[OX-P] วิธีสร้าง Document file ลง Drive บนเว็บเมล์ อีเมล์สำหรับธุรกิจ

บนเว็บเมล์ นอกจากการมีประโยชน์ตรงที่ใช้รับ/ส่งอีเมล์แล้ว เรายังสามารถสร้าง Text document ได้ และนำมันเก็บไว้บน Cloud ได้อีกด้วย ซึ่งถือว่ามีประโยชน์ และน่าใช้งานอย่างมาก ในกรณีนี้เราก็ไม่จำเป็นต้องพกพา Flash drive ไปไหนมาไหนอีกต่อไป เพราะเทคโนโลยี Cloud ช่วยทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นแบบรวดเร็วทันใจ

วิธีสร้าง Document file

เมื่อเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีอีเมล์แล้ว ให้คลิกที่ไอคอน '+' และเลือก 'New text document'

1. พิมพ์ข้อความต่าง ๆ
2. ปุ่มเลื่อน เพื่อเข้าไปแก้ไข ตัวอักษร Font, สีอักษร, ขนาดอักษร ต่าง ๆ

1. ตั้งชื่อ หรือ เปลี่ยนชื่อ เอกสาร
2. แถบเครื่องมือการใช้งาน
3. ปุ่มปิดเอกสาร
เมื่อพิมพ์เนื้อหา จัดเรียงข้อความแล้ว ให้กดปุ่ม ปิดเอกสาร

เอกสารใหม่จะถูกบันทึกเก็บลงบน Drive ของเราทันทีดังภาพ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

[Outlook] วิธีเปลี่ยนสีตัวอักษรข้อความที่ยังไม่เปิดอ่าน หรือเปิดอ่านแล้ว

การใช้อีเมล์นั้นมีเทคนิคการใช้งานมากมาย (Outlook) เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งานต่าง ๆ การเปลี่ยนสีข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เป็นเทคนิคอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้การเปิดใช้งาน อีเมล์นั้นง่ายสะดวกตามากขึ้น ซึ่งสามารถกำหนดสี ทำตัวอักษรหนา ซึ่งจะทำให้อีเมล์ที่เราเปิดเข้ามาดูนั้นเห็นเด่นชัดเจนเลยว่า ฉบับใดยังไม่ถูกเปิดอ่าน หรือ เปิดอ่านแล้ว เป็นเทคนิคที่หนุ่มสาวออฟฟิศน่าลองนำไปใช้ดู

วิธีการเปลี่ยนสีตัวอักษรข้อความที่ยังไม่เปิดอ่าน หรือเปิดอ่านแล้ว

1. ในหน้าแรกให้ดูที่เมนูบาร์ เลือกไปที่ View
2. จากนั้นคลิกที่ View Settings เพื่อกำหนดค่าสีของหัวข้อ (สังเกตดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน จะเป็นตัวอักษรสีดำ)

3. หลังจากคลิกที่ View Setting แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Advance View Settings จากนั้นคลิกที่ Conditional Formatting... 
4. ประกฏหน้าต่าง Conditional Formatting เลือกไปที่ Unread Messages (ตั้งค่าข้อความที่ไม่ได้อ่าน) จากนั้นคลิกที่ Font... เพื่อทำการกำหนดตัวอักษร

5. ทำการกำหนดตัวอักษร ขนาด รูปแบบ Font สีที่ใช้ เมื่อได้ที่ต้องการแล้วให้คลิกไปที่ OK (ในตัวอย่างจะกำหนดให้ Font เป็นสีแดง)

ไม่แนะนำให้เปลี่ยนเป็นขนาดตัวอักษร

6. เมื่อเลือกเสร็จแล้วในช่อง Font จะโชว์ลักษณะ Font ที่ทำการกำหนดไว้ เมื่อได้ตามที่ต้องการ คลิกที่ OK เมื่อกลับมาหน้า Advanced View Settings ให้ทำการคลิก OK อีกครั้งหนึ่ง

7. จากนั้นข้อความที่ยังไม่อ่านจะปรากฏหัวเรื่องเป็นสีแดง ถ้าหากข้อความที่ถูกเปิดอ่านแล้ว หัวข้อจะเป็นสีที่เรายังไม่ได้ทำการกำหนด สีเดิม คือ สีดำ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย    

ระบบกรอง เพื่อแก้ปัญหา spam mail ทำงานอย่างไรบน mail server

ระบบกรอง spam หรือ Spam filter นั้นทำงานอย่างไร

แก้ปัญหา spam mail แบบถาวร

เมื่อ spam mail นั้นไม่ใช่เรื่องล้อเล่นอีกต่อไป, ผู้ที่ใช้งาน email ในการดำเนินธุรกิจเป็นหลัก หลายๆบริษัท มักพบปัญหา spam mail เยอะ, ทั้ง Block, ตั้งเป็น Black list แล้ว แก้ยังไงก็ไม่หาย โดยเฉพาะ บริษัทที่ใช้งานบน mail server ทั้งแบบเช่า หรือ ทำเองในบริษัท จะเจอปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาแรกๆที่น่าปวดหัวมาก และ spam mail บางตัวยังแอบแฝงไปด้วย ไวรัสอีเมล์ ที่อาจจะทำให้คุณโดนโจรกรรมข้อมูล (Hack Email), ปัญหาเหล่านี้จะสามารถแก้ไขได้ หากมี ระบบกรอง spam ที่มีประสิทธิภาพ และ สามารถเรียนรู้ spam ใหม่ๆ ได้อยู่เสมอ เราลองมาดูกัน ว่า ระบบกรอง spam นั้นทำงานอย่างไร

