[OX-P] ประโยชน์ของ Auto-responder หรืออีเมล์ตอบรับอัตโนมัติ และวิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์

ประโยชน์ของ Auto-responder หรืออีเมล์ตอบรับอัตโนมัติ และวิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์

ประโยชน์ที่จากการตั้ง Auto-responder คือ กรณีที่คุณได้รับอีเมล์จากผู้ติดต่อ แต่อยู่ในช่วงที่คุณกำลังลาพักร้อน หรือ ไม่สามารถตอบกลับได้ในช่วงเวลาหนึ่ง Auto-responder จะทำหน้าที่ส่งอีเมล์กลับไปยังผู้ที่ติดต่อเข้ามา โดยเนื้อหาคุณสามารถกำหนดเองได้ และ ยังสามารถกำหนด วันที่ที่จะให้ระบบมีการ ตอบกลับอัตโนมัติได้อีกด้วย

วิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์
1. เข้าไปหน้าตั้งค่าในส่วนของเว็บเมล์
2. เลือกหัวข้อการตั้งค่า Vacation Notice
3. ใส่หัวข้อรายละเอียดให้ชัดเจน

ในส่วนของเว็บเมล์ จะไม่มีเมนู Auto-responder แต่จะใช้คำว่า 'Vacation Notic

4. ติ๊กเพื่อเปิดใช้งาน อีเมล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้
5. สามารถกำหนดวันที่จะให้มีการ Auto-responder 

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] การสร้าง/ลบ นัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว

การใช้งานในส่วนของการสร้างนัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว เป็นการบันทึกตารางเวลา กำหนดวัน และสามารถเตือนความจำ (Reminder) ให้กับเราได้ ซึ่งปัจจุบันมีวิธีหลากหลายในการบันทึกเพื่อเตือนความจำ เช่น บนโทรศัพท์ บนปฏิทิน (ออนไลน์) บนหน้าเว็บของบัญชีอีเมล์ โดยที่เราจะไม่พลาด หรือผิดนัดได้เลย เพราะระบบสามารถเตือนความจำได้ผ่านอีเมล์บนโทรศัพท์มือถือ หรือบนคอมพิวเตอร์ของเรา

การสร้าง/ลบ นัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว

1. ในหน้าแรกหัวข้อเมนูด้านบน เลือกไปที่ Calendar
2. เข้าสู่หน้าจัดการ ให้คลิกเครื่องหมาย บวก + เพื่อเพิ่มนัดหมาย

วิธีการเพิ่มนัดหมายบนปฏิทิน

3. จากนั้นจะปรากฏหน้า Create appointment ให้กรอกข้อมูลเกี่ยวกับการนัดหมาย รายละเอียดต่างๆ ตามที่ต้องการกำหนด เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Create

4. ในหน้า Calendar เมื่อคลิกเข้ามาแล้วก็จะพบนัดหมายส่วนตัวที่เราได้สร้างไว้แล้ว หากการนัดหมายเรียบร้อยแล้ว หรือ ยกเลิกการนัดหมายสามารถคลิกไปที่ Delete ตรงลูกศร สีแดงชี้ นัดหมายก็จะถูกลบออกไป

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีการตั้ง Auto Forward เพื่อส่งข้อความไปยังอีเมล์อื่น

เมื่อตั้งค่า Forward email แล้ว จะมีผลทำให้ทุกข้อความที่ถูกส่งเข้าบัญชีอีเมล์ของเรา จะส่งต่อไปยังอีเมล์ที่เราได้กำหนดค่าไว้ที่ Auto Forward โดยอัตโนมัติด้วย ข้อดี คือ เป็นการสำรองข้อมูล หรือ ส่งต่อข้อความไปยังอีกบัญชีอีเมล์ เผื่อกรณีฉุกเฉิน เช่น เข้าถึงบัญชีหลักไม่ได้, ข้อความบางฉบับหายไป เราก็สามารถเข้าถึงข้อความเหล่านี้ได้จากอีกบัญชีอีเมล์

