหญ่ คือ User ไม่ประสานงานใด ๆ ไว้ให้กับฝ่าย/แผนก  บางรายเข้าไปลบข้อความในบัญชีอีเมล์ของตนเองก่อนที่ตนจะลาออก ทำให้การประสานงานนั้นขาดตอนไป หรือบางรายร้ายกว่านั้น คือ นำบัญชีอีเมล์บริษัท ไปติดต่อซื้อของ ทำธุรกิจของตนเอง



แต่ปัญหาหลัก ๆ คือ Admin ไม่รู้ว่าควรทำอย่างไร เมื่อมีพนักงานลาออกไป แล้วถ้ามีลูกค้าติดต่อเข้ามาที่บัญชีอีเมล์ของพนักงานท่านนั้น แล้วเราจะขาดการติดต่อสื่อสารหรือไม่ สิ่งสำคัญที่ Admin ควรดำเนินการ คือ เราต้องจัดการกับระบบอีเมล์ที่พอทำได้ในขณะนั้นให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

1. เปลี่ยนรหัสผ่านของเจ้าของบัญชีอีเมล์ที่ลาออก



การเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นหนึ่งในวิธีการแรกที่ต้องดำเนินการหากพนักงานลาออก เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลขององค์กรรั่วไหล และเป็นการระงับการประพฤติของ End-users กรณีมีประวัติการลาออกที่ไม่ดีนัก เราสามารถทำได้ง่าย ๆ โดย Access ผ่านระบบ Admin ของระบบอีเมล์ที่เราใช้งานอยู่

วิธีเปลี่ยนรหัสผ่านด้วยระบบ SMARTAdmin



2. ตั้ง Auto Forward ไปยังบัญชีอีเมล์ที่ใช้งานปัจจุบัน




กรณีนี้เหมาะกับพนักงานที่ตำแหน่งหรือมีความรับผิดชอบสูง เช่น ผู้บริการ ผู้จัดการ เซลล์ คนที่ต้องประสานงานกับลูกค้า หรือ Supplier บ่อย ๆ พวกเขาเสมือนเป็นผู้กุมอำนาจทางการตลาดขององค์กรท่านเลยทีเดียว ดังนั้นเมื่อบัญชีอีเมล์ของพนักงานที่ลาออกจะต้องถูกปิดลง เราสามารถตั้งค่าให้ข้อความขารับส่งออกอัตโนมัติไปยังผู้ประสานงานแทนได้

เช่น นาย A ลาออก แล้ว นางสาว B มารับผิดชอบงานแทน

Admin ควรจะตั้ง Auto Forward ให้ข้อความขาเข้าของบัญชีอีเมล์นาย A ส่งต่อไปยังบัญชีอีเมล์ของนางสาว B ด้วย เพื่อไม่ให้ขาดการติดต่อสื่อสาร


3. ตั้ง Auto Reply ที่บัญชีอีเมล์ของพนังงานที่ลาออก เพื่อแจ้งว่าผู้ส่งว่ามีการเปลี่ยนบัญชีอีเมล์แล้ว หรือไม่ได้ใช้บัญชีอีเมล์นี้แล้ว






Admin สามารถทำ Auto Responder เพื่อแจ้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติว่า นาย A ได้ลาออกไปแล้ว ถ้าจะติดต่อให้ติดต่อผ่านทางบัญชีอีเมล์ของนางสาว B แทน เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าบัญชีอีเมล์ที่เขากำลังติดต่ออยู่นั้นจะไม่ได้ใช้งานต่อไปในอนาคตแล้ว หรือเปลี่ยนผู้ประสานงานเป็นบัญชีอีเมล์อื่นแทน

การตั้งค่าตาม 3 วิธีดังกล่าว เป็นการช่วยให้ Admin สามารถจัดการระบบอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ซึ่ง Admin สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกระบบบนโลกนี้

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

Technology Land Co., Ltd.

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการระบบอีเมล์สำหรับองค์กรของประเทศไทย