การทำงานของระบบ กรอง spam mail
ของ บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ภาพอธิบายการทำงานของ ระบบกรอง spam หรือ "spam filter"

1. เมื่ออีเมล์ จากผู้ส่ง (Sender) ได้ทำการส่งอีเมล์มาหาคุณ
2. ระบบกรอง Spam (Spam Filter) จะทำหน้าที่ Scan ไปยังเนื้อหา,หัวข้อ,ไฟล์,Link ในอีเมล์ฉบับนี้ และ เช็ค Sender IP ว่าติด Black list (RBL) หรือ ถูกตั้งเป็น Blacklist จากระบบ spam filter หรือยัง และ จะนำข้อมูลที่ได้ทั้งหมดมาวิเคราะห์ เพื่อ คาดคะเนความเป็นไปได้ว่า อีเมล์ ฉบับนี้เป็น spam mail หรือไม่
3. Email ที่ถูกระบบ Spam Filter ทำการ Scan และ พบว่า อีเมล์ฉบับนั้น เป็น Spam mail จะถูกโยนเข้าถังขยะเพื่อลบทิ้ง, แต่หากระบบได้ทำการวิเคราะห์ว่าไม่ใช้ Spam mail ก็จะส่งอีเมล์นี้มายังผู้รับ (Reciever)

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server พร้อมระบบ Spam Filter มาตรฐานยุโรปที่ดีที่สุด

[OX-P] ประโยชน์ของ Auto-responder หรืออีเมล์ตอบรับอัตโนมัติ และวิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์

ประโยชน์ของ Auto-responder หรืออีเมล์ตอบรับอัตโนมัติ และวิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์

ประโยชน์ที่จากการตั้ง Auto-responder คือ กรณีที่คุณได้รับอีเมล์จากผู้ติดต่อ แต่อยู่ในช่วงที่คุณกำลังลาพักร้อน หรือ ไม่สามารถตอบกลับได้ในช่วงเวลาหนึ่ง Auto-responder จะทำหน้าที่ส่งอีเมล์กลับไปยังผู้ที่ติดต่อเข้ามา โดยเนื้อหาคุณสามารถกำหนดเองได้ และ ยังสามารถกำหนด วันที่ที่จะให้ระบบมีการ ตอบกลับอัตโนมัติได้อีกด้วย

วิธีการตั้งค่าบนเว็บเมล์
1. เข้าไปหน้าตั้งค่าในส่วนของเว็บเมล์
2. เลือกหัวข้อการตั้งค่า Vacation Notice
3. ใส่หัวข้อรายละเอียดให้ชัดเจน

ในส่วนของเว็บเมล์ จะไม่มีเมนู Auto-responder แต่จะใช้คำว่า 'Vacation Notic

4. ติ๊กเพื่อเปิดใช้งาน อีเมล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้
5. สามารถกำหนดวันที่จะให้มีการ Auto-responder 

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] การสร้าง/ลบ นัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว

การใช้งานในส่วนของการสร้างนัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว เป็นการบันทึกตารางเวลา กำหนดวัน และสามารถเตือนความจำ (Reminder) ให้กับเราได้ ซึ่งปัจจุบันมีวิธีหลากหลายในการบันทึกเพื่อเตือนความจำ เช่น บนโทรศัพท์ บนปฏิทิน (ออนไลน์) บนหน้าเว็บของบัญชีอีเมล์ โดยที่เราจะไม่พลาด หรือผิดนัดได้เลย เพราะระบบสามารถเตือนความจำได้ผ่านอีเมล์บนโทรศัพท์มือถือ หรือบนคอมพิวเตอร์ของเรา

การสร้าง/ลบ นัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว

1. ในหน้าแรกหัวข้อเมนูด้านบน เลือกไปที่ Calendar
2. เข้าสู่หน้าจัดการ ให้คลิกเครื่องหมาย บวก + เพื่อเพิ่มนัดหมาย

วิธีการเพิ่มนัดหมายบนปฏิทิน

3. จากนั้นจะปรากฏหน้า Create appointment ให้กรอกข้อมูลเกี่ยวกับการนัดหมาย รายละเอียดต่างๆ ตามที่ต้องการกำหนด เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Create

4. ในหน้า Calendar เมื่อคลิกเข้ามาแล้วก็จะพบนัดหมายส่วนตัวที่เราได้สร้างไว้แล้ว หากการนัดหมายเรียบร้อยแล้ว หรือ ยกเลิกการนัดหมายสามารถคลิกไปที่ Delete ตรงลูกศร สีแดงชี้ นัดหมายก็จะถูกลบออกไป

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

[OX-P] วิธีการตั้ง Auto Forward เพื่อส่งข้อความไปยังอีเมล์อื่น

เมื่อตั้งค่า Forward email แล้ว จะมีผลทำให้ทุกข้อความที่ถูกส่งเข้าบัญชีอีเมล์ของเรา จะส่งต่อไปยังอีเมล์ที่เราได้กำหนดค่าไว้ที่ Auto Forward โดยอัตโนมัติด้วย ข้อดี คือ เป็นการสำรองข้อมูล หรือ ส่งต่อข้อความไปยังอีกบัญชีอีเมล์ เผื่อกรณีฉุกเฉิน เช่น เข้าถึงบัญชีหลักไม่ได้, ข้อความบางฉบับหายไป เราก็สามารถเข้าถึงข้อความเหล่านี้ได้จากอีกบัญชีอีเมล์

วิธีการตั้ง Auto Forward เพื่อส่งข้อความไปยังอีเมล์อื่น

1. ไปที่ตั้งค่า Setting รูปเฟืองขวามือด้านบน แล้วเลือกไปที่ Setting
2. หัวข้อตัวเลือกด้านซ้ายมือเลือกไปในหัวข้อที่เราต้องการตั้งค่า Auto Forward
3. เมื่อเลือกแล้วในด้านขวามือ ในช่องของ Forward all incoming emails to this address ให้ใส่อีเมล์ที่ต้องการ Forward ลงไปในช่อง จากนั้น ติ๊กถูกที่ Enabled

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งคุณภาพสูงสุดของไทย

วิธีแก้ปัญหา mail server มี spam หรือ junk mail เยอะ แบบ ถาวร

เมื่อ Junk หรือ Spam mail ไม่ได้เป็นเรื่องล้อเล่นอีกต่อไป

ทำไมคุณถึงได้รับ Junk และ Spammail ?

Junk และ Spammail จะถูกส่งโดยกลุ่มที่ต้องการโฆษณา ขายผลิตพันธ์ สินค้า บริการ โดยจะทำการส่งเป็นจำนวนมากๆ ไปหลายๆ อีเมล์ซึ่งปัญหา คือ เราจะใช้งาน Mail เพื่อสื่อสารทางธุรกิจและทำงาน, คงไม่มีเวลามากพอที่จะมานั่งลบ Spam mail วันละ 10 ฉบับๆ ทุกๆ วันถ้าคุณได้รับ Spam mail ยอะมากๆ คุณอาจจะอยากเลิกใช้อีเมล์ขององค์กรหรือบริษัทไปเลยแล้วเปลี่ยนไปใช้ฟรีอีเมล์ เช่น @hotmail, @gmail, @yahoo แทน

ฉันจะแก้ไขปัญหา Spam และ Junk Mail ใน Mail Server อย่างไรดี ?

การเพิ่มระบบกรอง Junk, Spam mail ผ่านตัวกรอง (Spam filter)  

โดยทั่วไปแล้ว ปัญหานี้มักจะเกิดกับผู้ที่ใช้งานผ่าน  mail server, vps mail server  ซึ่งคุณอาจจะไปเช่าจาก ผู้ให้บริการ mail server  มาอีกทีโดยผู้ให้บริการ  mail server ในประเทศไทยส่วนมากแทบจะไม่ได้มีการ กรอง spam junk mail อะไรเลย คือ มีใครส่งอะไรมา ก็รับหมดหรือหากมีระบบกรอง spam ก็แทบจะกรองอะไรไม่ได้เหมือนกัน

คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้, โดยเลือกผู้ให้บริการ  Mail Server  ที่มีการติดตั้งตัวกรอง Spam  ที่มีมาตรฐาน, โดยระบบการกรอง Spam ที่มีมาตรฐานสูงจะมีเทคโนโลยีที่จะดักอีเมล์ที่เป็น Spam แต่ะยอมให้ Email ที่มีความสำคัญกับคุณ ผ่าน

การแก้ไขปัญหาด้วยวิธีนี้เป็นเรื่องเข้มงวดมาก สำหรับธุรกิจที่ใช้  mail server ในทวีปยุโรป ซึ่งไม่ต้องการให้มี spam mail  แม้แต่ฉบับเดียวใน inbox ซึ่งมีผู้ให้บริการไม่กี่รายนักในประเทศไทยที่ได้นำเทคโนโลยีดังกล่าวเข้ามาติดตั้งใน mail server  เพราะมีความซับซ้อน ราคาสูง แต่คุณก็ควรให้ความสำคัญหากไม่ต้องการรับ Spam mail  อีกต่อไป และ จะสามารถแก้ไขปัญหา spam junk mail ได้ยั่งยืนกว่าวิธีการอื่นๆ

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ  Mail Server  มาตรฐานการจาก Europe