Mailing List คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

Mailing List หรือ Group Mail คืออะไร?

Mailing List เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งของ Mail Server มีหน้าที่กระจายข้อความอีเมล์ที่ส่งมาจาก Sender ไปยังผู้รับทีละหลาย ๆ คน ซึ่งหลาย ๆ องค์กรส่วนใหญ่ใช้กันเพื่อกระจายข่าวสารหรือข้อมูลไปยังพนักงานในบริษัท

Mailing List / Group Mail

การทำงานของ Mailing Lists

Sender ในที่นี้ หมายถึง คนในองค์กรเดียวกันที่ใช้อีเมล์ @domain.com แล้วต้องการส่งอีเมล์ไปแจ้งทุกฝ่าย เรื่องรายละเอียดการเข้าสัมมนาต่างจังหวัด จึงส่งรายละเอียดไปที่อีเมล์ all@domain.com ซึ่งในที่นี้อีเมล์ ดังกล่าวนั้น ไม่ได้มีตัวตนอยู่จริง หรือเรียกอีกอย่างว่า 'Email Alias' คือ บัญชีอีเมล์ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อเป็นทางผ่านให้ ข้อความที่ส่งจาก Sender นั้น กระจายไปยังผู้รับหลาย ๆ คนที่อยู่ในกลุ่ม

การตั้งค่าก็ไม่ยาก เพียงแค่เข้าไปในส่วนของ Function: Mailing Lists และ Create Mailing List และตั้ง List name (Email Alias) ขึ้นมา เช่น all, sales, marketing แล้ว Add บัญชีอีเมล์ของ User ลงไปตามฝ่าย ต่าง ๆ ซึ่งแต่ละกลุ่ม จะมีสมาชิกอยู่กี่บัญชีอีเมล์ก็ได้

ประโยชน์ของ Mailing Lists

• ช่วยให้ผู้ส่งประหยัดเวลา และสะดวกในการใช้งานมากขึ้น แทนที่จะมานั่ง Add บัญชีอีเมล์ลงไปที่ช่อง TO: ทุกครั้ง แต่เพียงแค่พิมพ์ชื่ออีเมล์ที่เป็น Mailing List ลงไปอีเมล์เดียว ก็สามารถส่งไปหาพนักงานทั้งฝ่ายได้
• ช่วยให้องค์กรเป็นระบบมากขึ้นมีอีเมล์กลางของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน เวลาฝ่ายบุคคลจะแจ้งจำนวนพนักงานที่เข้ามาใหม่ประจำปี ก็สามารถส่งไปยังฝ่ายบริหารได้รวดเร็วและเป็นระบบ

อย่างไรก็ตาม การสร้าง Mailing Lists สำหรับส่งอีเมล์นั้น ไม่ได้ทำให้ประหยัดปริมาณการส่งได้ หาก Mail Server ที่เราใช้บริการอยู่นั้น มีการจำกัดปริมาณการส่ง (Sending Limits) ก็ควรประเมินปริมาณการส่งต่อวันก่อนที่จะใช้งานจริงด้วย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการด้านอีเมล์โฮสติ้งที่ดีที่สุด

Admin ในภาษาทาง Email Hosting คือ อะไร ?

จริงๆแล้วความหมายของ Admin นั้นแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้คำนี้ในธุรกิจ หรือ งานประเภทไหน แต่สำหรับชาว IT แล้วย่อมเข้าใจกันดีว่า Admin คือ ใคร แต่สำหรับบุคคลทั่วไปที่ใช้งานคอมพิวเตอร์ (User) แทบจะไม่เข้าใจเลยว่า Admin มีความหมายว่าอย่างไร

Admin คือ ใคร ?

Admin เปรียบเสมือนผู้ดูแลระบบ โดยถูกแต่งตั้งจากผู้มีอำนาจของบริษัทฯ ซึ่งในประเทศไทยตำแหน่ง Admin จะถูกมอบให้ IT Support, Programmer, พนักงานคอมพิวเตอร์ หรือ บางหน่วยงานยังให้พนักงานทั่วไปแต่มีความรู้เรื่องคอมเป็น Admin

Admin ทำหน้าที่ อะไร ?

Admin คือ ผู้ที่มีอำนาจสูงสุด หรือ เป็นหัวหน้าในงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น Admin ของระบบ Email Hosting ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง จะมีอำนาจที่จะเข้าไปอ่านข้อมูล Email ของ User ต่างๆได้ หรือ มีอำนาจสั่งการหรือควบคุม และ Reset Password Email Account ใดก็ได้ที่ต้องการ หากเห็นว่ามีความจำเป็น

ผู้ให้บริการมีหน้าที่ทำตามคำสั่ง Admin 

หากบริษัทของคุณมีการใช้บริการ Email Hosting  กับบริษัทใดบริษัทหนึ่งอยู่ การดำเนินการในขั้นตอนที่มีความสำคัญ หรือ มีความลับสูง ผู้ให้บริการมักจะให้ Admin ทำการยืนยันตัวตนว่าเป็น Admin จริงๆ หรือ ไม่ โดยใช้วิธีการดังนี้

1. ให้ Admin ส่ง Email ที่ใช้ในการสมัครบริการครั้งแรก เข้ามาขอข้อมูล
2. ให้ผู้มีอำนาจของบริษัทฯ ส่งเอกสารเพื่อยืนยันว่า Email ใดเป็น Admin
3. ให้ยืนยันด้วยวิธีการส่ง SMS
4. และวิธีอื่นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อผู้ให้บริการมาก เพราะ ถือเป็นกระบวนการที่สุ่มเสี่ยง หากยิืนยันตัวตน Admin ผิด ก็อาจจะทำให้ผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่เป็นความลับ ให้บุคคลอื่นนั้นแทน

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้่บริการระบบ Email Hosting อันดับ 1

 

เนื้อที่เมล์บริษัทมีน้อย ทำไงดี ?

การแก้ไขปัญหา email บริษัท มีพื้นที่น้อย

ทำไม เนื้อที่ิเมล์บริษัทมีน้อย

เนื่องจากปัจจุบัน Harddisk ที่เป็นอุปกรณ์สำหรับการเก็บข้อมูล ที่เป็นมาตรฐาน Server นั้น ยังมีราคาสูง, รวมถึงการมีที่ตั้งอยู่ภายใต้ Data Center ที่มีการควบคุมอุณหภูมิ และ อุปกรณ์อื่นๆ ก็มีราคาสูงอยู่ จึงทำให้ ผู้ให้บริการ mail server บางราย จัดสรรค์พื้นที่เมล์ ให้แก่ user นั้นน้อย ซึ่งอาจจะน้อยจนไม่พอที่จะรับเมล์ หรือ เมล์เต็มไปเลยก็มี

การแก้ปัญหา เนื้อที่งเมล์บริษัทมีน้อย

1. ควรเลือกผู้ให้บริการที่เป็น ผู้ให้บริการ mail server โดยเฉพาะ, เนื่องจากผู้ให้บริการ mail server ที่มีระบบบริหารจัดการที่ดี และ มีมาตรฐาน จะสามารถจัดสรรค์พื้นที่เมล์ให้ลูกค้าได้มากกว่าผู้ให้บริการทั่วไป
   
   
2. หากคุณใช้ mail server กับบริษัทอื่นอยู่ แล้ว คุณต้องการย้ายผู้ให้บริการ mail server นั้นสามารถทำได้, เพียงแจ้งกับผู้ให้บริการ mail server รายใหม่ โดยคุณควรจะประสานและมั่นใจว่า ผู้ให้บริการ mail server ที่ใหม่นั้นสามารถให้บริการพื้นที่เมล์ ตามที่คุณต้องการได้
   
   
3. มีผู้ให้บริการ mail server บางราย แจ้งว่า สามารถให้ผู้รับบริการนั้นใช้งานพื้นที่ mail ได้่อย่างไม่จำกัด, หรือ จำนวนมาก อย่างไม่สมเหตุสมผล, ซึ่งหากคุณใช้งานไประยะหนึ่ง

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server อันดับ 1 ของไทย

ค่า MX หรือ Mail Exchanger ใน DNS คือ อะไร ?

