Mailing List คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

Mailing List หรือ Group Mail คืออะไร?

Mailing List เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งของ Mail Server มีหน้าที่กระจายข้อความอีเมล์ที่ส่งมาจาก Sender ไปยังผู้รับทีละหลาย ๆ คน ซึ่งหลาย ๆ องค์กรส่วนใหญ่ใช้กันเพื่อกระจายข่าวสารหรือข้อมูลไปยังพนักงานในบริษัท

Mailing List / Group Mail

การทำงานของ Mailing Lists

Sender ในที่นี้ หมายถึง คนในองค์กรเดียวกันที่ใช้อีเมล์ @domain.com แล้วต้องการส่งอีเมล์ไปแจ้งทุกฝ่าย เรื่องรายละเอียดการเข้าสัมมนาต่างจังหวัด จึงส่งรายละเอียดไปที่อีเมล์ all@domain.com ซึ่งในที่นี้อีเมล์ ดังกล่าวนั้น ไม่ได้มีตัวตนอยู่จริง หรือเรียกอีกอย่างว่า 'Email Alias' คือ บัญชีอีเมล์ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อเป็นทางผ่านให้ ข้อความที่ส่งจาก Sender นั้น กระจายไปยังผู้รับหลาย ๆ คนที่อยู่ในกลุ่ม

การตั้งค่าก็ไม่ยาก เพียงแค่เข้าไปในส่วนของ Function: Mailing Lists และ Create Mailing List และตั้ง List name (Email Alias) ขึ้นมา เช่น all, sales, marketing แล้ว Add บัญชีอีเมล์ของ User ลงไปตามฝ่าย ต่าง ๆ ซึ่งแต่ละกลุ่ม จะมีสมาชิกอยู่กี่บัญชีอีเมล์ก็ได้

ประโยชน์ของ Mailing Lists

• ช่วยให้ผู้ส่งประหยัดเวลา และสะดวกในการใช้งานมากขึ้น แทนที่จะมานั่ง Add บัญชีอีเมล์ลงไปที่ช่อง TO: ทุกครั้ง แต่เพียงแค่พิมพ์ชื่ออีเมล์ที่เป็น Mailing List ลงไปอีเมล์เดียว ก็สามารถส่งไปหาพนักงานทั้งฝ่ายได้
• ช่วยให้องค์กรเป็นระบบมากขึ้นมีอีเมล์กลางของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน เวลาฝ่ายบุคคลจะแจ้งจำนวนพนักงานที่เข้ามาใหม่ประจำปี ก็สามารถส่งไปยังฝ่ายบริหารได้รวดเร็วและเป็นระบบ

อย่างไรก็ตาม การสร้าง Mailing Lists สำหรับส่งอีเมล์นั้น ไม่ได้ทำให้ประหยัดปริมาณการส่งได้ หาก Mail Server ที่เราใช้บริการอยู่นั้น มีการจำกัดปริมาณการส่ง (Sending Limits) ก็ควรประเมินปริมาณการส่งต่อวันก่อนที่จะใช้งานจริงด้วย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการด้านอีเมล์โฮสติ้งที่ดีที่สุด

[OX-P] วิธีเพิ่ม Distribution List เพื่อใช้ส่งอีเมล์แบบกลุ่ม

ฟังก์ชั่น Distribution List  เป็นส่วนหนึ่งของ Address Book บนเว็บเมล์ ที่มีไว้เพื่อส่งอีเมล์แบบกลุ่ม เช่น ทีมขายของบริษัทแห่งหนึ่งต้องการแจ้งยอดขายประจำเดือนของกลุ่ม เราก็สามารถกำหนดกลุ่มชื่อ 'Sales' ขึ้นมา และเพิ่มบัญชีอีเมล์ของคนที่อยู่ในทีมเข้ากลุ่ม เวลาเราจะส่งอีเมล์ ก็เพียงพิมพ์คำว่า 'Sales' เพียงเท่านั้นรายชื่อบัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิสของกลุ่ม Sales ก็จะขึ้นมาที่ส่วนของ 'To' อัตโนมัติ

วิธีการเพิ่มบัญชีอีเมล์ลงดิสทริบิวชั่นลิส

คลิกที่ไอคอน '+' เลือก 'Add distribution list'

1. ตั้งชื่อลิส เช่น 'Sales'
2. เพิ่มอีเมล์ที่อยู่ในกลุ่มลงในลิส
(สามารถใช้ สัญลักษณ์ , คั่นระหว่างชื่อบัญชีอีเมล์ได้ เช่น a@company.com,b@company.com
กรณีต้องการเพิ่มรายชื่อทีละจำนวนมาก)
3. กด 'Create list'

วิธีการใช้ Distribution list ส่งอีเมล์ 

1. กลุ่ม 'Sales' จะปรากฏอยู่ใน Address Book และแสดงรายชื่อบัญชีอีเมล์ในลิสด้านขวา
2. ทดสอบส่งด้วยการ ไปที่เมนู 'Mail'

พิมพ์ชื่อ ลิส 'Sales' ลงในช่องด้านซ้าย

บัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิส 'Sales' ทั้งหมดจะปรากฏขึ้นมาในช่อง 'To'
จากนั้นใส่ Subject และเนื้อหาของอีเมล์ตามต้องการ และกด 'Send'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการอีเมล์โฮสติ้ง คุณภาพ สมราคา

[MD] การกำหนด Permission (อนุญาต) ใน Mailing List

การกำหนด Permission ใน Mailing List 

Mailing List เป็นฟังก์ชันหนึ่งบนหน้า Admin page คือการเพิ่มบัญชีอีเมล์ที่ไม่มีตัวตนขึ้นมา และเมื่อมีการส่งข้อความ ไปยังอีเมล์ดังกล่าวนี้ ข้อความจะกระจายไปยังบัญชีอีเมล์ผู้อื่น (ในองค์กร) ได้

การกำหนด Permission ก็จะเป็นการป้องกันผู้ใช้งานอีเมล์อื่น ๆ นำบัญชีอีเมล์ดังกล่าวของเรา ไปใช้ส่งข้อความไปหาผู้อื่น โดยที่ไม่ได้รับการอนุญาตจากเรา

ในส่วนของ Dashboard (หน้าจัดการอีเมล์สำหรับ Admin)

คลิกที่ Add Mailing List

ตั้งชื่อบัญชีอีเมล์ที่ไม่มีตัวตนในช่อง List Name: forward@maildee.com (ตัวอย่าง)
กำหนด Permission โดยผู้ที่จะสามารถส่งข้อความไปยังอีเมล์อื่น ๆ ที่อยู่ในลิสได้
คือ Moderators เท่านั้น
ในช่อง Moderators ให้พิมพ์ชื่ออีเมล์ของเรา สำหรับจัดการข้อความที่จะส่งไปยัง forward@maildee.com (List Name)
จากนั้นกดปุ่ม Add Mailing List

เมื่อเพิ่มอีเมล์เสร็จ ให้กลับมายังหน้า Dashboard

ไปที่หน้า Manage Mailing Lists

กดปุ่ม Edit ในแถวที่เป็น Mailing List ที่สร้างขึ้น

1. คลิกไปที่ Subscribers
2. คลิก Add Subscriber
3. พิมพ์ชื่อบัญชีอีเมล์ที่เป็นผู้รับข้อความเมื่อส่งไปยัง
forward@maildee.com (1 Email / บรรทัด)
4. กด Submit

การเพิ่ม Mailing List เสร็จสิ้น
หากต้องการเพิ่มอีกให้กดปุ่ม Add Subscriber

ทดสอบส่งข้อความโดยผู้ส่งคือ Moderator ส่งข้อความทดสอบ (อะไรก็ได้) ไปยัง forward@maildee.com จะมีข้อความส่งกลับมาดังภาพ

ให้เรากด Reply กลับโดยไม่ต้องแก้ไขข้อความใด ๆ จากนั้นกด Send

เมื่อกดส่งแล้ว ข้อความทดสอบจะถูกกระจายไปยังบัญชีอีเมล์ a, b และ c 
ในขณะเดียวกันบัญชีอีเมล์อื่น ๆ นอกเหนือจาก Moderators จะไม่สามารถส่งข้อความไปยัง forward@maildee.com ได้เลย เพราะจะมีข้อความตีกลับมาทุกครั้งที่ส่ง

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพของประเทศไทย