Email Server คืออะไร ทำงานอย่างไร

การทำงานของ server email

Server Email คือ 

คือ เครื่อง Server ที่ทำหน้าที่ในการเก็บข้อมูล Email รับส่ง Email ภายในองค์กรและส่งไปนอกองค์กร ซึ่งในองค์กรขนาดใหญ่มักจะทำ server email ด้วยตนเอง แต่บริษัทขนาด เล็ก-กลาง มักจะจ้างผู้ให้บริการ server email เป็นผู้ดำเนินการให้เนื่องจากต้องมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ และ เงินทุนในการซื้อและดูแลเครื่อง server email จำนวนมาก

หากไม่มี server email ?

การส่งเอกสารต้องใช้เวลาจำนวนมาก หากไม่มี server email

รูปแบบการรับส่งข้อมูลในสมัยเก่าที่ยังไม่มี server email, ต้องทำการ Prtint ข้อมูลออกมาเป็นกระดาษ และนำกระดาษแต่ละใบขนส่งไปยังปลายทาง ซึ่งทำให้เสียเวลา ไม่คล่องตัว เปลืองหมึก และกระดาษ 

การทำงานของ server email

server email สามารถแนบไฟล์ และ รับส่งข้อมูลภายในไม่กี่วินาที

หากเรามี server email เราจะสามารถรับส่งข้อมูลจำนวนมาก เช่น ไฟล์แนบ Excel, Word, PDF หรือไฟล์รูปภาพ ภายในเวลาไม่กี่วินาที ผู้รับก็ได้รับข้อมูล และยังสามารถโต้ตอบกันไปมาได้อย่างคล่องตัวและรวดเร็ว


บทความโดย บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้่บริการ server email อันดับ 1 ของประเทศ

วิธีการแยกหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์ (อย่างง่ายที่สุด)

วิธีการแยกหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์ (อย่างง่ายที่สุด)

วิธีแยกหน้าเอกสารนี้หมายถึง มี PDF File อยู่หลายหน้าเช่น ในไฟล์ pdf มีเนื้อหาประมาณ 20 หน้า แต่ต้องการแนบไฟล์เป็น 2 ไฟล์ เพื่อส่งอีเมล์

โดยตัวอย่าง ไฟล์แรกให้เอกสารมีหน้าที่ 1-10 และไฟล์ที่ 2 ให้เอกสารมีหน้าที่ 11-20
ซึ่งวิธีทำจะคล้าย ๆ การลบหน้า PDF ออกโดยใช้หลักการเดียวกัน

1. นำไฟล์ที่ต้องการส่ง ทำการ Copy ให้ได้เป็น 2 ไฟล์

2. ในไฟล์แรกให้ทำการลบหน้าตั้งแต่ 11-20 ส่วนไฟล์ที่ 2 ให้ทำการลบหน้าที่ 1-10

3. เพียงแค่นี้ก็จะได้ไฟล์ PDF ออกมา 2 ไฟล์ ที่แยกหน้าเอกสารตามต้องการ วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ซึ่งในบางกรณีอาจจะจำเป็นต้องใช้งานจริงก็ได้

ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง
วิธีการลบหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง Mail Server อันดับ 1 ของไทย

วิธีการลบหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์

การส่งอีเมล์ในระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ หากในการส่ง PDF File ในหนึ่งไฟล์ ที่ประกอบด้วยเอกสารหลายหน้า บางหน้าเอกสารเราอาจไม่ต้องการส่งก็สามารถลบได้ โปรแกรมอย่าง Adobe Acrobat สามารถลบหน้าเอกสารได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องเสียเวลาทำการ Combine ไฟล์ใหม่

วิธีการลบหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์

1. เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการส่งขึ้นมา จากนั้นกดไปที่ไอคอน Delete สัญลักษณ์ที่ลูกศรสีแดงชี้ไว้

2. ระบุหน้าเอกสารที่เราต้องการลบ เช่น ต้องการลบ หน้า 2 ให้กรอกตัวเลข From: 2 to: 2

    เมื่อเสร็จแล้วคลิก OK

3. โปรแกรมจะถามซ้ำอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าต้องการลบหรือไม่ หากต้องการลบ คลิกที่ Yes

4. หน้าที่ทำการเลือกลบก็จะหายไป เหลือเพียงหน้าที่ต้องทำการส่งหรือใช้งานเท่านั้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธี Save File Powerpoint เป็น PDF เพื่อใช้ในการส่ง Email
• วิธี Save File Excel เป็น PDF เพื่อใช้ในการส่ง Email
• วิธี Save File Word เป็น PDF เพื่อใช้ในการส่ง Email
• วิธีตั้ง Password ไฟล์ PDF เพื่อใช้ในการส่งอีเมล์ที่ต้องการความลับสูง
• ใช้กล้องเครื่อง Mac ถ่ายลายเซ็น แล้วใส่ลงใน PDF ได้เลย เจ๋งสุดๆ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

บริการ Mail Server สำหรับธุรกิจคุณภาพสูง รวดเร็ว

วิธีการรวมหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล

วิธีการรวมหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล

ในการแนบไฟล์ PDF Files หลาย ๆ ไฟล์ในข้อความ 1 ฉบับ อาจทำให้เกิดการยุ่งยาก สับสนและล่าช้าในการแนบ วิธีต่อไปนี้เป็นการรวม PDF File จำนวนหลาย ๆ File เพื่อให้เป็นไฟล์เดียวสะดวกในการแนบ ประหยัดเวลา และการดาวน์โหลดไฟล์ไม่ยุ่งยากสำหรับผู้รับไฟล์แนบ

 1. ทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการแนบให้ทำการคลุมดำ

2. จากนั้นคลิกเมาส์ขวา และ เลือกไปที่ Combine supported file in Acrobat...

