วันพฤหัสบดีที่ 26 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2558

การทำงานของ Spreadsheets บน Google Apps

Spreadsheets คือนวัตกรรมใหม่ของ Google มีลักษณะการทำงานคล้ายๆกับ Excel มีการสร้าง Column Row สามารถใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไปใน Cell ได้ คำนวณสูตรต่างๆ ได้ แต่วิธีการใช้สูตรคำนวณจะแตกต่างจาก Excel

ไม่ต้องติดตั้งที่เครื่อง สามารถใช้งานบน Web ได้ โดยไฟล์จะถูกบันทึกไว้ที่ Server ของ Google ทำให้สามารถเปิดใช้งานได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด เพียงมี Web browser และ อินเตอร์เน็ต สามารถแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นร่วมใช้งานได้ และมีระบบ Real time Save อัตโนมัติ

นอกจากนี้ยังสามารถ Save หรือ Export ออกมาใช้งานกับ Excel ที่เครื่องของเราได้อีกด้วย ทำให้การทำงานสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

[OS X] วิธี Sync ปฏิทินของ Gmail ลงบน Mac
Google Apps สามารถรับ Email ที่ Sender IP ติด Blacklist ได้หรือไม่
วิธีการแชร์ Google Spreadsheets ให้คนอื่น

ความแตกต่างระหว่างดูอย่างเดียวกับแก้ไขได้ในการแชร์ Google Apps
Google Apps สามารถกรอง Spam Junk ได้แม่นยำแค่ไหน

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

เมื่อ email โดน hack หรือถูกตั้ง filter

ระบบฟิลเตอร์ เป็นระบบหนึ่งที่อยู่ในระบบอีเมล์ ฟิลเตอร์เปรียบเสมือนตัวกรอง ที่ทำหน้าที่กรองอีเมล์ ที่จะส่งเข้ามาหาเรา โดยสามารถตั้งค่าได้ว่าจะจัดการกับอีเมล์ที่ผ่านเข้ามาอย่างไร

ดังนั้น หากแฮกเกอร์สามารถเจาะเข้ามาในระบบได้ แล้วเข้าไปปรับเปลี่ยนฟิลเตอร์ของคุณ การรับอีเมล์ของคุณจะเปลี่ยนไปทันที และการเปลี่ยนแปลงฟิลเตอร์นี้อาจสร้างความเสียหายให้แก่คุณได้ คุณอาจพลาดอีเมล์สำคัญ และยิ่งไปกว่านั้นอาจทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจมากมาย

เปลี่ยนพาสเวิร์ดเป็นประจำ เพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูล

แค่เปลี่ยนฟิลเตอร์จะทำให้เกิดความเสียหายได้จริงหรอ?

ที่จริงแล้ว ฟิลเตอร์ถูกสร้างมาเพื่อช่วยในการช่วยจัดการ จัดระเบียบการรับส่งอีเมล์ของเรา แต่เมื่อฟิล-เตอร์ไปตกอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี จึงทำให้ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนฟิลเตอร์นั้นเลวร้าย

ยกตัวอย่างเช่น นายA และนายB เคยติดต่อกันทางอีเมล์ได้อยู่เสมอ แต่แล้ววันหนึ่ง นายA และนายB ก็ไม่สามารถติดต่อกันได้ เพราะถูกแฮกเกอร์แฮกระบบแล้วนั่นเอง จากนั้นแฮกเกอร์ก็ได้ดำเนินการ ปรับเปลี่ยนฟิลเตอร์ ให้ลบอีเมล์ที่ส่งมาจากนายB ทั้งหมด และเอื้อประโยชน์ให้ตัวเองโดยกำหนดให้อีเมล์ที่ส่งมานั้นถูกส่งต่อไปให้แฮกเกอร์ ทำให้แฮกเกอร์รู้ความเคลื่อนไหว และข้อมูลสำคัญของทั้งคู่ตลอดเวลา ซึ่้งในการทำธุรกิจแน่นอนว่าต้องมีบางอย่างที่เป็นความลับ หากเมื่อความลับรั่วไหลออกไปย่อมก่อให้เกิดผลเสียต่อบริษัทไม่มากก็น้อย

ดังนั้น หากคุณเคยติดต่อกับคนใดได้ แล้วอยู่ๆเกิดไม่สามารถส่งได้ เมื่อสามารถกลับมาใช้งานได้อีกครั้ง อย่าลืมตรวจสอบชื่ออีเมล์ของบุคคลนั้นๆอย่างละเอียด ว่าใช่ตัวจริงหรือไม่ บางครั้งแฮกเกอร์จะอาศัยทำการปรับเปลี่ยนตัวอักษรแค่ไม่กี่ตัวเท่านั้น ซึ่งหากคุณมองเผินๆ อาจจะไม่รู้เลยว่ามีบางอย่างเปลี่ยนไป

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

วิธีการแชร์ Google Spreadsheets ให้คนอื่น

ในการแชร์ Google Spreadsheets สามารถกำหนดคุณสมบัติในการแชร์แต่ละครั้งได้ ซึ่งป้องกัน การแก้ไข หรือ เปลี่ยนแปลงเอกสาร ของการแชร์ในแต่ละครั้งแก่บุคคล

เงื่อนไขในการแชร์ Google Spreadsheets แต่ละหัวข้อ

ปิด-บุคคลที่ระบุเท่านั้นที่สามารถเข้าถึง คือ การปิดการเข้าถึงของ Google Spreadsheets แม้บุคคลนั้นจะมี Link ของ Google Spreadsheets ก็ตาม เมื่อเข้าใช้งานแล้ว Google Spreadsheets จะบังคับให้เราใส่ Username Password ในการเข้าถึง จึงป้องกันการเข้าถึง ของบุคคลอื่นได้
ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไข คือ ทุกคนที่มีลิงก์ของ Google Spreadsheets จะสามารถทำการแก้ไขข้อมูลเปลี่ยนแปลงได้ ทุกรูปแบบ
ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแสดงความคิดเห็น คือ การแชร์ลิงก์ไปเพื่อทำการดูเอกสาร ไม่สามารถแก้ไขได้ แต่สามารถแสดงความคิดเห็น กับเอกสารนั้นได้ เมื่อมีการแสดงความคิดเห็น จะมีการแจ้งเตือนไปถึงผู้ที่ใช้งาน Google Spreadsheets ผู้ใช้สามารถเปิดดูความคิดเห็นได้

4. ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดู คือ ดูได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้ทั้งสิ้น

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

Email เต็มต้องทำยังไง

สาเหตุหลักที่พบเป็นประจำเวลาที่ส่งอีเมล์ไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ คือ อีเมล์ของผู้รับเต็ม

ทำไมอีเมล์ถึงเต็ม

โดยปกติ ผู้ให้บริการอีเมล์จะกำหนดพื้นที่การใช้งานให้ผู้ใช้งานไว้แล้ว เช่น กำหนดพื้นที่ให้ใช้งานได้ 500 MB หากผู้ใช้ ไม่ลบอีเมล์ออกเลย จะทำให้พื้นที่จัดเก็บอีเมล์ของคุณเต็ม เมื่อมีอีเมล์ส่งเข้ามา จะไม่สามารถรับอีเมล์ได้อีก เป็นต้น

ตรวจสอบพื้นที่ใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จะได้ไม่พลาดอีเมล์สำคัญ

ดังนั้นหากคุณส่งอีเมล์ แล้วปลายทางแจ้งกลับมาว่าไม่ได้รับ เบื้องต้นให้ลองตรวจสอบกับปลายทางของคุณก่อนว่า พื้นที่จัดเก็บอีเมล์ของปลายทางเต็มหรือไม่ หากพื้นที่จัดเก็บเต็มให้ทำการลบอีเมล์ที่ไม่สำคัญทิ้งไปบ้าง เมื่อมีอีเมล์ใหม่เข้ามาจะได้สามารถรับอีเมล์นั้นได้

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

ส่งอีเมล์ไม่ถึง เพราะไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง

คุณอาจจะสงสัยว่า "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" หมายความว่ายังไง ในเมื่อผู้รับแจ้งคุณว่าเขาไม่ได้รับอีเมล์ที่คุณส่ง ผู้รับต้องมีตัวตนแน่นอน ใช่ค่ะ คุณคิดถูก แต่ก็มีหลายสาเหตุที่ทำให้เกิดกรณี "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" เช่นกัน

รายชื่อไม่มีอยู่จริง ทำให้ไม่มีใครได้รับอีเมล์

สาเหตุที่ทำให้ "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" มีดังนี้

1. ได้รับชื่อบัญชีอีเมล์มาผิด

คุณอาจจดชื่อบัญชีอีเมล์มาผิดทำให้ไม่สามารถส่งอีเมล์ไปยังผู้รับได้

2. พิมพ์ชื่อบัญชีอีเมล์ผิด

ขณะพิมพ์รายชื่อ ตรวจสอบรายชื่อให้เรียบร้อยอีกครั้งก่อนส่ง ว่ารายชื่อที่คุณระบุนั้นถูกต้องหรือไม่

3. บุคคลที่ต้องการติดต่อเปลี่ยนบัญชีอีเมล์แล้ว

หากคุณไม่ค่อยได้อีเมล์ติดต่อหากัน มีความเป็นไปได้สูงที่ข้อมูลรายชื่อบัญชีอีเมล์จะไม่ได้รับการอัพเดต บุคคลที่คุณต้องการติดต่ออาจเปลี่ยนชื่อบัญชีอีเมล์ไปแล้วก็เป็นได้

4. บุคคลที่ต้องการติดต่อลาออกจากบริษัทนั้นไปแล้ว

บางครั้งหากบุคคลที่คุณต้องการติดต่อ ลาออกจากบริษัทนั้นๆไปแล้ว ทางบริษัทอาจจะลบบัญชีอีเมล์นั้น แล้วเปลี่ยนเป็นบัญชีใหม่สำหรับคนใหม่แทน ทำให้คุณไม่สามารถติดต่อบุคคลที่ต้องการได้

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี