วิธีที่ดีที่สุด สำหรับการรับส่งข้อมูลและการสื่อสารในองค์กรบริษัทแบบภายใน, ระหว่างสาขา และลูกค้า

การใช้แฟกซ์ กับ อีเมล์ ในการติดต่อธุรกิจ วิธึไหนดีกว่ากัน และ ข้อดีข้อเสีย

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "อีเมล์" ในการสื่อสารทางธุรกิจ

การใช้ Email ในการติดต่อธุรกิจ ถือเป็นวิธีหนึ่งที่สะดวกรวดเร็ว และเป็นที่นิยมมากที่สุด หลายๆองค์กรใช้วิธีนี้เพื่อเจรจาการค้าต่างๆ  ซึ่งEmail มีการเก็บข้อมูลการส่ง-รับ สามารถตรวจสอบได้ว่า ข้อมูลที่เราส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับหรือไม่ แต่ระบบ Email ก็ทำให้ผู้ใช้หลายรายเกิดความเสียหายมหาศาล หากการใช้นั้นไม่ถูกต้องหรือผิดวิธี

การใช้ Email แต่ละบุคคลจะมี Account ส่วนตัว แต่ถ้าหากวันนึง Username และPassword ของคุณได้ถูกโจรกรรมขึ้นมา แน่นอนว่าจะต้องเกิดความเสียหาย ของผู้ใช้แน่นอน ทั้งด้านข้อมูล หรือการนำไปสู่การหลอกล่อฉ้อโกง ต่อผู้ที่ทำการติดต่อกับคุณด้วย

อย่างเช่น กรณีการหลอกล่่อให้คนสนิท หรือลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชี ทำให้เกิดความเสียหายต่อผู้ถูกฉ้อโกง ดังนั้นจะเห็นได้ว่า Email มีทั้งด้านดีและด้านลบ แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานด้วยว่ามีวิธี และหลักการใช้อย่างไร ซึ่งในปัจจุบันมีการเขียนบทความเกี่ยวกับการใช้งาน Email ที่ถูกต้องและปลอดภัยมากมายใน INTERNET ดังนั้นเราควรศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับการป้องการกันถูกโจรกรรมข้อมูล เพื่อประโยชน์ต่อผู้ใช้งาน และ บุคคลอื่น ที่มีการติดต่อกันทาง Email

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "แฟกซ์" ในการสื่อสารทางธุรกิจ

การใช้งาน แฟกซ์ ต้องใช้สายนำสัญญาณ คือ สายโทรศัพท์ หากสายสัญญาณมีปัญหา หรือไม่มีคุณภาพ
ก็ทำให้การส่งแฟกซ์ของคุณมีปัญหาทันที 

ในองค์กรมากมายยังมีการใช้ระบบ FAX อยู่ เพราะเป็นการใช้ส่งสำเนาเอกสารแบบดั้งเดิม ซึ่งเป็นการเริ่มต้นเกี่ยวกับการส่งข้อมูลผ่านสัญญาณโทรศัพท์ ข้อดีคือมีการส่งที่รวดเร็ว ดีกว่าการส่งจากไปรษณีย์ แต่คุณภาพที่ได้นั้น อาจจะมีการเลอะเลือนผิดเพี้ยนไปจากเดิม ไม่ได้ตามต้องการ ซึ่งทราบกันดีว่าบางครั้งการรับสำเนาเอกสารจาก FAX นั้น มีข้อมูลที่ไม่ชัดเจน อาจจะมีปัญหาจากสัญญาณโทรศัพท์ ทั้งด้านผู้รับ หรือผู้ส่ง ก็เป็นไปได้ 

