อีเมล์บริษัท (Email For Business) คือ อะไร ที่ไหนดีที่สุด

อีเมล์บริษัท
(Email for business)

อีเมล์บริษัท

อีเมล์บริษัท หรือ ในภาษาอังกฤษ เรียกว่า Email for business อาจจะมีความหมายที่หลากหลายหรือแล้วแต่บุคคลจะเข้าใจ ในที่นี้ผู้เขียนจะเขียนอธิบาย ความหมายของคำว่า อีเมล์บริษัท (Email for business) และท่านจะสามารถนำไปประยุกต์ในองค์กรหรือบริษัทของท่านได้อย่างไร ซึ่งผู้เขียนพยายามหลีกเลี่ยงคำศัพท์ทางเทคนิค  เพื่อให้ผู้อ่านที่ไม่มีความรู้ด้าน IT มากนัก เข้าใจ และสามารถนำไปประยุกต์ในธุรกิจได้อย่างถูกต้อง

อีเมล์บริษัทช่วยการทำงานขององค์กรได้อย่างไร
(How business email helps you succeed in business) 

เราต้องยอมรับว่าในยุคปัจจุบัน ทุกๆคนมีอีเมล์เป็นของตนเอง เพื่อใช้ในการติดต่อ ตั้งแต่เรื่องส่วนตัว, สมัครงาน, ส่งการบ้าน ไปจนถึงการใช้อีเมล์ในการติดต่อในเรื่องธุรกิจ ตั้งแต่เรื่องทั่วไป จนไปถึงเรื่องที่มีความลับสูง แต่สำหรับการใช้งานอีเมล์บริษัทสามารถช่วยกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้นได้ดังนี้

1. อีเมล์บริษัท ช่วยทำให้เกิดความสะดวกและคล่องตัว ในการรับ และส่งข้อมูล ตั้งแต่ตัวอักษร ไปจนถึงไฟล์เอกสารขนาดใหญ่
2. อีเมล์บริษัท ทำให้เราสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น แทนที่คุณจะต้องเก็บข้อมูลเป็นเอกสารจำนวนมาก และต้องมานั่งเสียเวลาค้นหา แต่ในรูปแบบอีเมล์บริษัทนั้นไม่ต้องเลย เพียงคุณพิมพ์และ Enter คุณก็จะพบข้อมูล ที่คุณเคยสนทนากับบุคคลอื่นได้ง่ายมาก
3. อีเมล์ทำงานได้รวดเร็ว หากเป็นเมื่อก่อนถ้าคุณต้องการส่งเอกสารคุณต้องเดินทางไป ไปรษณีย์ หรือถ้าต้องการส่งแบบด่วนพิเศษ ก็คือ EMS แต่ยังไงมันก็ยังช้ากว่าอีเมล์ เพราะการทำงานของอีเมล์นั้นทำงานภายใต้ช่วงเวลาเสี้ยววินาที
4. ลดค่าใช้จ่าย แน่นอนว่าการใช้งาน อีเมล์นั้นฟรี เพียงแค่คุณมีอินเตอร์เน็ต ซึ่งตอนนี้ในประเทศไทย ใครๆ ก็สามารถมีได้ คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลและใช้มันรับส่งได้ทันที
5. ข้อมูลถูกจัดเก็บเป็นระบบ การใช้งานอีเมล์ยังสามารถสร้าง Folder เพื่อแบ่งแยกข้อมูลของอีเมล์ เช่น แบ่งเป็น Folder ของลูกค้าแต่ละคนเป็นต้น

การใช้งานอีเมล์บริษัทในปัจจุบัน มีการใช้งานบน อุปกรณ์ที่หลากหลาย
คุณควรต้องมั่นใจว่าคุณสามารถควบคุมข้อมูลได้หมด

การใช้งานอีเมล์บริษัทเกิดความเสี่ยงอย่างไร
(How business email causes your business risk)

ประโยชน์ของการใช้งาน ย่อมมากับความเสี่ยงและข้อเสียที่ผู้ประกอบการ หรือเจ้าของกิจการลืมนึกถึง ซึ่งก่อให้เกิดความเสียหาย บางครั้งการใช้งานที่ผิดพลาดอาจจะทำให้ข้อมูลนั้นรั่วไหล และทำให้องค์กรของคุณนั้นล้มละลายได้ทีเดียว ความเสี่ยงของการใช้งานอีเมล์บริษัทมีดังนี้

1. ข้อมูล เป็นนามธรรม จับต้องไม่ได้, ไม่ได้เป็นกระดาษ แต่กลับเก็บในรูปแบบดิจิตอล ที่คุณมองไม่เห็นอะไรเลย ดังนั้น เท่ากับว่าข้อมูลของคุณที่เป็นความลับ แต่กลับมองไม่เห็น
2. ความปลอดภัยของข้อมูล เมื่อเรารู้ว่าข้อมูลเหล่านั้นมองไม่เห็น เราต้องเลือกผู้ให้บริการอีเมล์บริษัท ที่มีความมั่นคง เช่น มีศูนย์ข้อมูลของตนเอง สิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้ข้อมูลของท่านเป็นความลับที่สุด
3. ความสูญหายของข้อมูล หลายๆครั้ง ที่ผู้ให้บริการอีเมล์บริษัท นั้นทำข้อมูลของลูกค้า หรือของคุณหายไป ซึ่งทำให้เกิดความสูญเสียต่อธุรกิจของคุณอย่างมหาศาล ดังนั้นคุณควรเลือกบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ หรือให้บริการแก่หน่วยงานใหญ่ๆ เพราะผู้ให้บริการเหล่านั้นจะมีการ Backup ข้อมูลของคุณตลอดเวลา ในกรณีฉุกเฉิน ผู้ให้บริการจะเรียกข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้งานได้ แทนที่จะสูญหายไปเลย
4. ปัญหาในการเข้าถึงข้อมูล สำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้งานอีเมล์บริษัทมาก่อน คุณคงไม่ทราบว่าผู้ใช้งานอีเมล์บริษัทจำนวนมาก ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ เช่น ลืม Password ของตนเอง เป็นต้น แต่ผู้ให้บริการก็ไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ ทำให้คุณไม่สามารถเข้าถึงอีเมล์ของตนเอง
5. ความเสถียรในการใช้งาน เมื่อเรารู้ว่าอีเมล์เข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ทุกเสี้ยววินาทีในการใช้งานอีเมล์ นั้นมีมูลค่าต่อธุรกิจของคุณ ผู้ใช้งานจำนวนมาก พบปัญหา เช่น ส่งอีเมล์ไม่ออก รับอีเมล์ไม่ได้ หรือใช้ระบบอีเมล์ที่ไม่ได้มาตรฐาน สิ่งเหล่านี้ เป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง
6. ขาดคนที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการ แน่นอนว่าอีเมล์นั้นเป็นเรื่องของเทคโนโลยี ดังนั้น หากบริษัทของคุณไม่ได้ดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ก็ต้องทำการว่าจ้างบริษัทอื่น ให้ทำอีเมล์บริษัทให้ แต่คุณควรเลือกบริษัทที่มีความมั่นคง เพราะคุณต้องใช้งานอีเมล์ไปอีกนาน 

การใช้งาน อีเมล์บริษัทต้องรองรับการทำงานแบบ IMAP 

รูปแบบของอีเมล์บริษัท
(How business email helps increase your business success)

การใช้งานอีเมล์ในรูปแบบบริษัทที่ใช้งานคนเดียว

1. ใช้งานคนเดียว เช่น sale@company.com สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เช่น SME คงไม่แปลกที่ทั้งบริษัทจะใช้อีเมล์แค่คนเดียว
   
   

   

   เมื่อธุรกิจเริ่มใหญ่ขึ้นจากเดิมคุณใช้อีเมล์และรู้ Password เพียงคนเดียว แต่คุณต้องรับคนเพิ่ม คนเหล่านั้นก็ย่อมต้องรู้ Password อีเมล์นี้ ทำให้คุณยิ่งมีความเสี่ยงต่อข้อมูลมากขึ้น

