[Outlook] การสร้าง Rule เพื่อ Forward ข้อความไปยังบัญชีอีเมลอื่น

การต้องการให้ อีเมลล์ใน Outlook บางเมลล์ ให้ Forward mail ไปยังอีเมลล์ที่ต่าง ๆ สามารถกำหนด ค่า Rule เพื่อในทุก ๆ ครั้งที่ มีการรับ จดหมายเข้า จะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการมาทำการ Forward ในทุก ๆ ครั้ง

วิธีการสร้าง Rule เพื่อ Forward mail ไปยังอีเมลล์อื่น

1. หน้าแรกของ Outlook ให้เข้าไปที่ File มาที่หัวข้อ Info เลือกไปที่ Manage Rules & Alerts

ตัวอย่างที่อธิบายนี้เป็นเวอร์ชั่น Outlook 2010

2. เข้ามาสู่หน้าต่าง Rules and Alerts ให้เลือกไปที่ New Rule...

New Rule เพื่อสร้างการตั้งค่าใหม่สำหรับการ Forward mail

3. หน้า Rules Wizard ให้เลือกไปที่ Apply rule on messages I receive จากนั้น คลิกไปที่ Next

Apply rule on messages I receive คือ การใช้งานกำหนดอีเมลล์ที่ได้รับ

3. หลังจาก Next มาแล้ว หน้า Rules Wizard ใน Step 1: .เลือกไปที่ From people or public group 

    Step 2 : เลือกมาที่ people or public group

from people or public group คือการตั้งค่าให้ Forward เป็นรายบุคคล หรือ แบบกลุ่ม

4. ให้ใส่อีเมลล์ที่มีการส่งเข้ามาในช่อง ด้านล้าง เพื่อกำหนดในส่วนแรก จากนั้นคลิก Ok

เป็นการกำหนดอีเมลล์ที่ส่งมายังจดหมายเข้า 

5. จากคลิก Ok เสร็จสิ้นแล้ว สังเกตุที่ Step 2 : จะปรากฏอีเมลล์ที่เราใส่เข้าไปในช่องที่กำหนดการรับเข้า จากนั้นคลิก Next

ขั้นตอนนี้ระบุว่า เมื่อมีการรับจดหมาย จาก อีเมลล์นี้ จะถูกส่งไปยัง.....

6. ส่วนนี้เป็นการกำหนด อีเมลล์ที่ถูกรับการ Forward ให้กรอก ชื่ออีเมลล์ เหมือนในขั้นตอนที่ 4 เมื่อเสร็จแล้วคลิกที่ Next เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

สังเกตุ Step 2: ด้านบนเป็นอีเมลล์ที่ส่งเข้ามา ด้านล่าง เป็นอีเมลล์ที่ถูกรับ จากการ Forward

7. หน้าต่างนี้เป็นขั้นตอนสุดท้าย จะบอกถึง กฏที่เราตั้งขึ้นมา โดยใช้ชื่ออีเมลล์ เป็นหัวข้อกฏ จากนั้น คลิก Ok 

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

การ Back up ข้อมูลเป็นความสำคัญต้น ๆ ของการใช้งานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ คนส่วนใหญ่มองข้าม เพราะคิดว่าเหตุการที่จะทำให้ข้อมูลสูญหายคงไม่เกิดกับตัวเอง ในส่วนของการใช้โปแกรม MS Outlook มีเครื่องมือที่สามารถ Backup ข้อความใน Folder ต่าง ๆ ได้ ซึ่งทาง Microsoft ได้ออกแบบระบบ Backup มาอย่างดี เพราะฉะนั้นเราควรมีการ Backup ข้อมูลต่าง  ๆ ไว้เพื่อป้องกันการผิดพลาดของการทำงานของระบบ คอมพิวเตอร์

วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

1. หน้าแรกเข้าไปที่ File ในเมนู Open ด้านขวาเลือกไปที่ Import and Export

2. ในหน้าถัดไปปรากฏหน้าต่างของ Import and Export Wizard ต้องการ Back up ข้อมูล เลือกไปที่ Export to a file

3. หน้าต่าง Export to a File เลือกไปที่หัวข้อ Outlook Data File (.pst) จากนั้นคลิกไปที่ Next

4. เลือกในส่วนของที่ต้องการ Backup แนะนำให้เลือกโฟลเดอร์ที่ใหญ่ที่สุด จากนั้นคลิก Next

5. Export Outlook Data File เป็นการกำหนดตำแหน่งของที่เก็บบันทึกไฟล์

• Replace duplicates with item exported คือ แทนที่รายการที่มีอยู่แล้วบันทึกซ้ำป
• Allow duplicate items to be created คือ อนุญาตให้รายการที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น
• Do not export duplicate items คือ อย่าส่งออกรายการที่ซ้ำกัน

