ทำไม email server ถึงมีความสำคัญต่อบริษัทคุณ ?

Email Server สำคัญกับธุรกิจของคุณมากแค่ไหน ?

ความสำคัญของ email server กับ บริษัทฯ

คุณทราบหรือไม่ว่า ในการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันต้องพบเจอกับอุปสรรค และ ปัญหามากมาย, ดังนั้นความรวดเร็ว และ ความคล่องตัวในการสื่อสารทางธุรกิจนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก, email server จึงเป็นสิ่งที่สำคัญอันดับต้นๅ ลองจากโทรศัพท์ ในยุคปัจจุบัน ไม่ว่าบริษัทขนาดเล็กหรือใหญ่แค่ไหนก็ต้องมี

การมี email server จะทำให้คุณสามารถใช้อีเมล์ภายใต้ชื่อบริษัทตนเอง เช่น sale@company.com ซึ่งมีความปลอดภัย และ มีความน่าเชื่อถือกว่า free email ทั่วไปอย่างแน่นอน

หมดยุคการติดต่อ แบบ เก่า

รูปแบบการสื่อสาร และ ติดต่อหากไม่มี email server

หากคุณไม่มี email server, คุณต้อง print เอกสารหรือข้อมูลทั้งหมด ออกมาเป็นใบๆ และ ยัดเอกสารเหล่านั้นเข้ารถเพื่อขนส่งไปยังปลายทาง ซึ่งในยุคนี้ไม่มีใครทำกันแล้ว, นอกจากบริษัทหรือหน่วยงานด้านกฏหมายที่ต้องเก็บเอกสารตัวจริงเอาไว้ เพื่อเป็นหลักฐานในกระบวนการสืบสวนของภาครัฐ

เมื่อคุณได้อ่านบทความนี้แล้ว, คุณคงเล็กเห็นถึงความสำคัญของ email server ที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลา, สะดวก,รวดเร็ว,ประหยัด และ คล่องตัวมากกว่าการสื่อสารแบบเก่า ซึ่งแทบหาข้อเสียของ email server ไม่ได้เลยในเทคโนโลยีในยุคปัจจุบัน

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ email server ที่ดีที่สุดในประเทศไทย

Email Server คืออะไร ทำงานอย่างไร

การทำงานของ server email

Server Email คือ 

คือ เครื่อง Server ที่ทำหน้าที่ในการเก็บข้อมูล Email รับส่ง Email ภายในองค์กรและส่งไปนอกองค์กร ซึ่งในองค์กรขนาดใหญ่มักจะทำ server email ด้วยตนเอง แต่บริษัทขนาด เล็ก-กลาง มักจะจ้างผู้ให้บริการ server email เป็นผู้ดำเนินการให้เนื่องจากต้องมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ และ เงินทุนในการซื้อและดูแลเครื่อง server email จำนวนมาก

หากไม่มี server email ?

การส่งเอกสารต้องใช้เวลาจำนวนมาก หากไม่มี server email

รูปแบบการรับส่งข้อมูลในสมัยเก่าที่ยังไม่มี server email, ต้องทำการ Prtint ข้อมูลออกมาเป็นกระดาษ และนำกระดาษแต่ละใบขนส่งไปยังปลายทาง ซึ่งทำให้เสียเวลา ไม่คล่องตัว เปลืองหมึก และกระดาษ 

การทำงานของ server email

server email สามารถแนบไฟล์ และ รับส่งข้อมูลภายในไม่กี่วินาที

หากเรามี server email เราจะสามารถรับส่งข้อมูลจำนวนมาก เช่น ไฟล์แนบ Excel, Word, PDF หรือไฟล์รูปภาพ ภายในเวลาไม่กี่วินาที ผู้รับก็ได้รับข้อมูล และยังสามารถโต้ตอบกันไปมาได้อย่างคล่องตัวและรวดเร็ว


บทความโดย บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้่บริการ server email อันดับ 1 ของประเทศ

[TL GoCloud][Thunderbird] การเพิ่ม Email Account แบบ POP

การติดตั้งอีเมล์ลงบนโปรแกรม Mozilla Thunderbird แบบ POP

คลิกที่ไอคอน 'Email' เพื่อเพิ่มบัญชีผู้ใช้ใหม่

คลิกที่ 'Skip this and use my existing email'

ใส่ชื่อ, ชื่อบัญชีอีเมล์, รหัสผ่าน จากนั้นกด 'Continue'

เลือก POP3 และกดปุ่ม 'Manual config'

1. Incoming: pop.(ชื่อโดเมน).com Port: 110
Outgoing: smtp.(ชื่อโดเมน).com Port: 587
2. กดปุ่ม  'Re-test'
3. คลิก 'Done'

จากนั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมา เพื่อขอยืนยันการรับรอง Server
ให้คลิกปุ่ม 'Confirm Security Exception'

เมื่อติดตั้งเสร็จให้ไปที่ Account settings... อีกครั้ง เพื่อเข้าไปเปลี่ยน Username ของ Outgoing server และจะต้องยืนยันรหัสผ่านอีกครั้ง

คลิกขวาที่บัญชีอีเมล์ และเลือก Settings...

1. คลิกที่ 'Outgoing Server (SMTP)'
2. เลือกบัญชีอีเมล์บริษัทฯ
3. คลิกปุ่ม 'Edit'

เปลี่ยนชื่อ Username เป็น smtp@(ชื่อโดเมน.com)
(ตามที่ได้รับจากผู้ให้บริการ) จากนั้นกด 'OK'

คลิก 'OK'

1. กดปุ่ม 'Get Mail' เพื่อให้อีเมล์บน Server Copy ลงเครืื่องคอมพิวเตอร์เรา
2. คลิก 'Write' เพื่อสร้างอีเมล์ใหม่

สร้างอีเมล์ เพื่อทดสอบส่งครั้งแรก จากนั้นกดปุ่ม 'Send'

การส่งอีเมล์ครั้งแรกเมื่อติดตั้งลงบนโปรแกรม จะต้องมีการกดยืนยัน Server ก่อน
ให้กด 'OK'

เมื่อคลิก 'OK' แล้วสังเกตว่าจะมีอีกหน้าต่างปรากฏขึ้นมาดังภาพ
ให้คลิก 'Confirm Security Exception'

เมื่อกดส่งอีเมล์อีกครั้ง จะมีหน้าต่างแสดงบอกว่า Login Failed 

จะมีหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฎขึ้นมาดังภาพ ให้คลิก Enter New Password

ใส่รหัสผ่านของ User name สำหรับ Outgoing server
ที่ได้รับจากผู้ให้บริการ ติ๊กที่ Use Password Manager to remember this password.
จากนั้นคลิกปุ่ม 'OK'

5 เหตุผลที่เราควร Add account type: POP3 ลงเครื่องตัวเอง

หลายๆคนที่ใช้งานอีเมล์ในการดำเนินธุรกิจ, มักจะมีคำถามว่าทำไมเราต้องมานั่ง POP  Email แล้วเอาข้อมูลจาก Server ลงเครื่อง ทำให้เปลือง Hard disk ในเครื่องเรา, ทั้งๆที่ Server มันก็ได้เก็บข้อมูลของอีเมล์เอาไว้แล้ว, เรามาดูเหตุผลกันว่าทำไมเราถึงต้อง POP Email ลงเครื่องเรา

ประโยชน์ของการ POP Mail คือ คุณจะมีข้อมูลสำรองหรือ Backup อย่างอัตโนมัติ

1. การ POP Email เป็นการ Backup อีเมล์ไปในตัว, ข้อมูลจาก Server จะถูก Copy ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ, ถ้าเกิด Server มีปัญหาอะไร อย่างน้อยคุณก็ยังมีข้อมูลอีเมล์เก็บไว้ในเครื่องเป็นข้่อมูลสำรอง
2. การ POP Email ทำให้การเปิดอ่านอีเมล์หรือโหลดไฟล์นั้นทำได้เร็วกว่า,  เพราะข้อมูลอีเมล์เกือบทั้งหมดถูกอ่านโดยตรงจาก Harddisk ซึ่งมันมีความเร็วกว่าการที่เราจะเรียกข้อมูลอีเมล์จาก Server หลายเท่าตัว
3. แม้แต่ระบบ ATM ยังมีล่ม แล้ว Email Server จะไม่มีปัญหาตลอดอายุการใช้งานเลยหรือ ?, คำตอบ คือ มันมีปัญหาแน่นอนแต่ว่าถ้ามันมีปัญหาหรือโดนระเบิดไป, ถ้าคุณใช้วิธี POP Mail, คุณมั่นใจในระดับหนึ่งเลยว่าข้อมูลมันไม่ได้หายไปไหน
4. ในปัจจุบันการใช้พื้นที่ Harddisk ในคอมพิวเตอร์ตัวเองนั้นมีราคาที่ถูกมาก,​เมื่อเทียบกับพื้นที่, ดังนั้นการเก็บอีเมล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ถือ เป็นแค่ข้อมูลเสี้ยวเล็กๆ ใน Harddisk เอง, ดังนั้นหมดกังวลได้เลยว่า Harddisk คุณมันจะเต็มเพราะว่ามาเก็บข้อมูลอีเมล์
5. การเชื่อมต่อแบบ POP มักจะใช้กันเป็นเรื่องปกติ ในทุกๆ ธุรกิจ,​ เพราะว่า โปรแกรมเช็คอีเมล์ยอดนิยมอย่าง Outlook มันก็มีวิธีการเชื่อมต่อ POP เป็นวิธีหลักๆ รวมถึงหลายๆ โปรแกรม

โดยสรุปแล้ว, การเชื่อมต่ออีเมล์ด้วยวิธี POP คือ การดูดข้อมูลใน Server มา Save ลงเครื่องของเราเอง, ถือเป็นการ Backup ข้อมูลอีเมล์, ที่คุณสามารถทำได้เองง่ายที่สุด, กว่าวิธีอื่นๆ ที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค ถึงจะสามารถ Backup ข้อมูลในอีเมล์ได้,​ ดังนั้น หากคุณคิดว่าข้อมูลในอีเมล์มีความสำคัญกับคุณมาก โปรด POP มันลงเครื่องทันที

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server

[OX-P] วิธีเพิ่มลายเซ็นหรือคำลงท้าย (Signature) บนเว็บเมล์

วิธีเพิ่มลายเซ็นหรือคำลงท้าย (Signature) บนเว็บเมล์

     1. ในหน้าแรกให้คลิกไปที่ การตั้งค่า รูปเฟืองด้านบนขวามือ จากนั้นเลือกไปที่ Setting

     

2. ทำการเลือกการตั้งค่าดังต่อไปนี้

1. ตัวเลือกด้านซ้ายให้เลือกไปที่ Mail
2. ด้านขวาเลือกการตั้งค่าไปที่ Add new signature
3. สามารถกำหนดหัวข้อของ Signature ได้
4. ใส่รายละเอียดต่างๆ ลงไปเช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ 
5. เมื่อใส่รายละเอียดจนครบแล้วจากนั้นคลิกที่ Save

3. หลังจาก Save แล้วจะปรากฏชื่อหัวข้อที่เราเคยตั้งไว้รายละเอียดต่าง ๆ สามารถกด Set as default, Edit หรือ คลิกที่รูป ถังขยะเพื่อลบได้

4. ลายเซ็นใหนถูกใช้งานอยู่ จะปรากฏ คำว่า Default

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีเพิ่มชื่อผู้ติดต่อใน Address Book

วิธีเพิ่มชื่อผู้ติดต่อใน Address Book

1. ไปที่ ตั้งค่า รูปเฟืองด้านขวาบน
2. เมนูด้านซ้ายเลือกที่ Address Book
3. ด้านขวาปรากฏหน้า Address Book คลิกที่ My contact data

กรอกรายละเอียดผู้ติดต่อ จากนั้นคลิกที่ Save

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีเพิ่ม Distribution List เพื่อใช้ส่งอีเมล์แบบกลุ่ม

ฟังก์ชั่น Distribution List  เป็นส่วนหนึ่งของ Address Book บนเว็บเมล์ ที่มีไว้เพื่อส่งอีเมล์แบบกลุ่ม เช่น ทีมขายของบริษัทแห่งหนึ่งต้องการแจ้งยอดขายประจำเดือนของกลุ่ม เราก็สามารถกำหนดกลุ่มชื่อ 'Sales' ขึ้นมา และเพิ่มบัญชีอีเมล์ของคนที่อยู่ในทีมเข้ากลุ่ม เวลาเราจะส่งอีเมล์ ก็เพียงพิมพ์คำว่า 'Sales' เพียงเท่านั้นรายชื่อบัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิสของกลุ่ม Sales ก็จะขึ้นมาที่ส่วนของ 'To' อัตโนมัติ

วิธีการเพิ่มบัญชีอีเมล์ลงดิสทริบิวชั่นลิส

คลิกที่ไอคอน '+' เลือก 'Add distribution list'

1. ตั้งชื่อลิส เช่น 'Sales'
2. เพิ่มอีเมล์ที่อยู่ในกลุ่มลงในลิส
(สามารถใช้ สัญลักษณ์ , คั่นระหว่างชื่อบัญชีอีเมล์ได้ เช่น a@company.com,b@company.com
กรณีต้องการเพิ่มรายชื่อทีละจำนวนมาก)
3. กด 'Create list'

วิธีการใช้ Distribution list ส่งอีเมล์ 

1. กลุ่ม 'Sales' จะปรากฏอยู่ใน Address Book และแสดงรายชื่อบัญชีอีเมล์ในลิสด้านขวา
2. ทดสอบส่งด้วยการ ไปที่เมนู 'Mail'

พิมพ์ชื่อ ลิส 'Sales' ลงในช่องด้านซ้าย

บัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิส 'Sales' ทั้งหมดจะปรากฏขึ้นมาในช่อง 'To'
จากนั้นใส่ Subject และเนื้อหาของอีเมล์ตามต้องการ และกด 'Send'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการอีเมล์โฮสติ้ง คุณภาพ สมราคา