ปัญหาจากเครื่อง FAX

การรับส่งแบบ FAX ทำให้ ผู้รับอาจจะได้รับเอกสารที่มีคุณภาพต่ำ เช่น อ่านตัวหนังสือไม่ออก, สีอ่อนเกินไป และปัญหาอื่นๆอีกมากมาย รวมถึงเอกสารไม่เป็นความลับ เพราะว่าใครๆก็สามารถหยิบกระดาษแผ่นนั้นไปอ่านได้ ต่างจากการใช้งาน Email ที่ต้องมีการ Login ด้วย Username และ Password ก่อนการเข้าถึงข้อมูล

วิธีที่ทำให้การส่งเอกสาร จากต้นฉบับไม่ให้บิดเบือนนั้น หลายองค์กรหันมาใช้การส่งผ่านทาง Email แทน แต่เป็นวิธีที่ซับซ้อน เพราะคนส่วนมากยังติดกับการส่งเอกสารทาง FAX เดี๋ยวนี้สื่อทางเทคโนโลยีกว้างขวางมาก พัฒนาอย่างรวดเร็ว ทำให้การติดต่อต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวก ผู้คนมากมายพร้อมจะเรียนรู้เพื่อพัฒนาตัวเอง ให้ทันกับเทคโนโลยีอยู่เสมอ ซึ่งเป็นข้อดี และที่เห็นได้ชัดเจนคือ ความได้เปรียบทางเทคโนโลยี ทำให้การเจรจางาน, การติดต่อสื่อสารฉับไวได้เปรียบกว่าผู้อื่น ยิ่งเราเสนองานไวมากเท่าไร ลูกค้า หรือผู้รับก็เห็นความสำคัญที่เรามีต่อลูกค้า ทำให้เกิดความเชื่อมันในการติดต่อกันมากขึ้น

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "การส่งแบบไปรษณีย์ หรือ EMS" ในการสื่อสารทางธุรกิจ

ความเสี่ยงในการ รับ-ส่งไปรษณีย์ หรือ EMS ในกระบวนการทางธุรกิจ และ การติดต่อระหว่างสาขา

ผู้เขียน มักเห็นหลายๆองค์กรที่ส่งเอกสารที่มีความลับสูงสุด เช่น รหัสบัตรเครดิต ด้่วยการส่ง EMS แบบลงทะเบียน โดยองค์กรหลายๆที่มักมั่นใจว่าวิธีนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุด ที่ทำให้เอกสารดังกล่าวถึงผู้รับโดยตรง เพราะผู้รับต้องมีการเซ็นต์รับเอกสารก่อนที่จะรับเอกสารนั้นๆ

ในอีกแง่มุมหนึ่ง หากคุณเป็นผู้บริหารระดับสูง หรือแม้แต่พนักงานทั่วไป หน้าที่การรับเอกสารจากเจ้าหน้าที่คงไม่ใช่คุณ แต่อาจจะกลับกลายเป็นยามหรือพนักงานธุรการทั่วไป ทำให้ข้อมูลที่ส่งนั้นเกิดความเสี่ยงหากมีผู้ใดผู้หนึ่งแอบเปิดอ่านไปก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเอกสารด้านการเงิน เช่น ใบแจ้งยอดหนี้จากธนาคารที่คุณไปกู้ไว้เพื่อทำธุรกิจ คุณคงไม่อยากให้พนักงานคนไหนรู้แน่นอน ดังนั้นหากคุณเลือกที่จะใช้วิธีนี้ควรจะใช้ที่อยู่จัดส่ง ที่เป็นที่อยู่ส่วนตัว เช่น บ้านพัก มากกว่าคนในองค์กร 

และข้อเสียอีกข้อหนึ่ง คือการสื่อสารด้วยวิธีนี้ต้องใช้เวลานานกว่าวิธีอื่นๆ มาก ไม่ว่าจะเป็นการส่ง EMS Super Speed แค่ไหนยังไงมันก็ช้ากว่าวิธีอื่นๆแน่นอน