6. จากนั้นระบบจะทำการ Export ไฟล์ที่เลือกไปไว้ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบันทึก

ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง

[Outlook] วิธี Restore อีเมล์ด้วยไฟล์ *.pst (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] ความแตกต่างระหว่าง To / CC / BCC

ความแตกต่างระหว่าง To / CC / BCC

คนส่วนใหญ่ที่ใช้งานอีเมลล์ หลายคนที่เคยในส่วนคำสั่งของ Cc / Bcc ยังคงไม่รู้ว่ามีความหมายอย่างไร มีการทำงานแบบใหน ซึ่ง 2 คำสั่งนี้อาจจะเป็นประโยชน์ของผู้ใช้งานก็ได้ แต่เพียงเพราะไม่รู้ความหมาย และ การทำงานของมัน บทความนี้อาจเป็นประโยชน์ต่อหลาย  ๆ คนที่ยังไม่รู้ พอได้อ่านบทความนี้อาจจะเข้าใจมากขึ้น หันมาใช้ Cc/Bcc กันมากขึ้น เชื่อว่าคงมีประโยชน์กับหลายๆ ท่านผู้ใช้งาน E-mail

To คือ ?

คนที่ใช้งานอีเมลล์ต้องทราบดีอยู่แล้วว่า To มีหน้าที่สำหรับ รับ อีเมลล์ที่ต้องการส่งว่า จะให้อีเมลล์นี้ส่งไปถึงใคร เราก็แค่ใส่ อีเมลล์ ปลายทาง ลงในช่องนั้น เมื่อทำการกด ส่ง หรือ Send ข้อความก็จะถูกส่งไปยังอีเมล์ปลายทางที่เราพิมพ์ไว้ที่ช่อง To

Cc คือ?

      CC ย่อมากจาก Carbon Copy  เป็นการได้รับ อีเมลล์แบบเดียวกับรายชื่อที่อยู่ในช่อง TO แต่ Cc ไม่ต้องตอบกลับ เป็นการได้รับเพียงอ่าน เป็นเพียงสำเนา  อีเมล์ที่ใส่ในช่อง Cc จะปรากฏให้เห็นได้ว่า ข้อความฉบับนี้ได้ถูกส่งไปถึงใครบ้าง สามารถตรวจสอบได้ สามารถส่งไปให้พร้อมกันหลาย ๆ คนได้โดยกันใส่เครื่องหมาย "," จุลภาค กั้นระหว่างแต่ละอีเมลล์

Bcc คือ?

     Bcc ย่อมาจาก Blind Carbon Copy ข้อความที่ได้รับจะเหมือนกับ To / Cc ทุกประการ แต่จะแตกต่างกันอยู่ตรงที่ ผู้ที่ได้รับอีเมลล์จากผู้ส่งที่ใช้ Bcc จะไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่า อีเมลล์นี้ถูกส่งไปให้ใครบ้าง มีผู้รับกี่คน สามารถส่งออกได้ทีละหลาย ๆ อีเมล์เหมือนกับ To และ Cc



บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] วิธีป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งไฟล์แนบ Winmail.dat ไปยังผู้รับ

ทำไมผู้รับได้รับไฟล์ จากเราเป็น winmail.dat ทั้ง ๆ ที่เราไม่ได้ส่งไฟล์นี้เลย?

สาเหตุ การตั้งค่าที่โปรแกรม MS Outlook ของผู้ส่ง ซึ่งใช้ Rich Text message format (RTP) อยู่ ทำให้มีผลต่อ Email client software เจ้าอื่น ๆ ที่ไม่สนับสนุนกัน ผู้รับจึงได้รับไฟล์ชื่อ winmail.dat นี้จากการส่งข้อความบนโปรแกรม MS Outlook

ผู้รับได้รับไฟล์แปลก ๆ ชื่อ winmail.dat

วิธีการตั้งค่าใน MS Outlook

คลิกที่ File --> Options

คลิกที่ Mail ที่อยู่ด้านซ้าย
ในส่วนของ Compose messages in this format ให้เลือก HTML หรือ Plain text

ในส่วนของ Message Format
ให้เลือก Convert to HTML format หรือ Convert to Plain text format เท่านั้น 

บทความที่เกี่ยวข้อง

• [Outlook] วิธีการปิด Junk E-mail Filtering
• [Outlook] วิธี View Source เพื่อดู Header ของอีเมล์
• [Outlook] Server error: '452 Too many recipients.' แก้ไขอย่างไร
• [Outlook] วิธีการตั้งค่า Rule ให้ Auto Forward อีเมล์ไปยังบัญชีอีเมล์อื่น
• [Outlook] วิธีตั้งค่า การลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP)

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

บริการ Mail Server สำหรับธุรกิจคุณภาพสูง รวดเร็ว

[Outlook] วิธีการสร้าง Tasks

วิธีการสร้าง Tasks ใน MS Outlook

Tasks คือ?

Task เป็นโปรแกรมเสริมที่อยู่ใน Outlook เป็นการเก็บรายละเอียดของ เมลล์ติดตาม การบันทึก เหตุการต่าง ๆ ของ เมลล์มีการกำหนดให้เป็นแบบทั้งส่วนตัวหรือ แบบเปิดเผย หน้าที่จะคล้าย ๆ Calendar แต่ Task สามารถกำหนดวันที่เริ่ม ใส่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด เรียงลำดับความสำคัญ การจัดกลุ่ม ของการทำงาน และยังสามารถนำข้อมูลได้ใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นได้อีกด้วย

ประโยชน์ Tasks? 

เป็นการกำหนดที่ชัดเจน ไม่ซับซ้อน สามารถระบุการประชุม การนัดหมายต่าง ๆ ไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป เข้าใจง่าย ซึ่งยังสามารถกำหนดวันเริ่มต้นของงานที่ทำ และ การสิ้นสุด ติดตามรายละเอียดและลงบันทึกของงานได้อย่างชัดเจน

วิธีการสร้าง Tasks?

1. ซ้ายมือด้านล่างในส่วนของ มุมมองการเปลี่ยนมุมมองไปยังรูปแบบต่าง ๆ เลือกการใช้งานในส่งของงาน หรือ Tasks

มุมมองการเปลี่ยนมุมมองไปยังรูปแบบต่าง ๆ 

2. เมื่อเข้ามาในหน้ารวมของ Tasks แล้ว ให้เลือกไปที่ สร้างงาน เพื่อกำหนดจุดประสงค์ รายงานต่าง  ๆ

ในหน้านี้หากมีการสร้าง Tasks ไว้ สามารถ พิมพ์การค้นหา จะโชว์ตามลำดับสถานะความสำคัญ

3. ผู้ใช้สามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปได้ตามต้องการ
เรื่อง :
วันที่เริ่ม :
วันครบกำหนด :
สถานะ : ยังไม่เริ่มต้น , กำลังดำเนินการ , เสร็จสมบูรณ์ , กำลังรอคนอื่่น ๆ , เลื่อน
ลำดับความสำคัญ : ต่ำ , ปกติ , สูง

สถานะสามารถ เปลี่ยน กำหนดได้ตาม ระยะของงาน

4. เมื่อใส่รายละเอียดต่าง ๆ จนครบแล้ว เลือกเลือก บันทึกแล้วปิด

เมื่อคลิก บันทึกแล้วปิดจะมายังรายละเอียดของ Task ต่างๆ ที่เคย กำหนดไว้

5. เมื่อเปิดมาในหน้ารวม จะมีการบอกรายละเอียดต่าง ๆ ที่เราทำการ Task ไว้

สามารถเข้าไปแก้ไข วันที่ เวลาต่าง ๆ ได้ตามปกติ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีสร้าง Note สำหรับบันทึกข้อความสั้น ๆ

วิธีสร้าง Note สำหรับบันทึกข้อความสั้น ๆ

Note ก็คือกระดาษแผ่นนึงเล็ก ๆ ที่อยู่บนหน้าจอในโปรแกรม MS Outlook สามารถพิมพ์ข้อความสั้น ๆ เพื่อเตือนความจำ ทำให้เราไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ เพื่อเป็นการลดขยะ กระดาษ Post it ต่าง ๆ ที่มาแปะไว้ที่่หน้าจอเราอีกด้วย แถมยังสามารถแก้ไขโดยไม่ต้องเปลี่ยนกระดาษจริงใหม่ เป็นการลดค่าใช้จ่าย ลดโลกร้อนไปในตัวอีกด้วย

การสร้าง Note บน MS Outlook

ใน Outlook บาง Version จะอยู่ด้านซ้ายมือ
แถวเดียวกับ Folder จดหมายเข้า มีลักษณะบอกที่ใหญ่กว่า

เลือกไปที่ สร้างบันทึกย่อ (New Note) ดังภาพ

กระดาษเล็กๆ นี้เราสามารถเลื่อนตำแหน่งปรับเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของ Note ได้
จากนั้นพิมพ์สิ่งที่ต้องการโน้ตลงไป

วิธีการเปลี่ยนสี Note

ในหน้าต่างบันทึกย่อ ให้ทำการคลิกขวาที่ Note 

หลังจากคลิกขวาให้ทำการเลือกไปที่ จัดประเภท หรือ บนแถบเครื่องมือด้านบน
คลิกที่จัดประเภท (Categories) จากนั้นสามารถเลือกสี ตามใจชอบได้