บทความนี้เหมาะสำหรับ Admin ที่เข้าใจ การทำงานของ DNS สำหรับ Domain name เบื้องต้น แต่เมื่อถึงจุดที่คุณต้องมีการตั้งค่า MX เช่น มีการเปลี่ยนระบบหรือย้าย ผู้ให้บริการ Email Hosting ค่า MX ใน DNS จะเป็นค่าที่คุณต้องเปลี่ยนอย่างแน่นอน แต่ Admin หลายคนมีความกังวลที่จะเปลี่ยน เพราะไม่เข้าใจการทำงานของมัน ในที่นี้ผู้เขียนขออธิบายดังนี้

MX คือ อะไร ?

MX มีความหมาย คือ Mail Exchanger ซึ่งเป็นผู้สั่งการว่า Email ที่วิ่งเข้ามายัง Domain คุณนั้นจะต้องวิ่งไปหา Email Server ตัวใด ยกตัวอย่าง เช่น Domain name : abc.com มีการ Add Email : a@abc.com ไว้ ซึ่งได้ทำการตั้งค่า MX บน Domain: abc.com ไว้แล้ว เมื่อมีอีเมล์ฉบับใดๆ ส่งเข้ามาที่ @abc.com มันจะวิ่งไปหาค่า MX ของ Domain: abc.com ทันทีว่า Email ที่ถูกส่งเข้ามาฉบับนี้จะต้องเอาไปไว้ใน Server ใด  

Priority คือ อะไร ?

ค่า Priority จะเป็นตัวเลข ซึ่งจะเป็นตัวจัดอันดับความสำคัญของ Mail Server ปลายทาง โดยส่วนใหญ่แล้วการตั้งค่า MX จะมีมากกว่า 1 ค่า ซึ่งการทำงานของมัน คือ Email จะถูกส่งไปหา Mail Server ที่มี Priority ต่ำสุด (มีความสำคัญสูงสุด) หาก Mail Server Priority แรกล่ม มันก็จะส่งไปยัง Mail Server ที่มี Priority สูงกว่า (มีความสำคัญน้อยกว่า) นั่นเอง

จะให้ Email วิ่งไปที่ Mail Server 2 ตัวพร้อมกัน ?

หากคุณเริ่มเข้าใจการทำงานของ MX คุณก็จะเกิดคำถาม และ เป็นข้อสงสัยสำหรับคนที่ต้องการทำ Mail Server ว่า อย่างนี้ถ้าเราตั้งค่า Priority ให้มีค่าเท่ากันทั้ง 2 Server เวลา Email เข้ามามันจะได้วิ่งไปทั้ง 2 Server เลย, ในส่วนนี้ไม่สามารถทำได้ และ ผลลัพธ์ที่ออกมา คือ มันจะเข้าแบบสลับ คือ มันจะวิ่งไป Server ตัวแรกบ้าง Server ตัวที่สองบ้าง (จริงๆมีชื่อเรียกทฤษฎีนี้เลยทีเดียว) 

ตัวอย่างการตั้งค่า MX

Priority 10,  mx1.mailserver.com

Priority 20,  mx2.mailserver.com

หากการตั้งค่าเป็นลักษณะนี้เมื่อมี Email เข้ามา มันจะวิ่งเข้าไปยัง Priority 10 คือ Mail Server ที่ชื่อว่า mx1.mailserver.com เป็นหลัก แต่หาก mx1.mailserver.com นั้นล่ม มันก็จะนำอีเมล์ฉบับนั้นวิ่งไปยัง Priority 20,  mx2.mailserver.com ที่มีลำดับความสำคัญน้อยกว่านั่นเอง

VDO ที่เกี่ยวข้อง

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด 

ผู้เชี่ยวชาญการให้บริการ ระบบ Email Server อันดับ 1 ของไทย

อีเมล์ (Email) หายเป็นอย่างไร ?

ปัญหา Email หาย หรือ อีเมล์ตกหล่น

อีเมล์ (Email) หาย เป็นอย่างไร ?