3. ในหน้า Combine Files 

1. ในหน้านี้สามารถทำการ Move File หรือ ลบ สามารถกำหนดการเรียงหน้าได้ตามใจชอบ
   เมื่อจัดเรียงไฟล์สำเร็จแล้ว ให้คลิกไปที่ Combine Files

4. ในขณะไฟล์ที่ทำการ Combine Files เสร็จเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏหน้า Save As เพื่อกำหนดตำแหน่งในการ Save

1. กำหนด Directory ที่ต้องการบันทึกไว้
2. สามารถทำการเปลี่ยนชื่อไฟล์ (ชื่อเริ่มต้นที่โปรแกรมตั้งไว้จะเป็น Binder1.pdf)
3. เมื่อกำหนดส่วนต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว จากนั้นคลิกที่ Save

4. หลังจากที่ทำการ Save เรียบร้อยแล้ว ไฟล์ก็จะไปอยู่ที่ Directory ที่ทำการกำหนดไว้(ในภาพตัวอย่างใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นที่โปรแกรมตั้งไว้ให้ Binder1.pdf)

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมลโฮสติ้ง Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[TL GoCloud][Spam panel] Protection Report (รายงานการป้องกัน)

ในส่วนของ Protection Report จะแสดงรายงานการตรวจจับ Spam, Virus, Blacklist ของทั้งโดเมน

PROTECTION REPORT

Periodic domain report

เราสามารถตั้งค่าให้ระบบส่ง Report เป็นไฟล์ pdf ได้
และยังสามารถตั้งให้ส่งมาทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ ที่ Report Frequency ได้ด้วย

การตั้ง Report Frequency เป็นแบบ Daily ระบบจะส่งรายงานมาทุกวัน ประมาณช่วงบ่ายของทุก ๆ วัน

ลักษณะ Report ที่ระบบส่งมา

ทำไมพื้นที่อีเมล (Mailbox) จึงมีความสำคัญ

ความสำคัญของพื้นที่การใช้งานของอีเมล์ (Email Storage)

พื้นที่การใช้งานของ Email นั้นสำคัญมากแค่ไหน และเท่าไหร่ถึงจะพอสำหรับเรา ให้คุณคิดว่า คุณรับ Email และส่ง Email วันละกี่ฉบับ โดยการใช้งานทางธุรกิจ ทั่วไป จะใช้งาน Email ประมาณ 0.2-0.5 MB / วัน  (โดยประมาณ)  เท่ากับว่าหากเราใช้งาน 1 ปี จะกินพื้นที่ 500 MB

แต่หากเป็นการใช้งาน Email ที่ใช้ในการติดต่อและรับส่งเอกสารไฟล์งาน โดยเฉพาะ PDF (เอกสาร), JPG(รูปภาพ) หรือใช้งานหนักๆ อาจจะใช้งาน ถึงวันละ 2 MB / วัน  (โดยประมาณ)  เท่ากับว่าหากเราใช้งาน 1 ปี Mailbox จะมีพื้นที่ประมาณ 1700-2000 MB  (1.7-2 GB)

หลังจากนั้นพื้นที่ Mailbox เราจะเต็ม เราก็ต้องคอยมาลบ Email เก่า ๆ ทิ้ง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ล้วนทำให้เสียเวลา และ อาจจะเกิดข้อผิดพลาด ที่เราจะไปลบ Email ที่มีความสำคัญทิ้งไปโดยไม่ตั้งใจ

ดังนั้น Users ส่วนใหญ่จึงเริ่มหันมาใช้งาน Email ผ่านโปรแกรม Client ที่สามารถ Copy message บน Server มาไว้ที่อุปกรณ์ของเราได้ โดยเลือกใช้ประเภทบัญชี POP3

ไม่มีใครอยากลบ Email จริงๆ หากไม่จำเป็น
ดังนั้นพื้นที่การใช้งาน Email ของคุณต่อ 1 user ควรมีพื้นที่ มากกว่า 1 GB ซึ่งพอที่จะใช้งานได้ 1-2 ปีโดยที่ไม่ต้องลบ และ ทำให้คุณไม่ต้องคอยเสี่ยงที่จะไปลบข้อความที่มีความสำคัญออกด้วย

เว้นแต่เราจะเลือกใช้อีเมลผ่านโปรแกรม Client ที่สามารถตอบโจทย์ Users ที่รับข้อความปริมาณมากได้
ซึ่งก็เป็นอีกทางเลือกที่ฉลาดพอสมควร


ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง
เราจะรู้ได้อย่างไรว่า พื้นที่ในอีเมล์เราใช้ไปเท่าไหร่แล้ว
จะดูพื้นที่ใน Mailbox ต้องทำอย่างไร
อาการที่บอกว่า Email ที่คุณใช้อยู่นั้นเต็มแล้ว (Full Email)
วิธีตั้งค่าลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP) 

บทความโดย 
MailDee.com
ผู้นำระบบ Email Hosting สำหรับธุรกิจ คุณภาพสูงสุด