Note กับ Task แตกต่างกันอย่างไร

Note เป็นการบันทึกข้อความสั้น ๆ เข้าใจง่าย หรือ ทำการเข้าใจในแบบฉบับของตนเอง แต่ Task เป็นการทำงานระยะยาว การกำหนดชิ้นงานที่จำได้ ว่ารายละเอียดขั้นตอนที่ใช้งาน การอัพเดตรายละเอียดของงานต่าง ๆ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ mail server อันดับ 1 ของประเทศไทย

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีสร้าง Tasks

Mail Server สำหรับโปรแกรม Outlook

Mail Server เพื่อใช้ในโปรแกรม Microsoft Outlook

Mail Server ที่รองรับการทำงานบนโปรแกรม Outlook

โปรแกรม Microsoft Outlook เป็นโปรแกรม Mail Client หรือ โปรแกรมช่วยเช็คเมล์ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ถูกจัดขึ้นและพัฒนาโดยบริษัท Microsoft มีการใช้งานมากในตาม office ทั่วไป มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดี ใช้งานง่าย จัดการบัญชีผู้ใช้งานสะดวก มีความเสถียรในการทำงาน รวมทั้งให้ความสะดวกมากมายเช่น การประชุม สัมมนา เพราะมีปฏิทินการบันทึกในตัว สามารถเก็บเอกสาร ข้อความ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้

Mail Server Outlook 

สามารถจัดการกับจดหมายได้แม้ไม่ต้องต่อ Internet เป็นการทำงานแบบง่าย ๆ ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมมาเพิ่มเติม การจัดการต่าง ๆ ก็เป็นระบบ ซึ่งสามรถเชื่อมต่อกันภายในองค์กร และภายนอกองค์กรได้ หน้าตาคล้ายกับ Microsoft Word , Microsoft excel ทำให้การใช้งานเข้าถึงง่าย หน้าตาคุ้นเคย เกิดความเข้าใจที่ไวขึ้น เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ติดมากับ Microsoft Office สามารถใช้งานสะดวก ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมมาติดตั้งบนเครื่อง ใช้งานสบาย โปรแกรมมีความเสถียร

ทำไมต้อง Outlook Mail Server 

มันมีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์เข้ามายังกล่องจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว Real Time ซึ่งทำให้คุณไม่พลาดที่จะอ่าน-ตอบ อีเมล์ได้อย่างครบทุกฉบับ สามารถเชื่อมต่อการส่งอีเมล์ในองค์กรได้ โดยไม่ต้องต่อ Internet ซึ่งประหยัดพื้นที่การเก็บเอกสาร ซึ่งเอกสารบางเรื่องไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมา สามารถส่งผ่านเข้า Microsoft Outlook ได้ สามารถกำหนดการบันทึกการสนทนาอัตโนมัติ หากท่านลืมว่าจดหมายฉบับนี้ ลูกค้าต้องการเปลี่ยนแปลงรายการอย่างไร ผู้ใช้สามารถ Note ข้อความผ่านในตัว Microsoft Outlook ได้ สามารถจัดเก็บรายละเอียดเพิ่มเติมได้เช่น บริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว หรือข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการบันทึกจดจำ ไวรัส ซึ่ง Fire Wall ของระบบ Windows สามารถกำจัดและกักไว้รัสได้เพราะ ไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook ได้ จะมีความเสี่ยงน้อยที่สุดที่จะโดนไวรัสโจมตี เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

การใช้งาน mail server ที่รองรับการทำงานบนมือถือ และ smart phone, imap

การใช้ mail server กับ มือถือ และ Tablet

การทำงานของ Mail Server  ที่รองรับมือถือ และ Tablet เช่น iPhone, iPad, Samsung เป็นต้น

การที่ระบบ mail server ของคุณนั้นจะสามารถใช้งานบนมือถือได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมาก หลายๆบริษัท แทบปรับตัวไม่ทัน เพราะผู้ให้บริการ mail server ก็ปรับตัวไม่ทัน ทำให้เกิดปัญหาการใช้งาน เช่น เช็คอีเมล์จากมือถือเห็นข้อมูลอีกอย่าง เช็คอีเมล์จากคอมเห็นอีกอย่าง คือ ข้อมูลไม่ตรงกัน คุณต้องเลือกผู้ให้บริการที่รองรับการใช้งานแบบ IMAP ที่มีประสิทธิภาพจริงๆ แล้วปัญหาเรื่องข้อมูลทีไม่เหมือนกันนั้นจะไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอน (IMAP คืออะไร)

IMAP คือ อะไร

IMAP (Internet Message Access Protocol) Email คือ รูปแบบในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ เช่น อุปกรณ์มือถือ, Smart Phone หรือ Outlook ไปยัง mail server/Hosting แบบ Two way communication คือ ถ้าคุณเช็คอีเมล์ผ่านหน้าเว็บไซต์ และเห็นข้อมูลใน Inbox เป็นอย่างไร เมื่อเปิดเช็คจากมือถือ ก็จะเห็นข้อมูลเดียวกัน ซึ่งเป็นเทคโนโลยีล่าสุด ต่างจากสมัยก่อน ที่เป็นแบบ POP มักจะเกิดปัญหาคือ เมื่อเราเช็ค Email (อีเมล์) ผ่าน Outlook เสร็จ เมื่อเราไปเช็คผ่าน มือถือ ก็จะเห็นข้อมูลไม่เหมือนกัน

mail server กับมือถือ

IMAP Email ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการดำเนินธุรกิจ ในยุคปัจจุบัน ที่เมื่อก่อน คนจะเช็ค Email จากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวตลอดเวลา แต่ปัจจุบัน Email 1 Email จะถูกเช็คผ่าน อุปกรณ์หลายเครื่อง เช่น Smart Phone Tablet และ คอมพิวเตอร์ไปในเวลาเดียวกัน ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาระบบอีเมล์สำหรับธุรกิจ (Email for business) โปรดมั่นใจว่า บริษัทผู้ให้บริการนั้นได้มีการให้บริการในรูปแบบ IMAP ด้วย เพื่อทำให้ทุกการติดต่อของคุณนั้นง่ายขึ้น


ผู้ให้บริการ
mail server ที่รองรับการใช้งานบนมือถือ แบบ imap

[Thunderbird] การเพิ่ม/แก้ไข/ลบ รายชื่อผู้ติดต่อ ของ Address Book

วิธีเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อ (Add new contact)

1. คลิกที่ Icon: Address Book
2. คลิกที่ New Contact

ใส่รายละเอียดของผู้ติดต่อ (เท่าที่จำเป็น)
จากนั้นกด OK

เมื่อเพิ่มแล้ว จะมีรายชื่อผู้ติดต่อใหม่อยู่ในช่องด้านขวา

วิธีแก้ไขรายชื่อผู้ติดต่อ (Edit a contact)

คลิกขวาที่รายชื่อที่เราต้องการจะแก้ไข
เลือก Properties
จากนั้นเราจะสามารถแก้ไขรายละเอียดต่าง ๆ ได้ เมื่อแก้ไขแล้วกดปุ่ม OK

วิธีลบรายชื่อผู้ติดต่อ (Delete a contact)

เลือกรายชื่อที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกไปที่ Icon: Delete ดังภาพ

จะมีหน้าต่างขึ้นมาถามว่า เราแน่ใจไหมที่จะลบรายชื่อนี้ ให้กด OK

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการด้าน Email Hosting/Server คุณภาพอันดับ 1 ของไทย

Mail server คืออะไร

Mail server คือ อะไร

mail server ทำงานอย่างไร

mail server หรือ เมล์เซิฟเวอร์ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ในการรับ (Incomming) และ ส่งอีเมล์ (Outgoing) รวมถึง ต้องเก็บข้อมูลเหล่านั้นไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ตนเองด้วย, ดังนั้นคอมพิวเตอร์ที่ใช้ตามบ้านคงไม่เหมาะที่จะเอามาทำ mail server แน่นอน จึงต้องใช้อุปกรณ์ที่มีความคงทนและมีความรวดเร็วมากกว่าปกติ ซึ่งเป็นชื่อเรียกตามมาว่า Server หรือ mail server นั่นเอง

mail server ขาเข้า

หลายๆคน คงเคยได้ยินเกี่ยวกับ ค่า Incoming และ Outgoing email server หลายๆครั้ง เมื่อต้องไปติดตั้ง อีเมล์ธุรกิจ ในโปรแกรม Outlook, Smart Phone, Tablet และ โปรแกรม Client Email ต่างๆ แต่จะมีสักกี่คนที่เข้าใจความหมาย หรือกระบวนการทำงานของมันจริงๆ ในบทความนี้ผู้เขียนจะพยายามอธิบายให้ง่ายที่สุด โดยอาจจะตัดตอนในส่วนที่เป็นคำศัพท์ทางเทคนิค เพื่อให้ผู้อ่านทุกคนสามารถทำความเข้าใจได้ง่าย เพราะปัจจุบัน อีเมล์ ได้เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจไปแล้ว Incoming email server คืออะไร และทำงานอย่างไร ? หากแปลเป็นภาษาง่ายๆ บ้านๆ เลย มันก็ คือ Server ที่มีหน้าที่เก็บข้อมูลอีเมล์ "ขาเข้า" ทั้งหมด ที่ผู้ส่งได้ทำการส่งมา โดยกระบวนการทำงานมันก็ไม่ได้ซับซ้อนอะไรมาก โปรดดูรูปภาพประกอบ

Outgoing mail Server คืออะไร

และทำงานอย่างไร ? หากผู้อ่านเข้าใจการทำงานของ Imcoming Email Server แล้ว การทำงานของ Outgoing email server ก็มีหน้าที่ทำงานกลับกันเท่านั้นเอง โดยสามารถดูภาพประกอบด้านล่างจากภาพประกอบจะอธิบายได้ดังนี้ เมื่ออุปกรณ์คุณส่งอีเมล์ ออกไป 1 ฉบับ เช่น ส่งจาก iPad (โดยค่าทางเทคนิคของ Outgoing mail server ส่วนใหญ่ จะมีค่าเป็น smtp.domain.com , port : 25/587) ผู้เขียนแนะนำว่าควรตั้งเป็น Port: 587 เพราะผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตในประเทศไทยอาจจะมีการ Block Port 25 ทำให้คุณไม่สามารถส่ง Email ออกได้ อุปกรณ์ก็ต้องมีการตั้งว่าจะใช้ Server ใดเป็นตัวส่ง ในที่นี้เรียกว่า Outgoing Mail Server เมื่อ Outgoing Mail Server ได้รับการติดต่อจากอุปกรณ์ของคุณ ว่าคุณต้องการส่ง อีเมล์, Outgoing Mail Server ก็จะมีหน้าที่เอาจดหมายฉบับนี้ส่งไปยังปลายทาง หลังจากนั้น mail server ปลายทางก็จะได้รับ Email ดังกล่าว ในที่นี้เรียกว่า Receiver mail server



เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
mail server ที่ดีที่สุดในประเทศไทย

[Outlook] เครื่องมือ Outlook เบื้องต้น

ใน Software ของ Microsoft Office ถูกสร้างขึ้นมาให้มีลักษณะคล้ายกัน เพื่อการใช้งานที่ง่าย ง่ายต่อการจดจำส่วนเครื่องมือหลักที่ใช้งานจริง ในการเข้าใช้อีเมลล์ก็คือ
1. การเขียนอีเมลล์
2. การตรวจสอบอีเมลล์ขาเข้า
3. การตรวจสอบอีเมลล์ที่ถูกส่ง
4. การตรวจสอบอีเมลล์ฉบับร่าง

วิธีใช้การใช้งานการเขียนอีเมลล์ขาเข้า (New E-mail)
1. เข้าไปที่เครื่องมือ สร้างอีเมลล์
2. จากนั้นทำการใส่ ข้อมูลให้ครบ อีเมลล์ที่ต้องการส่ง cc หัวข้อ เนื้อหา จากนั้นทำการส่งออก

วิธีการใช้งานอีเมลล์ขาเข้า (Inbox)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder กล่องจดหมายเข้า
2. เมื่อเข้ามาจะพบ อีเมลล์มากมายที่ถูกส่งมากจาก ผู้ติดต่ออื่น

วิธีใช้งานการใช้อีเมลล์ขาออก (Outbox)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder รายการที่ถูกส่ง
2. ภายในจะเป็นอีเมลล์ทุกฉบับที่ถูกส่งไปยังผู้ติดต่อคนอื่น ๆ

วิธีใช้งานอีเมลล์ที่ถูกร่างไว้ (Draft)
1. ในแถบ Folder ทางด้านซ้ายมือ เลือก Folder ฉบับร่าง
2. จดหมายที่ทำการร่างไว้แต่ไม่ได้ส่ง หรือมีการร่าง อีเมลล์ไว้ จะอยู่ในส่วนของ ฉบับร่าง

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

ปัญหา Mail Server ส่งอีเมล์ไม่ออก หรือ ล่าช้า

ปัญหาสุด Classic ของคนที่ทำ Mail Server คือ ส่งเมล์ไม่ออก

ปัญหาโลกแตกของหน่วยงาน, องค์กร และบริษัทจำนวนมาก ที่ต้องประสบแล้วประสบอีก ส่งผลกระทบให้กระบวนการทำงานของ Mail ภายในองค์กรเกิดความเสียหายอย่างมหาศาล ทำให้ Mail ไม่สามารถ ส่งออก และ ขาดการสื่อสารโดยทันที ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาเรื้อรัง ยิ่งหากคุณไม่ค่อยมีความรู้ด้านเทคนิคเกี่ยวกับการทำงานของ Mail Server ด้วยแล้ว คุณจะต้องประสบปัญหานี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และ ไม่ทราบว่าจะแก้ปัญหานี้ได้อย่างถาวรได้อย่างไร

ปัญหาหลักๆ ของการส่ง Email ไป Hotmail, Gmail, Yahoo ไม่ได้ 

สาเหตุหลักๆ มักเกิดจาก IP ของ Mail Server ของคุณติด Black List ซึ่งปัญหาเหล่านี้ สามารถแก้ไขได้ โดย ผู้ดูแลระบบ Mail Server ของท่าน แต่มักจะเกิดปัญหานี้อีกซ้ำๆ หากผู้ดูแลระบบ Mail Server ของคุณ ไม่บริหารจัดการ หรือ จำกัด การส่งของ Mail ในเครื่อง Server ปัญหา Mail Server/Hosting IP ติด blacklist แบล็คลิส คือ เมื่อมี Email หรือ User ใด ใน Server ของคุณพยายามส่ง Spam (อีเมล์โฆษณา) ไปหา Email ค่ายใหญ่ๆ เช่น Hotmail, Gmail, Yahoo เป็นจำนวนมากๆ ผู้ให้บริการเหล่านั้น จะทำการ Block IP ของ Email Server

ปัญหาส่งอีเมล์ไม่ออก 

ของคุณ ทำให้ IP Mail Server ของคุณติดบัญชีดำในฐานข้อมูล Black list โลกซึ่งระบบ Email ที่เป็นมาตรฐาน และมีชื่อเสียงของโลก จะยึดตามฐานข้อมูล Black List โลก ดังนั้นหาก IP ของ Mail Server ติด Blacklist จะทำให้ Email ของคุณไม่สามารถส่งเมล์ไปหา Hotmail, Gmail, Yaho ได้ ซึ่งเป็นนโยบาย Anti Spam ที่ทุกค่าย ให้ความสำคัญมาก เพราะหากไม่เข้มงวดในเรื่องดังกล่าว Email ที่อยู่ในค่ายนั้นๆ ก็จะมีแต่อีเมล์โฆษณา จนทำให้ผู้ใช้งานรำคาญ และเลิกใช้งานในที่สุด ซึ่งในหนึ่ง Mail Server มี Email ใช้งานอยู่เป็นหมื่นๆ Email ดังนั้นหากคุณไม่ได้เป็นผู้ส่ง Spam แต่บุคคลอื่นกลับเป็นผู้ส่ง แทนที่เค้าจะ Block Email ของคนที่ทำผิด ในทางกลับกันเค้าจะ Block IP ของ Mail Server ทั้ง Server ทำให้คุณติดหางเร่ ไปด้วย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการระบบ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

คุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะมี Mail Server เอง ?

คุณพร้อมแล้วหรือที่จะมี Mail Server เป็นของตัวเอง

จากตัวอย่างปัญหาด้านบนเพียงไม่กี่ข้อ เราก็เริ่มมองออกแล้ว ทั้งในฐานะเจ้าของธุรกิจ หรือ นัก IT มันไม่คุ้มเลย ที่จะทำ Mail Server เป็นของตัวเอง เพราะคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายตั้งแต่ค่า Hardware, Software, คนที่คอยดูแลมันอีก หากต้องการให้ระบบมันดีเยี่ยม มันต้องใช้เงินจำนวนเท่าไหร่ในการดูแลมัน ยิ่งถ้าเป็น SME ด้วยยิ่งไม่คุ้มเลย

ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับคนที่อยากมี Mail Server ส่วนตัวเป็นของตัวเอง

ควรให้บริษัทฯ ภายในประเทศของคุณที่เป็นผู้ให้บริการระบบ Mail สำหรับองค์กร วิธีนี้ทำให้คุณแทบไม่ต้องลงทุนอะไร เพราะบริษัทผู้ให้บริการ สามารถกำหนดค่าจากเครื่องแม่ที่มีอยู่แล้ว และส่งค่า Email ให้คุณใช้งานได้ทันที

แล้วบริษัทไหน ถึงดีที่สุด

ให้ลองคิดว่าหากวันหนึ่งระบบอีเมล์ขององค์กรของคุณมีปัญหา คุณจะติดต่อใคร คุณก็ต้องการติดต่อกับผู้ให้บริการ Mail Server ทันที แต่หากบริษัทผู้ให้บริการ ไม่ได้ให้การ Support ปัญหาของคุณก็จะถูกดองไว้ โดยที่เกิดผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างมหาศาล ดังนั้นควรเลือกบริษัท ที่ให้บริการที่มีความเป็นมืออาชีพ และ ให้บริการระบบอีเมล์ที่มีมาตรฐาน เพื่อให้ธุรกิจของคุณนั้น เดินได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

Mail server คือ อะไร ทำหน้าที่อะไร ในภาษาง่ายๆที่คุณก็เข้าใจ

Mail Server ทำหน้าที่อะไร ?

Mail Server (เมล์เซิฟเวอร์) คือ อะไร มีความหมาย หรือประโยชน์ของมันจริงๆ คือ อะไร อาจจะเป็นข้อข้องใจของหลายๆคน แม้แต่ในคนทำงาน IT ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้อธิบายได้ง่ายขึ้น ผู้เขียน จะเปรียบเทียบ กับ เรื่องไกล้ตัวของชีวิต ดังนี้

เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ 

โดยให้สมมุติว่า Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) คือ ตู้ไปรษณีย์ หน้าบ้าน ในที่นี้ บ้านเรามีบ้านเลขที่เป็น 99/123 เมื่อมีคนจ่าหน้าซองและส่งจดหมายไปถึง ฝ่ายการตลาด บ้านเลขที่ 99/123 ผู้ส่งไปรษณีย์ ก็จะนำจดหมายฉบับนี้ มาส่งที่บ้านเลขที่ 99/123 ถ้าเป็นแม่บ้านรับไว้ แม่บ้านก็จะนำเอาไปส่งให้ ฝ่ายการตลาด ต่อไป

ในทางเดียวกัน Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) ก็เปรียบเสมือน ตู้ไปรษณีย์ หน้าบ้าน แต่เปลี่ยนเป็นคอมพิวเตอร์หรืออีกชื่อเรียกว่า Mail Server, เมื่อ IT เริ่มเข้ามาสู่ธุรกิจ จาก เดิมเรียกว่าตู้ไปรษณีย์ ที่เป็นรูปธรรม กลับ กลายเป็น นามธรรม ทำให้หลายๆคน สับสนว่า แล้วองค์กร,ธุรกิจ ของเราจะนำมันมาใช้หรือเป็นประโยชน์ของธุรกิจมากเพียงใดลองอ่านต่อได้จากบทความต่อไปตาม Link ด้านล่าง

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Mail Server ที่ดีที่สุดในประเทศไทย

ปัญหาโลกแตกของ Mail Server

ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นกับ Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์)

สุดยอดปัญหาของการทำ Mail Server

ถ้าไม่มีคนดูแล Mail Server ก็จะเต็ม

ลองให้คิดดูว่าถ้าคุณมี ตู้ไปรษณีย์ที่บ้าน เมื่อมีคนมาส่งจดหมาย แต่กลับไม่มีแม่บ้านไปคอยเอาจดหมายออกจากตู้ วันหนึ่งตู้จดหมายมันก็เต็ม เวลาคนมาส่งอีก ก็ไม่สามารถส่งได้ เพราะไม่รู้จะยัดจดหมายเข้าตู้อย่างไร จดหมายนั้นก็จะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง การทำงานก็เหมือนการทำงานเดียวกับ Mail Server (เมล์ เซิฟเวอร์) ถ้าคุณไม่มีคนคอยดูแลมัน วันหนึ่งมันก็จะเต็ม เมื่อมีคนส่ง Email มาหาคุณ Email คุณก็จะถูกตีกลับ ทำให้คุณพลาดการติดต่อไป

ถ้าคนดูแลไม่เข้มพอจดหมายโฆษณา (Spam mail) ก็เพียบ

ให้ลองคิดดูเช่นกันว่า ถ้ามีคนมาส่งไปรษณีย์ และแม่บ้านก็นำไปส่งให้ฝ่ายการตลาดทั้งหมด โดยไม่ได้กรองว่า จดหมายฉบับไหนเป็นโฆษณา จดหมายฉบับไหนเป็นจดหมายสำคัญ ฝ่ายการตลาด ก็ต้องพบกับจดหมายกองโต ที่หาสาระไม่ได้ มีแต่จดหมายโฆษณา การทำงานของ Mail Server ก็เช่นกัน ถ้าคุณไม่มี Software ที่มีมาตรฐานพอสำหรับการกรองจดหมาย Email ของคุณก็จะเต็มไปด้วยอีเมล์โฆษณา หรือ Spam Mail

ถ้ากล่องจดหมายมีปัญหา แล้วเราจะรับจดหมาย หรือ เมล์ได้อย่างไร

ให้ลองคิดดูเหมือนกันว่า กล่องจดหมายที่เป็นรูปธรรม สามารถเห็นและสัมผัสได้ เป็นกล่องสี่เหลี่ยม มันยังมีวันที่ เจ๊งได้ เช่น สนิมขึ้น หรือ แม้กระทั่งมันโดนขโมยไป แล้ว Mail Server ที่เป็นนามธรรมจะเหลือหรอ, ใช่เลยมันไม่เหลือแน่นอน Mail Server มันก็มีโอกาศ เจ๊ง จากหลายปัจจัย เพราะมันก็คือคอมพิวเตอร์เครื่องนึงนั่นเอง เช่น ไฟดับ, virus และ อื่นๆ อีกมากมาย ที่ควบคุมไม่ได้

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของประเทศไทย