[OX-P] วิธีเพิ่ม Distribution List เพื่อใช้ส่งอีเมล์แบบกลุ่ม

ฟังก์ชั่น Distribution List  เป็นส่วนหนึ่งของ Address Book บนเว็บเมล์ ที่มีไว้เพื่อส่งอีเมล์แบบกลุ่ม เช่น ทีมขายของบริษัทแห่งหนึ่งต้องการแจ้งยอดขายประจำเดือนของกลุ่ม เราก็สามารถกำหนดกลุ่มชื่อ 'Sales' ขึ้นมา และเพิ่มบัญชีอีเมล์ของคนที่อยู่ในทีมเข้ากลุ่ม เวลาเราจะส่งอีเมล์ ก็เพียงพิมพ์คำว่า 'Sales' เพียงเท่านั้นรายชื่อบัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิสของกลุ่ม Sales ก็จะขึ้นมาที่ส่วนของ 'To' อัตโนมัติ

วิธีการเพิ่มบัญชีอีเมล์ลงดิสทริบิวชั่นลิส

คลิกที่ไอคอน '+' เลือก 'Add distribution list'

1. ตั้งชื่อลิส เช่น 'Sales'
2. เพิ่มอีเมล์ที่อยู่ในกลุ่มลงในลิส
(สามารถใช้ สัญลักษณ์ , คั่นระหว่างชื่อบัญชีอีเมล์ได้ เช่น a@company.com,b@company.com
กรณีต้องการเพิ่มรายชื่อทีละจำนวนมาก)
3. กด 'Create list'

วิธีการใช้ Distribution list ส่งอีเมล์ 

1. กลุ่ม 'Sales' จะปรากฏอยู่ใน Address Book และแสดงรายชื่อบัญชีอีเมล์ในลิสด้านขวา
2. ทดสอบส่งด้วยการ ไปที่เมนู 'Mail'

พิมพ์ชื่อ ลิส 'Sales' ลงในช่องด้านซ้าย

บัญชีอีเมล์ที่อยู่ในลิส 'Sales' ทั้งหมดจะปรากฏขึ้นมาในช่อง 'To'
จากนั้นใส่ Subject และเนื้อหาของอีเมล์ตามต้องการ และกด 'Send'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการอีเมล์โฮสติ้ง คุณภาพ สมราคา

[OX-P] จะเช็คอีเมล์สำหรับธุรกิจผ่านหน้าเว็บเมล์อย่างไร

วิธี Sign In เข้าสู่ระบบบัญชีอีเมล์ ผ่านหน้าเว็บเมล์

1. เข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชีอีเมล์ และรหัสผ่าน ที่ได้รับจากผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง โดยเข้าไปที่หน้า
mail.(ชื่อโดเมน).com

ใส่ชื่อบัญชีอีเมล์ และรหัสผ่าน จากนั้นคลิกปุ่ม Sign In

1. ใน INBOX จะแสดงข้อความอีเมล์ เรียงจากข้อความล่าสุดไปจนเก่าสุด
2. ไอคอน Refresh สำหรับเช็คอีเมล์ขาเข้าฉบับล่าสุด
3. Sign out เพื่อออกจากระบบ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งระดับคุณภาพ

[OX-P] วิธีเปลี่ยนรหัสผ่านของบัญชีอีเมล์ สำหรับธุรกิจ

หลังจากที่เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีอีเมล์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

คลิกที่ไอคอน รูปเฟือง จากนั้นคลิก 'Settings'

คลิกปุ่ม 'Change password'

Your current password -> ให้ใส่รหัสผ่านปัจจุบัน
New password -> ใส่รหัสผ่านของบัญชีอีเมล์ใหม่
Repeat new password -> ใส่รหัสผ่านใหม่อีกครั้ง
คลิกปุ่ม 'Change password and sign out'

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[Outlook] วิธีตั้งค่า Outlook ให้ทิ้งข้อความไว้บน server เพื่อให้ใช้อีเมล์บนมือถือได้

การใช้งานอีเมล์บนหลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์, Smart phone เราจะต้องตั้งค่าบนโปรแกรม MS Outlook ให้มีการทิ้งข้อความอีเมล์ไว้บน server ด้วย เพื่อให้ข้อความที่แสดงผลบนมือถือ และคอมพิวเตอร์ เหมือน ๆ กัน

วิธีตั้งค่า Outlook ให้ทิ้งข้อความไว้บน server เพื่อให้ใช้อีเมล์บนมือถือได้

ให้ทำการเลือกวิธีการตั้งค่าดังนี้
1. ในหน้าแรกไปที่ File > Info
2. ไปที่ Account Settiings...

2. จะปรากฏหน้าต่าง Account Settings เลือกไปที่บัญชีของเรา จากนั้นคลิกที่ Change... เพื่อทำการแก้ไข

3. หน้า Change Account เลือกไปที่ Mor Settings ...

4. ปรากฏหน้า Internet E-mail Settings ให้เลือกไปแถบ Advanced

• ในหัวข้อ Delivery ติ๊กที่ช่อง Leave a copy of messages on the server เพื่อให้ข้อความที่ถูกส่งมาทิ้งไว้บน server ด้วย เพื่อกันข้อความถูกดึงลงเครื่อง ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถมองเห็นข้อความเวลาเปิดอีเมล์จาก Platform อื่น เช่น Smart phone ได้
• Remove from server after ตั้งค่าให้โปรแกรมนำข้อความออกหลังจาก 30 วัน (ตามต้องการ)

POP3 เป็นการตั้งค่าแบบให้โปรแกรมดาวน์โหลดอีเมล์มาเก็บไว้อัตโนมัติ คือ อีเมล์ที่ถูกส่งมา มีการรอการเปิดอ่านภายหลังโดยไม่ต้องทำการเชื่อมต่อ Internet

บทความที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่าอีเมล์สำหรับองค์กร วิธี Add Account... Type: POP3
วิธีลบ Email Account ออกจากโปรแกรม

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง Mail Server อันดับ 1 ของไทย

ระวัง Spyware สอดแนมในคอม โดยที่คุณไม่รู้ตัว

ในการส่งอีเมล์ผ่าน Mail Server หรือการส่งอีเมล์ทั่วไปก็จะพบ Spyware หรือ Virus, Bot, Trojan  หรือ แล้วแต่คนจะเรียกมัน, สิ่งพวกนี้สามารถสร้างความเสียหายต่อธุรกิจของคุณได้อย่างมหาศาลโดยที่หลายๆ คนไม่ทราบ และ มองข้ามมันไป 

ปัญหาดังกล่าวเกิดจาก Hacker  ได้มีการฝังโปรแกรมสอดแนม เข้าไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งในองค์กรของท่าน โดยที่ไม่รู้ตัว (โดย Hacker สามารถเรียกดูไฟล์ หรือ Password ของโปรแกรมต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นๆ ได้ โดยเฉพาะ Outlook เป็นต้น) ซึ่งไวรัสประเภทนี้ถ้าติดในคอมพิวเตอร์ใดเพียงเครื่องหนึ่ง ที่อยู่ภายในวง Lan  มักจะสามารถกระจายตัวไปยังเครื่องอื่นๆในองค์กรอย่างอัตโนมัติ

การแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน และ ต้องดำเนินการทันที

1. แจ้งลูกค้าทั้งหมด ว่าบริษัท ของคุณมิได้ มีการเปลี่ยนเลขที่บัญชีใดๆ ทาง Fax หรือ โทรศัพท์
2. ตรวจสอบเลขที่ บัญชี ของคู่ค้า อย่างละเอียด ว่ามีการเปลี่ยนแปลง เลขที่ไปจากเดิม, หรือมีความผิดปกติใดๆ หรือ ไม่ ก่อนที่จะทำการโอนเงิน โดยเฉพาะ การโอนเงินระหว่างประเทศ
3. เปลี่ยน Password Account ทุกประเภท ตั้งแต่ Email, Facebook, Internet Blanking จากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีไวรัสอย่างเร่งด่วน, โดย Password ควรมีความซับซ้อน ไม่ใช่ 1234 เป็นต้น และ อายัดบัตรเครดิตทุกใบ ที่เคยทำธุรกรรมผ่านคอมพิวเตอร์ที่ติดไวรัส

ถ้าคุณติดไวรัส, จะทำให้บริษัทคุณเสียหายอย่างไร ?

1. โดนสอดแนมข้อมูล,คุณรู้หรือไม่ว่าหากคุณติดไวรัสเหล่านี้ Hacker จะสามารถดูไฟล์ต่างๆ ของคุณเท่าที่ Hacker อยากทำ
2. โดนขโมย Password, Hacker สามารถทราบถึง Password ทุกอย่าง เช่น Email โดยเฉพาะการใช้งานผ่าน Outlook, Facebook, Website, Internet Blanking ต่างๆ และ อาจจะไป Login Email ของคุณ เพื่อสอดแนมอีเมล์คุณต่อไป หรือ ไปยัง Account อื่นๆ โดยเฉพาะเกี่ยวกับการ "โอนเงินระหว่างประเทศ"
3. เมื่อ Hacker รู้ข้อมูลภายในองค์กรของคุณ, เท่ากับว่า Hacker เหล่านั้นสามารถ ปลอมแปลง เอกสาร โดยเฉพาะ เลขที่บัญชี ของบริษัทคุณ และ ส่งเอกสารเหล่านี้ไปให้ Email ที่อยู่ใน Address Book  และหลอกให้เค้าโอนเงินเข้าบัญชี Hacker แทน โดยที่หัวเอกสารก็ยังเป็นชื่อบริษัทคุณ
4. ในทางกลับกัน, เมื่อ Hacker รู้ความเคลื่อนไหวภายใน Hacker ก็สามารถปลอมแปลงเอกสาร ของคู่ค้าคุณ, โดยการปรับเปลี่ยนเลขที่บัญชี ของคู่ค้า และ แกล้งส่งมาให้คุณ โดยที่หัวกระดาษก็ยังเป็นหัวกระดาษของคู่ค้าคุณ ที่ดูน่าเชื่อถือ และ คุณอาจจะโอนไปโดยที่คุณไม่รู้ตัว หากคุณไม่ตรวจสอบว่า เลขที่บัญชีมีการเปลี่ยนไป รวมถึง ชื่อบัญชีก็มีชื่อคล้ายกับชื่อบริษัทคู่ค้าเป็นอย่างมาก
5. หากคุณไม่แก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ, คุณก็จะเจอปัญหาเหล่านี้ไปเรื่อยๆ ไม่รู้จบ

ไวรัสเหล่านี้มาจากไหน

1. ไฟล์แนบโดยเฉพาะใน "อีเมล์", Hacker หลายคนมักจะใช้ส่งอีเมล์มาหาคุณ โดยมีเนื้อหาชวนให้ใครๆก็อยากเปิด เช่น ใบสั่งซื้อ โดยเฉพาะภาษาอังกฤษ เช่น New PO เพื่อเป็นการกระตุ้นให้คุณเปิดเข้าไปอ่าน และ เปิดไฟล์แนบที่ "Hacker" แอบฝัง Spyware ไว้ โดยเฉพา ไฟล์ .zip เป็นต้น
2. เว็บไซต์ที่ถูกส่งเข้ามาใน "อีเมล์" คุณเคยเจออีเมล์ที่มักเขียนว่า อ่านข้อมูลเพิ่มเติม โดยคลิกตาม Link ด้านล่าง เช่น www.company.com/information เป็นต้น, หากคุณคลิกเข้าไป ไวรัสเหล่านั้นก็จะเข้ามาทันที
3. USB Drive, CD และ อุปกรณ์ที่เก็บข้อมูล ที่สามารถโอนถ่ายข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์ได้
4. ติดมาจากเครื่องอื่น ที่อยู่ภายในองค์กรมาอีกที, เพราะไวรัสประเภทนี้ เมื่อติด แค่เครื่องใดเครื่องหนึ่งในบริษัท, มักจะส่งไปหาเครื่องอื่นด้วย โดยที่คุณไม่รู้ตัว, เท่ากับว่า ข้อมูลทุกอย่างในองค์กรของคุณอยู่ภายใต้ Hacker

การป้องกัน

1. หากใช้งานภายในองค์กร, ควรมีผู้ดูแล IT ที่มีความเชี่ยวชาญด้าน Network และ ติดตั้งอุปกรณ์ที่เรียกว่า Firewall และตั้งค่าให้เกิดช่องโหว่น้อยที่สุด
2. ตั้ง Password คอมพิวเตอร์เครื่องตนเอง และ ต้องมีความซับซ้อน ไม่ใช่ 1234 เป็นต้น
3. ใช้งานโปรแกรม Antivirus ที่มีการ Update ฐานข้อมูลไวรัสให่้เป็นล่าสุด, และทำการ Scan อยู่เสมอๆ
4. ต้องเปลี่ยน Password ของ Email อยู่เสมอๆให้มีความซับซ้อน (อย่างน้อย 8 ตัว), และ ห้ามใช้ Password เดียวกันทั้งองค์กรเด็ดขาด
5. อย่าเปิดไฟล์ใดๆ ที่ไม่มีความสมเหตุสมผล หรือ ไม่มั่นใจ ของแหล่งที่มา
6. หากคุณดำเนินการทั้งหมดแล้ว, ยังเกิดปัญหาอยู่ ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ที่มีความเชี่ยวชาญด้าน Infra Network Stucture เข้ามาตรวจสอบเรื่องความปลอดภัย อย่างละเอียด

หลายๆ คนเข้าใจผิด คิดว่า Email โดน Hack

1. หลายท่านที่ไม่ได้มีความเข้าใจในเรื่อง IT, มักจะคิดว่า Email โดนแฮก, แต่ในความเป็นจริงแล้วคือ Hacker เข้าไปขโมย Password ในเครื่องคุณ, และนำมา Login เอง
2. หลายๆคน พยายามเปลี่ยน Password เป็นสิบๆ รอบ และใช้ Password ที่ซับซ้อนแล้ว, Hacker ก็ยัง Hack เข้ามาในอีเมล์ได้อีก เพราะว่า ไวรัสของคุณยังไม่ได้ถูกกำจัด,  เวลาคุณพิมพ์ Password ใหม่เข้าไปใน Outlook หรือ ในเว็บไซต์, Hacker  ก็จะรู้ Password ใหม่ไปเรื่อยๆ และ นำไป Login อีก
3. ผู้ให้บริการ Email ชั้นนำของโลก หรือ ผู้ให้บริการ Email, ไม่มีเหตุผลใดๆ ที่จะไม่ปกป้อง Password ของลูกค้า หรือ ให้โดน Hack ได้อย่างง่ายๆ จาก Server, เพราะมี User Active เป็นล้านๆ, และ การเก็บ Password นั้นใช้การเข้ารหัสและเทคโนโลยีขั้นสูง ซึ่ง Hack ได้ยากมาก และ มีผลต่อคนทั่วโลก ซึ่งแม้แต่ คนพัฒนาก็ไม่สามารถทราบถึง Password นั้นเช่นกัน, หาก User ไม่ได้บอก

และโปรดติดตามข่าวประกาศของเราเสมอโดยการกด Like  Facebook
อย่างเป็นทางการของบริษัทตาม Link ด้านล่าง

https://www.facebook.com/อีเมล์สำหรับองค์กร

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Server ชั้นนำของประเทศไทย

[Outlook] วิธีทำตั้ง Filter ให้ตัวอักษรของหัวข้ออีเมล์เป็นสีต่าง ๆ เวลามีอีเมล์ของเจ้านายส่งมา

การตั้งค่า Filter ให้ตัวอักษรของหัวข้ออีเมล์เป็นสีต่าง ๆ เวลามีอีเมล์ของเจ้านายส่งมา หรือบุคคลสำคัญ ๆ ของเรา

ประโยชน์ของ Filter นี้ เป็นคล้าย ๆ การ Highlight ข้อความเวลาที่เราอ่านหนังสือเตรียมสอบสมัยเรียน เวลาที่เราเจอเนื้อหา สำคัญ ๆ เราก็มักจะนำปากกา highlight มาขีดเขียนลงหนังสือของเรา

เช่นเดียวกัน ใน Inbox เมื่อเราได้รับอีเมล์หลาย ๆ ฉบับเข้ามาจำนวนมาก แล้วแต่ละอีเมล์ก็ดูเหมือน ๆ กันหมด ทำให้อาจเกิดความสับสนในการค้นหาได้ หากว่ามีอีเมล์ของเจ้านายที่มีความสำคัญกับเรามาก เราก็อาจจะพลาดในการสื่อสารได้ สำหรับ Filter นี้จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ โดยการกำหนดสีของหัวข้ออีเมล์ขึ้นมา ให้เราดูง่ายขึ้น เช่น กำหนดให้หัวข้ออีเมล์เป็นสีแดงแสดงขึ้นมาเมื่ออีเมล์เจ้านายส่งมายังเรา

วิธีการตั้งค่าตามขั้นตอนต่อไปนี้

คลิกที่เมนู View --> View Settings

คลิกที่ปุ่ม Conditional Formatting...

กดปุ่ม Add และพิมพ์ชื่อ Filter ที่ช่อง Name
จากนั้นคลิกปุ่ม Font...

เลือกสีที่ต้องการให้ปรากฎที่หัวข้ออีเมล์ เช่น สีแดง (RED)
(ไม่แนะนำให้เปลี่ยน Font ใด ๆ)
จากนั้นกดปุ่ม OK

คลิกปุ่ม Condition เพื่อกำหนดเงื่อนไขการทำงานของ Filter

ในช่อง From ให้พิมพ์ชื่ออีเมล์ของเจ้านาย หรืออีเมล์ที่ต้องการเปลี่ยนสีหัวข้ออีเมล์ลงไป

กรณีที่ต้องการกำหนด Filter ให้สีอักษรแสดงเฉพาะข้อความที่ยังไม่อ่าน ให้ไปที่แท็บ More Choices ก่อนกดปุ่ม OK

ทำเครื่องหมายที่หัวข้อ Only items that are: แล้วเลือก  unreadจากนั้นกดปุ่ม OK, Filter ดังกล่าวจะทำงานทันที

เมื่อ Filter ดังกล่าวทำงานแล้ว ให้เข้าไปตั้งค่าที่ Change view เพื่อให้ Filter ทำงานใน Mail Folders อื่น ๆ ใน Inbox ของเราด้วย

ไปที่เมนู View --> Change View --> Apply Current View to Other Mail Folders...

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมล์โฮสติ้ง และผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพเยี่ยม

วิธีการแยกหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์ (อย่างง่ายที่สุด)

วิธีการแยกหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์ (อย่างง่ายที่สุด)

วิธีแยกหน้าเอกสารนี้หมายถึง มี PDF File อยู่หลายหน้าเช่น ในไฟล์ pdf มีเนื้อหาประมาณ 20 หน้า แต่ต้องการแนบไฟล์เป็น 2 ไฟล์ เพื่อส่งอีเมล์

โดยตัวอย่าง ไฟล์แรกให้เอกสารมีหน้าที่ 1-10 และไฟล์ที่ 2 ให้เอกสารมีหน้าที่ 11-20
ซึ่งวิธีทำจะคล้าย ๆ การลบหน้า PDF ออกโดยใช้หลักการเดียวกัน

1. นำไฟล์ที่ต้องการส่ง ทำการ Copy ให้ได้เป็น 2 ไฟล์

2. ในไฟล์แรกให้ทำการลบหน้าตั้งแต่ 11-20 ส่วนไฟล์ที่ 2 ให้ทำการลบหน้าที่ 1-10

3. เพียงแค่นี้ก็จะได้ไฟล์ PDF ออกมา 2 ไฟล์ ที่แยกหน้าเอกสารตามต้องการ วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ซึ่งในบางกรณีอาจจะจำเป็นต้องใช้งานจริงก็ได้

ลิงค์ที่เกี่ยวข้อง
วิธีการลบหน้าเอกสารของ PDF File เพื่อใช้สำหรับแนบไฟล์ส่งอีเมล์

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง Mail Server อันดับ 1 ของไทย