[Outlook] การสร้าง Rule เพื่อ Forward ข้อความไปยังบัญชีอีเมลอื่น

การต้องการให้ อีเมลล์ใน Outlook บางเมลล์ ให้ Forward mail ไปยังอีเมลล์ที่ต่าง ๆ สามารถกำหนด ค่า Rule เพื่อในทุก ๆ ครั้งที่ มีการรับ จดหมายเข้า จะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการมาทำการ Forward ในทุก ๆ ครั้ง

วิธีการสร้าง Rule เพื่อ Forward mail ไปยังอีเมลล์อื่น

1. หน้าแรกของ Outlook ให้เข้าไปที่ File มาที่หัวข้อ Info เลือกไปที่ Manage Rules & Alerts

ตัวอย่างที่อธิบายนี้เป็นเวอร์ชั่น Outlook 2010

2. เข้ามาสู่หน้าต่าง Rules and Alerts ให้เลือกไปที่ New Rule...

New Rule เพื่อสร้างการตั้งค่าใหม่สำหรับการ Forward mail

3. หน้า Rules Wizard ให้เลือกไปที่ Apply rule on messages I receive จากนั้น คลิกไปที่ Next

Apply rule on messages I receive คือ การใช้งานกำหนดอีเมลล์ที่ได้รับ

3. หลังจาก Next มาแล้ว หน้า Rules Wizard ใน Step 1: .เลือกไปที่ From people or public group 

    Step 2 : เลือกมาที่ people or public group

from people or public group คือการตั้งค่าให้ Forward เป็นรายบุคคล หรือ แบบกลุ่ม

4. ให้ใส่อีเมลล์ที่มีการส่งเข้ามาในช่อง ด้านล้าง เพื่อกำหนดในส่วนแรก จากนั้นคลิก Ok

เป็นการกำหนดอีเมลล์ที่ส่งมายังจดหมายเข้า 

5. จากคลิก Ok เสร็จสิ้นแล้ว สังเกตุที่ Step 2 : จะปรากฏอีเมลล์ที่เราใส่เข้าไปในช่องที่กำหนดการรับเข้า จากนั้นคลิก Next

ขั้นตอนนี้ระบุว่า เมื่อมีการรับจดหมาย จาก อีเมลล์นี้ จะถูกส่งไปยัง.....

6. ส่วนนี้เป็นการกำหนด อีเมลล์ที่ถูกรับการ Forward ให้กรอก ชื่ออีเมลล์ เหมือนในขั้นตอนที่ 4 เมื่อเสร็จแล้วคลิกที่ Next เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

สังเกตุ Step 2: ด้านบนเป็นอีเมลล์ที่ส่งเข้ามา ด้านล่าง เป็นอีเมลล์ที่ถูกรับ จากการ Forward

7. หน้าต่างนี้เป็นขั้นตอนสุดท้าย จะบอกถึง กฏที่เราตั้งขึ้นมา โดยใช้ชื่ออีเมลล์ เป็นหัวข้อกฏ จากนั้น คลิก Ok 

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

การ Back up ข้อมูลเป็นความสำคัญต้น ๆ ของการใช้งานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ คนส่วนใหญ่มองข้าม เพราะคิดว่าเหตุการที่จะทำให้ข้อมูลสูญหายคงไม่เกิดกับตัวเอง ในส่วนของการใช้โปแกรม MS Outlook มีเครื่องมือที่สามารถ Backup ข้อความใน Folder ต่าง ๆ ได้ ซึ่งทาง Microsoft ได้ออกแบบระบบ Backup มาอย่างดี เพราะฉะนั้นเราควรมีการ Backup ข้อมูลต่าง  ๆ ไว้เพื่อป้องกันการผิดพลาดของการทำงานของระบบ คอมพิวเตอร์

วิธี Backup อีเมล์ (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

1. หน้าแรกเข้าไปที่ File ในเมนู Open ด้านขวาเลือกไปที่ Import and Export

2. ในหน้าถัดไปปรากฏหน้าต่างของ Import and Export Wizard ต้องการ Back up ข้อมูล เลือกไปที่ Export to a file

3. หน้าต่าง Export to a File เลือกไปที่หัวข้อ Outlook Data File (.pst) จากนั้นคลิกไปที่ Next

4. เลือกในส่วนของที่ต้องการ Backup แนะนำให้เลือกโฟลเดอร์ที่ใหญ่ที่สุด จากนั้นคลิก Next

5. Export Outlook Data File เป็นการกำหนดตำแหน่งของที่เก็บบันทึกไฟล์

• Replace duplicates with item exported คือ แทนที่รายการที่มีอยู่แล้วบันทึกซ้ำป
• Allow duplicate items to be created คือ อนุญาตให้รายการที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น
• Do not export duplicate items คือ อย่าส่งออกรายการที่ซ้ำกัน

6. จากนั้นระบบจะทำการ Export ไฟล์ที่เลือกไปไว้ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบันทึก

ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง

[Outlook] วิธี Restore อีเมล์ด้วยไฟล์ *.pst (Inbox, Sent item, Contacts, etc.)

บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] ความแตกต่างระหว่าง To / CC / BCC

ความแตกต่างระหว่าง To / CC / BCC

คนส่วนใหญ่ที่ใช้งานอีเมลล์ หลายคนที่เคยในส่วนคำสั่งของ Cc / Bcc ยังคงไม่รู้ว่ามีความหมายอย่างไร มีการทำงานแบบใหน ซึ่ง 2 คำสั่งนี้อาจจะเป็นประโยชน์ของผู้ใช้งานก็ได้ แต่เพียงเพราะไม่รู้ความหมาย และ การทำงานของมัน บทความนี้อาจเป็นประโยชน์ต่อหลาย  ๆ คนที่ยังไม่รู้ พอได้อ่านบทความนี้อาจจะเข้าใจมากขึ้น หันมาใช้ Cc/Bcc กันมากขึ้น เชื่อว่าคงมีประโยชน์กับหลายๆ ท่านผู้ใช้งาน E-mail

To คือ ?

คนที่ใช้งานอีเมลล์ต้องทราบดีอยู่แล้วว่า To มีหน้าที่สำหรับ รับ อีเมลล์ที่ต้องการส่งว่า จะให้อีเมลล์นี้ส่งไปถึงใคร เราก็แค่ใส่ อีเมลล์ ปลายทาง ลงในช่องนั้น เมื่อทำการกด ส่ง หรือ Send ข้อความก็จะถูกส่งไปยังอีเมล์ปลายทางที่เราพิมพ์ไว้ที่ช่อง To

Cc คือ?

      CC ย่อมากจาก Carbon Copy  เป็นการได้รับ อีเมลล์แบบเดียวกับรายชื่อที่อยู่ในช่อง TO แต่ Cc ไม่ต้องตอบกลับ เป็นการได้รับเพียงอ่าน เป็นเพียงสำเนา  อีเมล์ที่ใส่ในช่อง Cc จะปรากฏให้เห็นได้ว่า ข้อความฉบับนี้ได้ถูกส่งไปถึงใครบ้าง สามารถตรวจสอบได้ สามารถส่งไปให้พร้อมกันหลาย ๆ คนได้โดยกันใส่เครื่องหมาย "," จุลภาค กั้นระหว่างแต่ละอีเมลล์

Bcc คือ?

     Bcc ย่อมาจาก Blind Carbon Copy ข้อความที่ได้รับจะเหมือนกับ To / Cc ทุกประการ แต่จะแตกต่างกันอยู่ตรงที่ ผู้ที่ได้รับอีเมลล์จากผู้ส่งที่ใช้ Bcc จะไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่า อีเมลล์นี้ถูกส่งไปให้ใครบ้าง มีผู้รับกี่คน สามารถส่งออกได้ทีละหลาย ๆ อีเมล์เหมือนกับ To และ Cc



บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

[Outlook] วิธีป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งไฟล์แนบ Winmail.dat ไปยังผู้รับ

ทำไมผู้รับได้รับไฟล์ จากเราเป็น winmail.dat ทั้ง ๆ ที่เราไม่ได้ส่งไฟล์นี้เลย?

สาเหตุ การตั้งค่าที่โปรแกรม MS Outlook ของผู้ส่ง ซึ่งใช้ Rich Text message format (RTP) อยู่ ทำให้มีผลต่อ Email client software เจ้าอื่น ๆ ที่ไม่สนับสนุนกัน ผู้รับจึงได้รับไฟล์ชื่อ winmail.dat นี้จากการส่งข้อความบนโปรแกรม MS Outlook

ผู้รับได้รับไฟล์แปลก ๆ ชื่อ winmail.dat

วิธีการตั้งค่าใน MS Outlook

คลิกที่ File --> Options

คลิกที่ Mail ที่อยู่ด้านซ้าย
ในส่วนของ Compose messages in this format ให้เลือก HTML หรือ Plain text

ในส่วนของ Message Format
ให้เลือก Convert to HTML format หรือ Convert to Plain text format เท่านั้น 

บทความที่เกี่ยวข้อง

• [Outlook] วิธีการปิด Junk E-mail Filtering
• [Outlook] วิธี View Source เพื่อดู Header ของอีเมล์
• [Outlook] Server error: '452 Too many recipients.' แก้ไขอย่างไร
• [Outlook] วิธีการตั้งค่า Rule ให้ Auto Forward อีเมล์ไปยังบัญชีอีเมล์อื่น
• [Outlook] วิธีตั้งค่า การลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP)

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

บริการ Mail Server สำหรับธุรกิจคุณภาพสูง รวดเร็ว

[Outlook] วิธีการสร้าง Tasks

วิธีการสร้าง Tasks ใน MS Outlook

Tasks คือ?

Task เป็นโปรแกรมเสริมที่อยู่ใน Outlook เป็นการเก็บรายละเอียดของ เมลล์ติดตาม การบันทึก เหตุการต่าง ๆ ของ เมลล์มีการกำหนดให้เป็นแบบทั้งส่วนตัวหรือ แบบเปิดเผย หน้าที่จะคล้าย ๆ Calendar แต่ Task สามารถกำหนดวันที่เริ่ม ใส่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด เรียงลำดับความสำคัญ การจัดกลุ่ม ของการทำงาน และยังสามารถนำข้อมูลได้ใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นได้อีกด้วย

ประโยชน์ Tasks? 

เป็นการกำหนดที่ชัดเจน ไม่ซับซ้อน สามารถระบุการประชุม การนัดหมายต่าง ๆ ไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป เข้าใจง่าย ซึ่งยังสามารถกำหนดวันเริ่มต้นของงานที่ทำ และ การสิ้นสุด ติดตามรายละเอียดและลงบันทึกของงานได้อย่างชัดเจน

วิธีการสร้าง Tasks?

1. ซ้ายมือด้านล่างในส่วนของ มุมมองการเปลี่ยนมุมมองไปยังรูปแบบต่าง ๆ เลือกการใช้งานในส่งของงาน หรือ Tasks

มุมมองการเปลี่ยนมุมมองไปยังรูปแบบต่าง ๆ 

2. เมื่อเข้ามาในหน้ารวมของ Tasks แล้ว ให้เลือกไปที่ สร้างงาน เพื่อกำหนดจุดประสงค์ รายงานต่าง  ๆ

ในหน้านี้หากมีการสร้าง Tasks ไว้ สามารถ พิมพ์การค้นหา จะโชว์ตามลำดับสถานะความสำคัญ

3. ผู้ใช้สามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปได้ตามต้องการ
เรื่อง :
วันที่เริ่ม :
วันครบกำหนด :
สถานะ : ยังไม่เริ่มต้น , กำลังดำเนินการ , เสร็จสมบูรณ์ , กำลังรอคนอื่่น ๆ , เลื่อน
ลำดับความสำคัญ : ต่ำ , ปกติ , สูง

สถานะสามารถ เปลี่ยน กำหนดได้ตาม ระยะของงาน

4. เมื่อใส่รายละเอียดต่าง ๆ จนครบแล้ว เลือกเลือก บันทึกแล้วปิด

เมื่อคลิก บันทึกแล้วปิดจะมายังรายละเอียดของ Task ต่างๆ ที่เคย กำหนดไว้

5. เมื่อเปิดมาในหน้ารวม จะมีการบอกรายละเอียดต่าง ๆ ที่เราทำการ Task ไว้

สามารถเข้าไปแก้ไข วันที่ เวลาต่าง ๆ ได้ตามปกติ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีสร้าง Note สำหรับบันทึกข้อความสั้น ๆ

วิธีสร้าง Note สำหรับบันทึกข้อความสั้น ๆ

Note ก็คือกระดาษแผ่นนึงเล็ก ๆ ที่อยู่บนหน้าจอในโปรแกรม MS Outlook สามารถพิมพ์ข้อความสั้น ๆ เพื่อเตือนความจำ ทำให้เราไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ เพื่อเป็นการลดขยะ กระดาษ Post it ต่าง ๆ ที่มาแปะไว้ที่่หน้าจอเราอีกด้วย แถมยังสามารถแก้ไขโดยไม่ต้องเปลี่ยนกระดาษจริงใหม่ เป็นการลดค่าใช้จ่าย ลดโลกร้อนไปในตัวอีกด้วย

การสร้าง Note บน MS Outlook

ใน Outlook บาง Version จะอยู่ด้านซ้ายมือ
แถวเดียวกับ Folder จดหมายเข้า มีลักษณะบอกที่ใหญ่กว่า

เลือกไปที่ สร้างบันทึกย่อ (New Note) ดังภาพ

กระดาษเล็กๆ นี้เราสามารถเลื่อนตำแหน่งปรับเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของ Note ได้
จากนั้นพิมพ์สิ่งที่ต้องการโน้ตลงไป

วิธีการเปลี่ยนสี Note

ในหน้าต่างบันทึกย่อ ให้ทำการคลิกขวาที่ Note 

หลังจากคลิกขวาให้ทำการเลือกไปที่ จัดประเภท หรือ บนแถบเครื่องมือด้านบน
คลิกที่จัดประเภท (Categories) จากนั้นสามารถเลือกสี ตามใจชอบได้

Note กับ Task แตกต่างกันอย่างไร

Note เป็นการบันทึกข้อความสั้น ๆ เข้าใจง่าย หรือ ทำการเข้าใจในแบบฉบับของตนเอง แต่ Task เป็นการทำงานระยะยาว การกำหนดชิ้นงานที่จำได้ ว่ารายละเอียดขั้นตอนที่ใช้งาน การอัพเดตรายละเอียดของงานต่าง ๆ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ mail server อันดับ 1 ของประเทศไทย

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีสร้าง Tasks

Mail Server สำหรับโปรแกรม Outlook

Mail Server เพื่อใช้ในโปรแกรม Microsoft Outlook

Mail Server ที่รองรับการทำงานบนโปรแกรม Outlook

โปรแกรม Microsoft Outlook เป็นโปรแกรม Mail Client หรือ โปรแกรมช่วยเช็คเมล์ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ถูกจัดขึ้นและพัฒนาโดยบริษัท Microsoft มีการใช้งานมากในตาม office ทั่วไป มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดี ใช้งานง่าย จัดการบัญชีผู้ใช้งานสะดวก มีความเสถียรในการทำงาน รวมทั้งให้ความสะดวกมากมายเช่น การประชุม สัมมนา เพราะมีปฏิทินการบันทึกในตัว สามารถเก็บเอกสาร ข้อความ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้

Mail Server Outlook 

สามารถจัดการกับจดหมายได้แม้ไม่ต้องต่อ Internet เป็นการทำงานแบบง่าย ๆ ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมมาเพิ่มเติม การจัดการต่าง ๆ ก็เป็นระบบ ซึ่งสามรถเชื่อมต่อกันภายในองค์กร และภายนอกองค์กรได้ หน้าตาคล้ายกับ Microsoft Word , Microsoft excel ทำให้การใช้งานเข้าถึงง่าย หน้าตาคุ้นเคย เกิดความเข้าใจที่ไวขึ้น เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ติดมากับ Microsoft Office สามารถใช้งานสะดวก ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมมาติดตั้งบนเครื่อง ใช้งานสบาย โปรแกรมมีความเสถียร

ทำไมต้อง Outlook Mail Server 

มันมีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์เข้ามายังกล่องจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว Real Time ซึ่งทำให้คุณไม่พลาดที่จะอ่าน-ตอบ อีเมล์ได้อย่างครบทุกฉบับ สามารถเชื่อมต่อการส่งอีเมล์ในองค์กรได้ โดยไม่ต้องต่อ Internet ซึ่งประหยัดพื้นที่การเก็บเอกสาร ซึ่งเอกสารบางเรื่องไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมา สามารถส่งผ่านเข้า Microsoft Outlook ได้ สามารถกำหนดการบันทึกการสนทนาอัตโนมัติ หากท่านลืมว่าจดหมายฉบับนี้ ลูกค้าต้องการเปลี่ยนแปลงรายการอย่างไร ผู้ใช้สามารถ Note ข้อความผ่านในตัว Microsoft Outlook ได้ สามารถจัดเก็บรายละเอียดเพิ่มเติมได้เช่น บริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว หรือข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการบันทึกจดจำ ไวรัส ซึ่ง Fire Wall ของระบบ Windows สามารถกำจัดและกักไว้รัสได้เพราะ ไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook ได้ จะมีความเสี่ยงน้อยที่สุดที่จะโดนไวรัสโจมตี เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

บทความโดย
ผู้นำที่ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย