[Outlook for mobile] วิธีการเพิ่มอีเมลสำหรับธุรกิจลงบน Outlook

วิธีการเพิ่มอีเมล์สำหรับธุรกิจลงบน Outlook

ดาวน์โหลด Application Outlook ลงในมือถือที่ App Store 

เมื่อเปิด Application Outlook  

เลือก Add Account

เลือก Account Type: IMAP

กรอกรายละเอียดของบัญชีอีเมล์

ตั้งค่า IMAP Incoming Mail Server

IMAP Hostname : imap.(ชื่อโดเมน).com

Username : (ชื่อบัญชีอีเมล์เต็ม ๆ เท่านั้น)

Password : (รหัสผ่านของอีเมล์)

ตั้งค่า IMAP Outgoing Mail Server

IMAP Host Name : smtp.(ชื่อโดเมน).com

Username : (ชื่อบัญชีอีเมล์เต็ม ๆ เท่านั้น)

Password : (รหัสผ่านของอีเมล์)

เมื่อเพิ่มบัญชีสำเร็จ จะมีหน้าต่างแทรกขึ้นมา แจ้งว่า Unable to log in

Secure connection unavailable. Would you like to login anyway? ให้กด Login (Anyway)

เพิ่ม Account ใหม่สำเร็จ

เข้าใช้งานได้ทันที โดยการเลือกแทบเมนู 'Mail' ด้านล่างจอ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
Email Hosting/Server Service Provider

วิธีการดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรม TeamViewer ลงบนคอมพิวเตอร์

วิธีการดาวน์โหลด TeamViewer มีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าเว็บไซต์ www.teamviewer.com

2. กดปุ่ม "ดาวน์โหลด TeamViewer"

3. เปิดไฟล์ที่ทำการดาวน์โหลดมา ติดตั้งตามภาพ จากนั้นกดปุ่ม Accept-finish

เลือกที่ Personal/Non-commercial use เท่านั้น

4. เมื่อติดตั้งเสร็จ หน้าจอจะโชว์หน้าต่างการใช้งาน TeamViewer

ในส่วนนี้เราสามารถแจ้ง Your ID, Password ที่อยู่ด้านซ้ายให้กับเจ้าหน้าที่ที่จะรีโมทมาที่คอมพิวเตอร์เราได้เลย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้นำด้านการบริการ Email Support ที่ดีที่สุด

[Thunderbird] วิธีการ Sync Contacts ของ Gmail Account

มีผู้ใช้งานหลายรายที่ทำงานในองค์กรใหญ่ ๆ แล้วมีปัญหาต้องคอย Update รายชื่อผู้ติดต่ออยู่ตลอดเวลา ทำให้บัญชีอีเมล์ของบางองค์กรก็มี Contacts ของใครของมันทำให้ยากต่อการจัดระบบระเบียบ

วันนี้ผู้เขียนมีวิธีการใช้ Google Account ให้เป็นประโยชน์มากขึ้น แม้ว่าระบบอีเมล์สำหรับองค์กรที่เราใช้งานอยู่จะไม่ได้มีฟังก์ชั่นที่รองรับการ Shared รายชื่อผู้ติดต่อได้ แต่ว่าเราก็สามารถนำ Free Email มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ โดยไม่เสียเงินสักบาท

เรามาดูขั้นตอนการตั้งค่ากัน

1. ไปที่ Settings > Add-ons

ไปที่ช่องค้นหา และพิมพ์ว่า "gContactSync"
เมื่อพบแล้วให้กดปุ่ม 'Install'

2. ติดตั้ง Add on ลงบนโปรแกรม

ภาพซ้าย: คลิกที่ปุ่ม 'Accept and Install...'
ภาพขวา: คลิกที่ Restart

3. Log in ด้วยบัญชี Gmail Account

ภาพซ้าย: ใส่ชื่อบัญชีอีเมล์ และรหัสผ่าน (Gmail account เท่านั้น)
ภาพขวา: เลือกบัญชีอีเมล์ที่อยู่ในโปรแกรมอยู่แล้ว ถ้ายังไม่มีก็เลือก Use a new account)
จากนั้นกดปุ่ม 'Continue'

4. เลือกประเภทการ Sync

ตั้งค่าให้โปรแกรม Sync แบบ Read-only (กรณีที่ User เผลอไปกดลบ รายชื่อใน Gmail.com ก็จะไม่หาย)
กดปุ่ม 'Done' และ 'อนุญาต' ตามภาพ

5. โปรแกรมทำการ Sync รายชื่อผู้ติดต่อแล้ว

โปรแกรมจะ Sync รายชื่อลงมาที่ Address Book ของ Thunderbird
เราสามารถกดคลิกขวาที่บัญชีอีเมล์และคลิก Sync Now ได้โดยให้ผลลัพธ์เหมือนกัน

หมายเหตุ: ขั้นตอนที่ 4 สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าได้ตามความต้องการของเรา

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ระบบอีเมล์ที่มีประสิทธภาพ และเสถียรภาพสูง

[Outlook] วิธีการตั้งค่าเพื่อเปลี่ยน Font และสีตัวอักษรเมื่อกด Reply/Forward

วิธีการตั้งค่าเพื่อเปลี่ยน Font และสีตัวอักษรเมื่อกด Reply/Forward ทำได้ง่ายๆดังนี้

1. ไปที่ File >> Options

2. เลือก mail จากนั้นไปที่ Stationery and Fonts (กรอบสีแดง)

3. ในส่วนของ Replying or Forwarding คลิกที่ Font

4. จะปรากฏ pop up ดังภาพ เลือกปรับแต่ง Font และสีตามต้องการ จากนั้นกด OK

5. เมื่อกด Reply Email ตัวอักษรจะเปลี่ยนไปตามที่ตั้งค่าไว้เมื่อสักครู่

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีใช้ Flag หรือ ธงแดง ในโปรแกรม Microsoft Outlook คือ อะไร และ ใช้งานอย่างไร
• วิธีการตั้งลายเซ็น/ข้อความลงท้ายอีเมล์บนโปรแกรม Microsoft Outlook
• วิธีการสร้าง Tasks
• วิธีป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งไฟล์แนบ Winmail.dat ไปยังผู้รับ

บริการ Mail Server สำหรับธุรกิจคุณภาพสูง รวดเร็ว

ในบริษัท ควรมีอีเมล์ของแผนกใดบ้าง

การใช้งานอีเมล์บริษัท นอกจากจะช่วยให้บริษัท ดูมีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังเพิ่มความเป็นระเบียบในการทำงาน การจัดการอีเมล์ตามแผนกของบริษัท จะทำให้แต่ละแผนกนั้น สามารถโฟกัสงานของตนได้อย่างสะดวก และประสานงานกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เรามาดูกันว่า ในบริษัทควรมีอีเมล์ของแผนกใดบ้าง

1. บัญชี  ช่วยจัดระเบียบ รายละเอียดต่างๆได้ง่ายขึ้น ข้อมูลไม่กระจัดกระจายหรือสูญหาย สามารถประสานงานกับแผนกอื่นๆได้ง่ายยิ่งขึ้น

2. การตลาด จัดซื้อและเซลล์ เนื่องจากเป็นส่วนที่ต้องติดต่อกับลูกค้าเป็นหลัก การใช้งานอีเมล์บริษัท จะเพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่อซื้อขาย และยังเป็นระเบียบในการทำงานอีกด้วย

3. ไอที และแอดมิน เป็นแผนกที่ควรมีอีเมล์ของตัวเอง ด้วยลักษณะการทำงานที่ต้องมีการทำงานร่วมกับทุกๆฝ่ายในบริษัท จะช่วยให้สามารถประสานงานกับแผนกอื่นๆได้ง่ายขึ้น

4. กราฟิก เราะการทำงานของกราฟิกนั้น ย่อมมีการทำงานหลายขั้นตอนกว่าจะได้ผลสรุปในงานแต่ละชิ้น ต้องมีการตรวจงานและแก้งานหลายครั้ง กว่าจะได้งานที่สมบูรณ์ การส่งงานทางอีเมล์ไม่ว่าจะส่งภายในแผนก หรือส่งให้ลูกค้าตรวจสอบ จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

5. ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบุคคลเป็นอีกฝ่ายที่ควรให้ความสำคัญในการใช้งานอีเมล์ เพราะการรับสมัครงานในปัจจุบัน มักมีการคัดเลือกผู้เข้าสมัคร โดยพิจารณา resume เบื้องต้นก่อนเรียกสัมภาษณ์หรือมีการกรอกข้อมูล แนบเอกสารผ่านระบบอินเตอร์เน็ตและทางอีเมล์เป็นหลัก

ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างการนำอีเมล์ไปใช้งานในแต่ละแผนกเท่านั้น ซึ่งในการเลือกใช้ ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทว่ามีแผนกใดบ้าง และนำระบบอีเมล์ไปปรับใช้ให้เหมาะสม เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการติดต่อสื่อสาร ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ทำให้การทำงานนั้นสะดวกสบายและราบรื่นยิ่งขึ้น

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

Technology Land Co., Ltd.

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการระบบอีเมล์สำหรับองค์กรของประเทศไทย

เมื่อพนักงานในองค์กรลาออก ควรทำอย่างไรกับระบบอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

เมื่อมีพนักงานในองค์กรลาออก ปัญหาที่มักจะพบโดยส่วนใหญ่ คือ User ไม่ประสานงานใด ๆ ไว้ให้กับฝ่าย/แผนก  บางรายเข้าไปลบข้อความในบัญชีอีเมล์ของตนเองก่อนที่ตนจะลาออก ทำให้การประสานงานนั้นขาดตอนไป หรือบางรายร้ายกว่านั้น คือ นำบัญชีอีเมล์บริษัท ไปติดต่อซื้อของ ทำธุรกิจของตนเอง

แต่ปัญหาหลัก ๆ คือ Admin ไม่รู้ว่าควรทำอย่างไร เมื่อมีพนักงานลาออกไป แล้วถ้ามีลูกค้าติดต่อเข้ามาที่บัญชีอีเมล์ของพนักงานท่านนั้น แล้วเราจะขาดการติดต่อสื่อสารหรือไม่ สิ่งสำคัญที่ Admin ควรดำเนินการ คือ เราต้องจัดการกับระบบอีเมล์ที่พอทำได้ในขณะนั้นให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

1. เปลี่ยนรหัสผ่านของเจ้าของบัญชีอีเมล์ที่ลาออก

การเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นหนึ่งในวิธีการแรกที่ต้องดำเนินการหากพนักงานลาออก เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลขององค์กรรั่วไหล และเป็นการระงับการประพฤติของ End-users กรณีมีประวัติการลาออกที่ไม่ดีนัก เราสามารถทำได้ง่าย ๆ โดย Access ผ่านระบบ Admin ของระบบอีเมล์ที่เราใช้งานอยู่

วิธีเปลี่ยนรหัสผ่านด้วยระบบ SMARTAdmin

2. ตั้ง Auto Forward ไปยังบัญชีอีเมล์ที่ใช้งานปัจจุบัน

วิธีตั้งค่า Forwarder ด้วยระบบ SMARTAdmin

กรณีนี้เหมาะกับพนักงานที่ตำแหน่งหรือมีความรับผิดชอบสูง เช่น ผู้บริการ ผู้จัดการ เซลล์ คนที่ต้องประสานงานกับลูกค้า หรือ Supplier บ่อย ๆ พวกเขาเสมือนเป็นผู้กุมอำนาจทางการตลาดขององค์กรท่านเลยทีเดียว ดังนั้นเมื่อบัญชีอีเมล์ของพนักงานที่ลาออกจะต้องถูกปิดลง เราสามารถตั้งค่าให้ข้อความขารับส่งออกอัตโนมัติไปยังผู้ประสานงานแทนได้

เช่น นาย A ลาออก แล้ว นางสาว B มารับผิดชอบงานแทน

Admin ควรจะตั้ง Auto Forward ให้ข้อความขาเข้าของบัญชีอีเมล์นาย A ส่งต่อไปยังบัญชีอีเมล์ของนางสาว B ด้วย เพื่อไม่ให้ขาดการติดต่อสื่อสาร

3. ตั้ง Auto Reply ที่บัญชีอีเมล์ของพนังงานที่ลาออก เพื่อแจ้งว่าผู้ส่งว่ามีการเปลี่ยนบัญชีอีเมล์แล้ว หรือไม่ได้ใช้บัญชีอีเมล์นี้แล้ว

วิธีตั้งค่า Auto reply / Auto-responder ด้วยระบบ SMARTAdmin

Admin สามารถทำ Auto Responder เพื่อแจ้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติว่า นาย A ได้ลาออกไปแล้ว ถ้าจะติดต่อให้ติดต่อผ่านทางบัญชีอีเมล์ของนางสาว B แทน เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าบัญชีอีเมล์ที่เขากำลังติดต่ออยู่นั้นจะไม่ได้ใช้งานต่อไปในอนาคตแล้ว หรือเปลี่ยนผู้ประสานงานเป็นบัญชีอีเมล์อื่นแทน

การตั้งค่าตาม 3 วิธีดังกล่าว เป็นการช่วยให้ Admin สามารถจัดการระบบอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ซึ่ง Admin สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกระบบบนโลกนี้

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

Technology Land Co., Ltd.

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการระบบอีเมล์สำหรับองค์กรของประเทศไทย

[OX-P] วิธีการตั้งค่า Filter/Rule เพื่อย้ายอีเมล์ที่ไม่ใช่สแปม ออกจาก Spam Folder

แม้ว่าระบบอีเมล์จะมีการกรองที่มีประสิทธิภาพก็ตาม แต่ทุกอย่างไม่มีคำว่า "สมบูรณ์" ความผิดพลาดใน Logic ของการกรองสแปมในระบบทุกระบบก็อาจเกิดขึ้นได้โดยไม่ได้ตั้งใจของโปรแกรมเมอร์ ในฐานะที่เราเป็น End-users เมื่อเรารับข้อความอีเมล์มาจากเพื่อนหรือคนรู้จัก แต่อีเมล์ดังกล่าวกลับเข้าไปอยู่ใน Spam Folder โดยไม่ได้ตั้งใจ เราจึงต้องมาเรียนรู้เทคนิคการย้ายอีเมล์จาก Rule/Filter สักหน่อย
มาดูภาพประกอบกัน

1. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีอีเมล์บริษัท

1. Settings
2. Advaced Settings
3. Mail Filter Rules
4. Add new rule

2. เพิ่ม Rule ในการตั้งค่า

1. ตั้งชื่อ Rule name
2. คลิกเพิ่มเงื่อนไข Add condition

3. สร้างเงื่อนไข และ Actions

1. เลือกเงื่อนไข Sender/From > Contains > ใส่ชื่อโดเมนหรืออีเมล์ที่ไม่ใช่ Spam
2. เพิ่ม Actions เลือก Move to folder > INBOX
3. กด Save

4. กรณีที่ต้องการใส่ชื่อโดเมนหรืออีเมล์ที่มากกว่า 1 บัญชีใน 1 Rule

เลือก Apply rule if any condition is met.
เพิ่ม Conditions: Sender/From > Contains > ใส่ชื่อบัญชีอีเมล์หรือโดเมนเพิ่มลงไป
จากนั้นกด Save

5. เมื่อสร้าง Rule เสร็จเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏชื่อ Rule ดังภาพ

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม / แก้ไข / ลบ Rule ได้ตามต้องการ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ระบบ Spam Filter เพื่อเรียนรู้ Spam Mail อัตโนมัติ คือ อะไร ?
[MD OX] วิธีการแนบไฟล์บนหน้าเว็บเมล์
[MD OX][Webmail] วิธีการเปลี่ยน Email Password
[MD OX][Webmail] การใช้งานผ่านอีเมล์ผ่าน Browser
[MD OX] วิธีการเช็ค Email quota หรือ Disk storage บนเว็บเมล์
[OX-P] วิธีการตั้งค่า Filter/Rule สำหรับแยก Sender ที่เป็นสแปมจากหน้าเว็บเมล์
[Outlook] วิธีย้ายอีเมล์ที่เข้า Junk E-mail ลงใน Inbox แบบถาวร

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting ที่มีระบบ Spam Filter ที่สามารถเรียนรู้อัตโนมัติด้วยตนเอง