Mail Server ที่ได้รับการยอมรับ

วันพฤหัสบดีที่ 12 มีนาคม พ.ศ. 2558

ความแตกต่างระหว่างดูอย่างเดียวกับแก้ไขได้ในการแชร์ Google Apps

ในส่วนการทำงานของ Google Doc นั้น ไม่ว่าจะเป็น Document, Spreadsheets,  Presentations, Drawings และ Forms นั้น เราสามารถตั้งค่าแชร์ให้คนอื่นๆเข้าถึงไฟล์งานของเราได้ นอกจากนี้ยังมีรูปแบบในการแชร์ที่สามารถกำหนดได้ตามความต้องการ ในที่นี้เราจะมาพูดถึงรูปแบบการแชร์แบบดูอย่างเดียว กับสามารถแก้ไขได้ ว่าแตกต่างกันอย่างไร ดังนี้



สามารถตั้งค่าการเข้าถึงไฟล์ ให้บุคคลที่มีลิงค์หรือรายชื่อที่อนุญาตได้



ความแตกต่างระหว่างดูอย่างเดียวกับแก้ไขได้ 

การทำงานของการตั้งค่านี้ เป็นการกำหนดขอบเขตของผู้ที่เราอนุญาตให้สามารถเข้าถึงไฟล์ของเราได้ ว่าไฟล์ไหนต้องการแชร์ให้ดูเพียงอย่างเดียว และไฟล์ไหนอนุญาตให้แก้ไขและเปลี่ยนแปลงรายละเอียดได้บ้าง ยกตัวอย่างเช่น


เอกสารสำคัญที่ห้ามเปลี่ยนแปลง สามารถตั้งค่าดูอย่างเดียวได้


- คุณทำรายชื่อพนักงานที่จะต้องไปอบรม พร้อมรายละเอียด กำหนดการต่างๆและต้องการแชร์ไฟล์ไปให้พนักงานที่เข้าร่วมอบรมทุกคน ในกรณีนี้คุณต้องแชร์แบบ ดูได้อย่างเดียว เพราะทุกอย่างในไฟล์นั้นถูกกำหนดไว้อย่างถูกต้องแล้ว และต้องการแชร์เพื่อให้ผู้รับได้รับทราบเท่านั้น ไม่ได้ต้องการให้มีการแก้ไขแต่อย่างใด หากคุณแชร์แบบแก้ไขได้ แล้วมีคนแก้ไขรายละเอียดในไฟล์ อาจทำให้ข้อมูลและกำหนดการต่างๆนั้นผิดเพี้ยนไป



ตั้งค่าแบบแก้ไขได้  เพื่อให้สามารถร่วมทำงานไปได้พร้อมๆกัน จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน




- บริษัทมีงานเลี้ยงปีใหม่ และมีกิจกรรมให้แต่ละแผนกร่วมสนุกโดยให้ทำการแสดงเพื่อสร้างความบันเทิงภายในงาน การแสดงของแผนกใดสร้างสรรค์ที่สุดจะมีรางวัลพิเศษให้ ในกรณีนี้ คุณและคนอื่นๆในแผนก ต้องช่วยกันคิดว่าจะแสดงอะไร แต่งตัวยังไง ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างและอีกหลายๆเรื่องที่ต้องช่วยกันออกความเห็น คุณอาจจะช่วยกันระดมสมองโดยสร้างไฟล์นึงขึ้นมา ลิสสิ่งต่างๆที่เกี่ยวข้องลงไป แล้วแชร์ให้เพื่อนๆทั้งแผนก โดยตั้งข้อจำกัดว่าสามารถแก้ไขได้ เผื่อคนอื่นๆมีไอเดียที่แปลกใหม่จะได้สามารถ แก้ไขเพิ่มเติมลงไปในไฟล์งานนั้นๆได้  เป็นต้น




การแชร์ไฟล์แบบสามารถตั้งข้อจำกัดได้ของ Google Apps นั้น ถือว่ามีประโยชน์ในการใช้งานอย่างมาก เพียงแค่คุณนำมาปรับใช้ ให้เมาะสมกับความต้องการและลักษณะงานของคุณ ก็จะสามารถช่วยให้คุณสามารถ บริหารจัดการงานต่างๆได้อย่างรวดเร็ว




ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี



ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น