วิธีการตั้ง Auto Forward เพื่อส่งข้อความไปยังอีเมล์อื่น

1. ไปที่ตั้งค่า Setting รูปเฟืองขวามือด้านบน แล้วเลือกไปที่ Setting
2. หัวข้อตัวเลือกด้านซ้ายมือเลือกไปในหัวข้อที่เราต้องการตั้งค่า Auto Forward
3. เมื่อเลือกแล้วในด้านขวามือ ในช่องของ Forward all incoming emails to this address ให้ใส่อีเมล์ที่ต้องการ Forward ลงไปในช่อง จากนั้น ติ๊กถูกที่ Enabled

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

วิธีแก้ปัญหา mail server มี spam หรือ junk mail เยอะ แบบ ถาวร

เมื่อ Junk หรือ Spam mail ไม่ได้เป็นเรื่องล้อเล่นอีกต่อไป

ทำไมคุณถึงได้รับ Junk และ Spammail ?

Junk และ Spammail จะถูกส่งโดยกลุ่มที่ต้องการโฆษณา ขายผลิตพันธ์ สินค้า บริการ โดยจะทำการส่งเป็นจำนวนมากๆ ไปหลายๆ อีเมล์ซึ่งปัญหา คือ เราจะใช้งาน Mail เพื่อสื่อสารทางธุรกิจและทำงาน, คงไม่มีเวลามากพอที่จะมานั่งลบ Spam mail วันละ 10 ฉบับๆ ทุกๆ วันถ้าคุณได้รับ Spam mail ยอะมากๆ คุณอาจจะอยากเลิกใช้อีเมล์ขององค์กรหรือบริษัทไปเลยแล้วเปลี่ยนไปใช้ฟรีอีเมล์ เช่น @hotmail, @gmail, @yahoo แทน

ฉันจะแก้ไขปัญหา Spam และ Junk Mail ใน Mail Server อย่างไรดี ?

การเพิ่มระบบกรอง Junk, Spam mail ผ่านตัวกรอง (Spam filter)  

โดยทั่วไปแล้ว ปัญหานี้มักจะเกิดกับผู้ที่ใช้งานผ่าน  mail server, vps mail server  ซึ่งคุณอาจจะไปเช่าจาก ผู้ให้บริการ mail server  มาอีกทีโดยผู้ให้บริการ  mail server ในประเทศไทยส่วนมากแทบจะไม่ได้มีการ กรอง spam junk mail อะไรเลย คือ มีใครส่งอะไรมา ก็รับหมดหรือหากมีระบบกรอง spam ก็แทบจะกรองอะไรไม่ได้เหมือนกัน

คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้, โดยเลือกผู้ให้บริการ  Mail Server  ที่มีการติดตั้งตัวกรอง Spam  ที่มีมาตรฐาน, โดยระบบการกรอง Spam ที่มีมาตรฐานสูงจะมีเทคโนโลยีที่จะดักอีเมล์ที่เป็น Spam แต่ะยอมให้ Email ที่มีความสำคัญกับคุณ ผ่าน

การแก้ไขปัญหาด้วยวิธีนี้เป็นเรื่องเข้มงวดมาก สำหรับธุรกิจที่ใช้  mail server ในทวีปยุโรป ซึ่งไม่ต้องการให้มี spam mail  แม้แต่ฉบับเดียวใน inbox ซึ่งมีผู้ให้บริการไม่กี่รายนักในประเทศไทยที่ได้นำเทคโนโลยีดังกล่าวเข้ามาติดตั้งใน mail server  เพราะมีความซับซ้อน ราคาสูง แต่คุณก็ควรให้ความสำคัญหากไม่ต้องการรับ Spam mail  อีกต่อไป และ จะสามารถแก้ไขปัญหา spam junk mail ได้ยั่งยืนกว่าวิธีการอื่นๆ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ  Mail Server  มาตรฐานการจาก Europe 

บอกลาปัญหา spam หรือ junk mail ใน mail server ด้วยท่าไม้ตาย

ระบบกรอง spam และ junk mail ใน mail server ที่มีประสิทธิภาพสูง

ฉันใช้ Mail Server อย่างดี แต่ทำไมมี Spam เพียบ ?

Mail Server ทั่วไปจะมีระบบกรอง Spam และ Junk Mail ที่เป็น Function พื้นฐาน, ซึ่งสามารถกรอง Spam ได้เพียงระดับหนึ่งเท่านั้น, และผู้ที่ส่ง Spam Mail (Spamer) ก็คิดหาวิธีพัฒนาการส่งให้สามารถผ่านการกรองและไปโผล่ใน Inbox ของคุณอยู่เรื่อยๆ, ซึ่ง Mail Server ที่มีระบบกรอง Spam ทั่วไปนั้น ไม่สามารถกรอง หรือ รู้เท่าทันใน Spam ใหม่ๆได้เลย และ ส่งผลให้คุณได้รับ Spam, Junk และ อีเมล์โฆษณาจำนวนมาก

วิธีทำให้ Spam หรือ Junk mail ใน mail server นั้นน้อยลง

ระบบ SpamGuard ระบบกรอง Spam มาตรฐานยุโรป

SpamGuard เป็นระบบกรอง Spam คุณภาพสูง ที่ถูกพัฒนาโดยทีมพัฒนาของ บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด และ ผู้เชี่ยวชาญด้าน Spam จากประเทศเนเธอร์แลนด์ และ วิศวกรเครือข่ายที่มีความเชี่ยวชาญในยุโรป, ซึ่งทำให้ Mail Server คุณได้รับ Spam และ Junk น้อยลงมาก และ แทบจะเป็นศูนย์ ด้วยระบบการเรียนรู้ spam mail อันชาญฉลาด (Self learning), ซึ่งใน ผู้ใช้งานในยุโรปนั้น ซีเรียส กับ Spam mail เป็นอย่างมาก, เพราะหากคุณได้รับ Spam mail เยอะๆ คุณก็คงเลิกใช้งาน mail server ของบริษัทที่ให้บริการในที่สุด, เรามาดูกันว่า Spam Guard นั้นทำงานอย่างไร

1. จะมีการกรองทุกคำ (Word scaning) ในระดับ หัวข้อเมล์ (Subject) เนื้อหาเมล์ (Content) โดยจะวิเคราะห์ว่ามีความเป็นไปได้มากแค่ไหน หรือ มีคำใดคำหนึ่งที่ เข้าข่ายเป็น Spam
   
2. เรียนรู้ Spam อย่างอัตโนมัติ, ระบบ Spam Guard ยังมีการเรียนรู้จากพฤติกรรม การเปิดอ่านอีเมล์ของคุณ, เช่น หากมีอีเมล์ฉบับใดฉบับหนึ่งส่งเข้ามาบ่อยๆ แล้วคุณไม่เคยเปิดอ่านเลย ระบบจะเข้าใจโดยอัตโนมัติว่า อีเมล์ฉบับนั้นเป็น Spam ในครั้งต่อไป เป็นต้น
   
3. สามารถระบุในระบบได้ว่า Email ใดเป็น White list, หาก Email ของผู้ติดต่อคนใดมีความสำคัญมาก, คุณสามารถตั้งในระบบให้เป็น White list, ซึ่งเมื่ออีเมล์นี้ส่งเข้ามาในระบบมันก็จะปล่อยผ่านให้เข้ามาทันที
   
4. ระบุในระบบได้ว่า Email ใดเป็น Black list, ระบบ Spamguard สามารถระบุได้ในระดับ Hostname เช่น @abc.com เป็น Blacklist , ไม่ว่าใครภายใต้ @abc.com จะถูก Block และตีกลับโดยทันที
   
5. วิเคราะห์ความยาวของตัวอักษรในแต่ละประโยค, ระบบกรอง Spam ยังวิเคราะห์ความเป็นไปได้ ถึงความยาวของแต่ละประโยค, หากประโยคใดถูกเชื่อมโยงอย่างไม่เหมาะสม, ระบบก็จะตีเป็น Spam ได้
   
6. วิเคราะห์ขนาดอีเมล์, Spam บางชนิดจะถูกส่งเป็นตัวอักษรที่ยาวมากๆ ติดๆ กัน เช่น โฆษณาเขียนอธิบายถึงสรรพคุณของยาหรือผลิตภันฑ์, ระบบกรอง Spam ยังสามารถตรวจจับในระดับนี้ได้
   
7. กรองไวรัส ที่อาจจะถูกแนบไฟล์ส่งมา, ระบบกรอง Spam จะมีการกรอง File ทุกตัวที่ถูกแนบเข้ามา, และ หากไฟล์แนบไฟล์ใดสุ่มเสียงว่าจะเป็นไวรัส, จะถูก Block โดยทันที

จากผลการทดสอบระบบ Spam Guard กับ Email ประมาณ 7,000 Users ที่เป็นบริษัทในประเทศไทยที่ใช้ภาษาไทยในการสื่อสารผ่านอีเมล์ กับ 100 บริษัท, พบว่าระบบ Spam Guard สามารถทำให้บริษัทบางรายลด Spam ไปได้มากกว่า 99% และ บางบริษัทถึง 99.98%, ซึ่งถือว่าเป็นเทคโนโลยีการกรอง Spam ที่ดีที่สุดระบบหนึ่งของโลก และ ในประเทศไทย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server ที่มีระบบการกรอง Spam ที่ดีที่สุด

ทำไม Mail Server ต้องรับส่งอีเมล์ได้รวดเร็ว (เคล็ดไม่ลับ)

ทำไม mail server ถึงต้องโหลด และ รับ ส่ง อีเมล์ได้เร็ว

ทำไม Mail Server ต้องทำงานได้เร็ว ?

• คุณต้องใช้ในการติดต่อธุรกิจแทบจะ Realtime, หาก mail server ช้า คุณจะต้องเสียเวลานั่งโหลดนานมาก
• หากคุณต้องมานั่งรอโหลด ไฟล์แนบ ที่อยู่ในอีเมล์ เป็นเวลานานๆ คุณก็จะไม่เหลือเวลาไปทำงานอย่างอื่นเลย
• หาก mail server นั้นไม่ดี, คุณอาจจะแทบโหลดอะไรจาก mail server ไม่ได้เลยหรือถึงกับ time out

Mail Server ต้องเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายที่มีความเร็วสูง

mail server ต้องเชื่อมต่อกับระบบ Network ความเร็วสูง

การที่ mail server มีการเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายภายใต้ DataCenter ที่มีมาตรฐานมีการเชื่อมต่อไปยังผู้ให้บริการ Internet Service Provider (ISP) และ มีเครือข่ายในระดับ gigabit จะทำให้ mail server ทำให้คุณเชื่อมต่อไปยัง mail server ได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ให้บริการ mail server ต้องมีการบริหารจัดการที่ดี และ ไม่รับลูกค้ามากเกินไป

ผู้ให้บริการ Mail Server ต้องไม่มีลูกค้ามากเกินไป

ปัญหาส่วนใหญ่ที่พบคือ, ผู้ให้บริการ mail server ขาดการบริหารจัดการที่ดี และ รับลูกค้ามากเกินไปในแต่ละ Server, จึงทำให้ mail server มีการทำงานที่หนักมากเกินไป ซึ่งส่งผลทำให้การทำงานของ mail server นั้นช้า, หรือ บางครั้งอาจจะส่งผลต่อ ความล่าช้า ในการรับส่งอีเมล์, ซึ่งหาก บริษัทผู้ให้บริการ mail server นั้นมีระบบการบริหารจัดการที่ดี ก็จะทำให้ mail server นั้นสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ mail server คุณภาพสูงสุด

ปัญหา Email ตกหล่น หรือ ไม่ได้รับ ในการใช้งาน mail server

อีเมล์ตกหล่น, เกิดจาก Mail Server มีการล่ม หรือ Restart

อีเมล์ถึงตกหล่น หรือ การที่ไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ

อีเมล์ตกหล่น คือ การที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ, หรืิอ บางทีได้รับบ้าง บางครั้งก็ไม่ได้รับ, เป็นปัญหาที่ยากที่จะอธิบายให้คนอื่นเข้าใจ, เพราะมันไม่ได้เกิดปัญหาแบบนี้ตลอด มันเป็นแค่บางช่วงเวลาเท่านั้น, แม้แต่คนที่ทำงานในด้าน IT ก็ไม่สามารถนำปัญหาเหล่านี้ไปเล่าให้ผู้ให้บริการ mail server ได้อย่างถูกต้อง, เพราะก็ไม่รู้จะบอกผู้ให้บริการ mail server ว่ามันเป็นตอนช่วงเวลาไหน (เพราะไม่มีใครคงรู้ว่า ตัวเองไม่ได้รับอีเมล์ตัวไหนบ้าง ในช่วงชั่วโมงนาทีใด) เลยเป็นปัญหาเรื้อรัง ที่จะเกิดขึ้นวันไหนอีกก็ไม่รู้

ปัญหาอีเมล์ตกหล่น, เกิดจาก Mail Server มีปัญหา หรือ ล่ม

สาเหตุของปัญหา Email ตกหล่น

การที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ เกิดจาก, ในช่วงเวลาที่มีอีเมล์ส่งมาหาคุณโดยปกติ Mail Server จะไม่ได้เอาอีเมล์ส่งไปให้คุณโดยทันที, มันต้องเอามาเข้าคิวต่อจากอีเมล์คนอื่นๆ ที่ได้ทำการส่งมาหา User ก่อนหน้านี้ที่อยู่ใน Server เดียวกัน, ซึ่งในช่วงเวลานี้หากคิวอีเมล์ไหนมาก่อนมันก็จะมีหน้าที่เอาไปส่งให้ ผู้รับ (Reveicer), แต่หากอีเมล์ของคุณอยู่ในระหว่างคิว แล้ว Server มีการ "ล่ม" หรือ "Restart"  อีเมล์ของคุณที่อยู่ในคิวมันก็จะหายไปเลย และ นี่คือเหตุผลที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ

สามารถยกตัวอย่างได้ดังนี้ เช่น เมื่อคุณพิมพ์ๆ งานในโปรแกรม Word แล้วอยู่ดีๆ มีเพื่อนมาดึงปลั๊กของคอมพิวเตอร์คุณออก, ข้อมูลที่อยู่ใน word มันก็จะหายไปทันที หากคุณไม่ได้ทำการ Save ไว้

แล้วทำไม  Mail Server ถึง ล่ม หรือ Restart

หากคุณใช้งานระบบอีเมล์ จาก บริษัท ที่มิได้เป็นผู้ให้บริการ Mail Server  โดยตรง, Server เหล่านั้นมักจะถูกตั้งค่าหรือสั่งการโดยอัตโนมัติจากผู้ดูแล server ว่า หากมีช่วงไหน Server ทำงานหนักเกินค่าที่เค้ากำหนดไว้ ก็ Restart ไปเลย, ซึ่งหากระบบอีเมล์ที่คุณใช้งานอยู่นั้นไม่ได้ใช้งานจากผู้ให้บริการที่ให้บริการ Mail Server, คุณก็จะพบปัญหาเหล่านี้ไปเรื่อยๆ และ จะเป็น วันหรือช่วงเวลาไหนก็ไม่รู้ 

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Mail Server ที่มีมาตรฐานอันดับ 1 ของประเทศ