   
   
2. หนึ่งอีเมล์ใช้งานหลายคน เช่น sale@company.com เมื่อบริษัทของคุณใหญ่ขึ้น คุณอาจจะต้องรับ พนักงานมาทำงานเพิ่ม ทำให้คุณต้องยอมบอก Password ของ อีเมล์นี้ให้แก่บุคคลอื่น เพื่อใช้งานร่วมกัน
   
   

   

   การใช้งาน 1 อีเมล์ แต่ให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้หมด มีผลต่อความเสี่ยงแล้ว ยังมีผลต่อความลับของข้อมูลด้วยเพราะพนักงานทุกคนก็สามารถอ่านอีเมล์กลางได้

   
   
3. ใช้งานแบบรวมศูนย์ มีบริษัทจำนวนมากเลือกที่จะใช้ Email เพียง Email เดียวและใช้กันทั้งบริษัท เช่น info@company.com และให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งวิธีนี้เป็นความเสี่ยงอย่างมาก เพราะพนักงานทุกคนจะเห็นข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับบริษัทของคุณ หรือ หากพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออกและทำการเปลี่ยน Password อีเมล์นี้ก็ไม่สามารถใช้งานได้ทันที
   
   
   
   
4. ต่างคนต่างใช้ โดยให้พนักงานหนึ่งคนมีอีเมล์ส่วนตัว โดยยังแยกได้ 2 ประเภท
   
   

   

   จากภาพจะเห็นได้ว่า ทุกคนใช้อีเมล์ส่วนตัว ซึ่งเป็น ฟรี อีเมล์ ในการติดต่อเรื่องงาน
   เท่ากับว่าคุณไม่สามารถเข้าไปบริหารจัดการ หรือ ลบ User ได้เลย

• ให้พนักงานแต่ละคนใช้ Free Email เช่น @hotmail, @gmail, @yahoo โดยให้พนักงานแต่ละคนไปสมัคร หรือคุณสมัครให้ คุณทราบหรือไม่ว่า การใช้งานรูปแบบนี้เป็นรูปแบบที่มีความเสี่ยงมาก เพราะคุณไม่สามารถรู้ได้เลยว่าพนักงานแต่ละคน รับส่งข้อมูลอะไรบ้าง เพราะคุณไม่ได้เป็นเจ้าของระบบ (Admin) เอง แม้แต่พนักงานลาออก คุณยังไม่สามารถลบ Email ของพนักงานคนนั้นได้
  
  

  

  จากภาพ เป็นวิธีการใช้อีเมล์ที่ถูกต้องที่สุด และ คุณสามารถบริหารจัดการ ลบ หรือ ดูข้อมูลของ User ของแต่ละคนได้

  
  
• ให้พนักงานใช้งานในรูปแบบอีเมล์แบบองค์กร เช่น a@company.com, b@company.com ผู้เขียนแนะนำเป็นอย่างยิ่ง ว่าคุณเลือกใช้บริการแบบนี้ บริการนี้เรียกว่า  Email Hosting หรือ Email Server ซึ่งคุณสามารถลบอีเมล์ a@company.com ได้ทันทีหากรู้ว่าบุคคลนี้จะลาออก หรือทุจริตต่อการทำงาน

การวิเคราะห์ความเสี่ยงการใช้อีเมล์บริษัทในรูปแบบต่างๆ

การเลือกผู้ให้บริการอีเมล์บริษัทสำคัญมากต่อบริษัทคุณ ดังนั้นคุณควรใช้ความรอบคอบในการเลือกผู้ให้บริการ
ซึ่งมีหลักการเลือกหลักๆ คือ บริษัทผู้ให้บริการมีความมั่นคง, สามารถ Support หรือให้ความช่วยเหลือเราได้ และผู้ให้บริการต้องให้บริการได้ตลอดเวลา

บทความที่เกี่ยวข้อง
Email (อีเมล์) คือ อะไร รวมถึงข้อดีและข้อเสีย ของการใช้อีเมล และ จะใช้อีเมลในธุรกิจได้อย่างไร
ซื้อ หรือ เช่า Email Hosting (อีเมล์โฮสติ้ง) ที่บริษัทไหนดี ?
บริการ Email Hosting มาตรฐานโลกของ บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการ email hosting ที่ไหนดี บทวิเคราะห์ขั้นเทพ ที่คุณไม่เคยรู้ !
บทวิเคราะห์ เจาะลึก เรื่อง email server/email hosting เจ้าไหนดีที่สุด ?

