Mail Server ที่ได้รับการยอมรับ

วันอังคารที่ 4 มีนาคม พ.ศ. 2557

[Outlook] วิธีสร้าง Rule เพื่อจัดประเภทข้อความใน Inbox ให้เป็นระเบียบ (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย)


   
เครื่องมือ "Rule" คืออะไร 

Rule คือ การสร้าง กฏ หรือ เงื่อนไข ต่าง ๆ ให้อีเมลล์ของเรา ซึ่งมีวิธีการสร้างเงื่อนไขที่แตกต่างกันออกไป

ในที่นี้ คือ การสร้างเงื่อนไขให้อีเมล์ขาเข้าจัดกลุ่มข้อความว่า ข้อความที่ถูกส่งมาจะเข้าไปอยู่ที่ Folder ใด ซึ่งผู้ใช้หลายรายมีปัญหาการจัดการเกี่ยวกับการแยก Account แต่ละบริษัท 

Microsoft Outlook มีเครื่องมีที่ทำให้สะดวกมากยิ่งขึ้น มีระบบจัดการเกี่ยวกับการแยก Account โดยตรง ซึ่งบทความนี้เป็นประโยชน์แก่ผู้เริ่มใช้ Outlook เพราะจะทำให้ระบบ การรับอีเมลล์ของคุณมีระเบียบการใช้งานตั้งแต่แรก ตัวอย่างการแยก Account เช่น กำหนด Rule ให้อีเมล์ name@emailcompany.com เมื่อส่งข้อความที่เข้ามาหาเราให้ Move ข้อความนั้นไปอยู่ที่ Folder ชื่อ Email company เลย (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย) เป็นต้น

วิธีตั้ง Rule เพื่อจัดประเภทข้อความใน Inbox ให้เป็นระเบียบ (แยกตามลูกค้า/ผู้จำหน่าย)


คลิกขวาที่ Inbox แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์

ในช่อง Name:  ให้ใส่ชื่อที่ผู้ใช้ต้องการตั้ง เช่น บริษัทของลูกค้า/Supplier

ไปที่แถบเครื่องมือ เลือกไปที่ Rules จากนั้นเลือก Manager Rules & Alert...

เลือก New Rule...  คลิก OK

หน้าต่าง Rules Wizard 
Step 1 เลือก 
Move Messages from someone to a folder 
เลือก 
From People or public group Step 2 เลือก people or public group จากนั้นคลิก Next

หน้าต่างนี้เป็นการกำหนด Rule Address ใส่ชื่อ E-mail ที่ต้องการให้ข้อความเข้ามาที่ Folder ดังกล่าว เมื่อกำหนดแล้ว คลิกที่ OK

คลิกที่ specified เพื่อเลือก Folder ที่ต้องการ Move ไป

เลือก Folder ที่ต้องการให้ E-mail ที่ท่านเลือก ถูกย้ายไปยัง Folder ที่กำหนดนี้

การตั้งค่าต้องเป็นดังรูปจากนั้นกด Next 

คลิก Next ต่อไป จนถึงขั้นสุดตอนสุดท้าย คลิก Finish

คลิก OK

บัญชีอีเมลล์ที่เราตั้งค่าไว้ จะถูกย้ายมายัง Folder ที่ถูกกำหนดไว้ (ดังภาพ)


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย




ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น