การใช้งาน Email แทนการใช้ การรับส่ง FAX เพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร
ตัวอย่างกรณีศึกษา: การใช้งาน Email เพื่อติดต่อในหลายๆสาขาของบริษัทจัดจำหน่ายรถยนต์รายใหญ่ของประเทศ ที่มีโชว์รูมและสาขาต่างๆ อยู่เกือบทุกจังหวัดของประเทศ

วิธีเก่า
ใช้การส่ง FAX หากต้องมีการสื่อสารหรือประกาศข่าวใดๆ ก็ตาม ซึ่งผู้ส่งก็ต้องมานั่งกดเบอร์ FAX และใส่กระดาษทีละใบ กว่าจะเสร็จก็อาจจะครึ่งวัน โดยต้องเสียทรัพยากรและเวลา

1. กระดาษ
2. เครื่อง FAX
3. ทรัพยากรมนุษย์ ที่ต้องมานั่งกด FAX 

ปัญหาที่พบ

1. การที่คุณจะต้องกดเบอร์ FAX เกือบร้อยๆ เบอร์ คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณกดถูกทั้งหมด ถ้าผิด หมายความว่า สาขานั้นก็ไม่ได้รับข้อมูลคุณเลย
2. คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าผู้รับนั้น ได้รับรู้ข่าวสารหรือข้อมูลจริงๆ เพราะในความเป็นจริง เอกสารที่คุณส่งไป มันอาจจะไปกองอยู่ในถังขยะ เพราะผู้รับอาจจะสับสน และจับมันโยนทิ้งลงถังขยะไปเลย
3. ความล่าช้า กว่าคุณจะกดเบอร์ทั้งหมด อาจจะเสียเวลาไปทั้งวันเลยก็ได้
4. ข้อมูลไม่เป็นความลับ เพราะคนที่รับก็ต้องเห็นเนื้อหาในกระดาษแน่นอน 
5. ความชัดเจน แน่นอนว่า หลายครั้งที่คุณได้รับเนื้อหาไม่ชัดเจน และแทบจะไม่มีคำอธิบายใด ๆเกี่ยวกับเอกสารนี้เลย
6. การเก็บเอกสาร แน่นอนว่า หากมีการรับสำเนาแล้ว เอกสารก็ไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่ใด หากคุณลืมว่าไปวางไว้ที่ใหน ต้องการปรินท์ใหม่ จะทำอย่างไร นี่คือข้อเสียที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด

การแก้ไขปัญหาด้วยการส่งอีเมล์ระหว่างสาขา

การใช้งาน Email ในการสื่อสารระหว่างสาขานั้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วในการสื่อสารได้เป็นอย่างมาก

เมื่อสำนักงานใหญ่ต้องการส่งข้อมูลใดๆ สามารถทำการส่งทาง Email ได้ทันที และผู้รับก็ได้รับทันที แทบจะ Realtime และข้อมูลที่คุณส่งยังมั่นใจได้ว่าไปถึงผู้รับคนนั้นจริงๆ เพราะว่าผู้รับต้องมีการ Login ด้วย Username และ Password ของตนเองเพื่อเข้าถึงข้อมูล ซึ่งกระบวนการทั้งหมดแทบจะไม่เกิดค่าใช้จ่าย และ มีความเสี่ยงต่ำในการโดนโจรกรรมข้อมูลมากกว่าวิธีอื่นๆ ด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง
Email (อีเมล์) คือ อะไร รวมถึงข้อดีและข้อเสีย ของการใช้อีเมล์ และจะใช้อีเมล์ในธุรกิจได้อย่างไร
อีเมล์บริษัท (Email For Business) คือ อะไร ที่ไหนดีที่สุด
บทวิเคราะห์ เจาะลึก เรื่อง email server/email hosting เจ้าไหนดีที่สุด ?
การใช้อีเมล์ในกระบวนการทางธุรกิจช่วยทำให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับส่งข้อมูลระหว่างสาขาด้วยอีเมล์
อันดับ 1 ของประเทศไทย