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ
Web Hosting เว็บโฮสติ้ง คือ อะไร และ ทำงานอย่างไร
บริการพื้นที่สำหรับฝากเว็บไซต์ (Web Site) คือ อะไร และ ทำงานอย่างไร
พื้นที่เว็บหรือ Disk Space ของ Web Hosting คือ อะไร ?

ทำไมพื้นที่อีเมล (Mailbox) จึงมีความสำคัญ

ความสำคัญของพื้นที่การใช้งานของอีเมล์ (Email Storage)

พื้นที่การใช้งานของ Email นั้นสำคัญมากแค่ไหน และเท่าไหร่ถึงจะพอสำหรับเรา ให้คุณคิดว่า คุณรับ Email และส่ง Email วันละกี่ฉบับ โดยการใช้งานทางธุรกิจ ทั่วไป จะใช้งาน Email ประมาณ 0.2-0.5 MB / วัน  (โดยประมาณ)  เท่ากับว่าหากเราใช้งาน 1 ปี จะกินพื้นที่ 500 MB

แต่หากเป็นการใช้งาน Email ที่ใช้ในการติดต่อและรับส่งเอกสารไฟล์งาน โดยเฉพาะ PDF (เอกสาร), JPG(รูปภาพ) หรือใช้งานหนักๆ อาจจะใช้งาน ถึงวันละ 2 MB / วัน  (โดยประมาณ)  เท่ากับว่าหากเราใช้งาน 1 ปี Mailbox จะมีพื้นที่ประมาณ 1700-2000 MB  (1.7-2 GB)

หลังจากนั้นพื้นที่ Mailbox เราจะเต็ม เราก็ต้องคอยมาลบ Email เก่า ๆ ทิ้ง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ล้วนทำให้เสียเวลา และ อาจจะเกิดข้อผิดพลาด ที่เราจะไปลบ Email ที่มีความสำคัญทิ้งไปโดยไม่ตั้งใจ

ดังนั้น Users ส่วนใหญ่จึงเริ่มหันมาใช้งาน Email ผ่านโปรแกรม Client ที่สามารถ Copy message บน Server มาไว้ที่อุปกรณ์ของเราได้ โดยเลือกใช้ประเภทบัญชี POP3

ไม่มีใครอยากลบ Email จริงๆ หากไม่จำเป็น
ดังนั้นพื้นที่การใช้งาน Email ของคุณต่อ 1 user ควรมีพื้นที่ มากกว่า 1 GB ซึ่งพอที่จะใช้งานได้ 1-2 ปีโดยที่ไม่ต้องลบ และ ทำให้คุณไม่ต้องคอยเสี่ยงที่จะไปลบข้อความที่มีความสำคัญออกด้วย

เว้นแต่เราจะเลือกใช้อีเมลผ่านโปรแกรม Client ที่สามารถตอบโจทย์ Users ที่รับข้อความปริมาณมากได้
ซึ่งก็เป็นอีกทางเลือกที่ฉลาดพอสมควร


ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง
เราจะรู้ได้อย่างไรว่า พื้นที่ในอีเมล์เราใช้ไปเท่าไหร่แล้ว
จะดูพื้นที่ใน Mailbox ต้องทำอย่างไร
อาการที่บอกว่า Email ที่คุณใช้อยู่นั้นเต็มแล้ว (Full Email)
วิธีตั้งค่าลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP) 

บทความโดย 
MailDee.com
ผู้นำระบบ Email Hosting สำหรับธุรกิจ คุณภาพสูงสุด