     
หลายคนสงสัย อีเมล์หาย คืออะไร หายได้ อย่างไร มีวิธีแก้ไขและป้องกันได้อย่างไรบ้าง

1. ตกหล่น คือ มีการส่งมาจากผู้ติดต่อ แต่ว่าเราไม่ได้รับอีเมล์นั้นเลย สาเหตุที่เป็นเช่นนี้อาจเป็นเพราะ ปัญหาระหว่างการส่ง เช่น Internet มีปัญหา หลุด ในขณะส่งออก ทำให้อีเมล์ฉบับนั้นไม่สามารถมาถึงผู้รับได้

2. Junk mail หรือ เมล์ขยะ ในเนื้อหาเมล์บางฉบับ มีการระบุ ตัวเลข ภาษาแปลกๆ หรือภาษาต่างดาวแฝงอยู่ อาจจะแฝงอยู่ในชื่อของไฟล์แนบที่เราแนบมา ทำให้เมล์ที่ถูกส่งเข้ามานั้นอาจถูกมองว่าเป็น Spam เลยถูกกรองไปอยู่ที่ Junk mail แทนที่จะอยู่ที่ Inbox หรือ จดหมายขาเข้า

3. เผลอลบไป เมล์บางตัวเราอาจไม่ทันระวังในจดหมายขาเข้า หรือ Inbox อาจจะทำการเผลอลบไปโดยไม่ทันตั้งตัว แต่สามารถกู้กลับมาได้ เมล์ที่ยังไม่ถูกลบอย่างถาวร จะเข้าไปอยู่ใน ถังขยะ  แต่ถ้าหากเมล์นั้นอยู่ถังขยะเป็นเวลา 30 วัน อีเมล์จะถูกลบถาวรทันที จะไม่สามารถกู้กลับมาได้

4. หากไม่ได้เกิดจากสาเหตุตาม 3 ข้อข้างต้น ปัญหานี้จะเกิดในระดับ Server ซึ่ง ผู้ให้บริการ Email Hosting อาจจะพบปัญหาในเชิงเทคนิค เช่น  Bandwidth ในสายต่างประเทศไม่พอ เพราะ Email @hotmail,Gmail,Yahoo หรือ คู่ค้าที่อยู่ต่างประเทศต้องใช้ Traffic จำนวนมหาศาล ที่ใช้ติดต่อกับคุณ หากผู้ให้บริการ Email Hosting บริหารไม่ดี ก็จะทำให้เกิดปัญหา email ตกหล่น และ ล่าช้า


บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting Service Provider

ความเสถียรภาพของระบบ Email Hosting คืออะไร ?

ความเสถียรเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับ Email Hosting 

ความเสี่ยงที่ อาจส่งผลต่อความเสถียรภาพ ของ Email Hosting

ความเสถียรภาพของระบบ Server มีความสำคัญมาก เพราะ Server เป็นหัวใจสำคัญหลักในการบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ยิ่งระบบ Server มีความเสถียรมากเท่าไหร่ ความพร้อม ในการทำงานและความสบายทั้งผู้ให้บริการไปยังผู้ใช้บริการ ก็ยิ่งมีความมั่นใจในการใช้งานระบบ Email Hosting อย่างไรก็ตามปัญหาและอุปสรรคสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลา อยู่ที่ว่าการจัดการระบบ Safety ต่าง ๆ มีความพร้อมและเสถียรเพียงใด

ทรัพยากรหลักที่ส่งผลต่อความเสถียรของ Server

1. Hardware อุปกรณ์ส่วนต่าง ๆ ที่สามารถจับต้องได้ต้องมีความทนทาน แข็งแรง มีประสิทธิในการทำงาน ถ้าหากนำ Hardware ที่ไม่มีคุณภาพมาใช้งาน ผู้ให้บริการก็คงไม่สบายใจอย่างแน่นอน เพราะไม่รุ้เลยว่า Hardware ตัวนี้จะชำรุดเสียหายเมื่อไร แต่ถ้าหากเลือกใช้ Hardware ที่มีคุณภาพก็จะส่งผลไปยัง Server 1 ตัวที่เต็มเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพ ทำให้เกิดความมั่นใจในการใช้งาน แต่หากเป็นการใช้งานผ่านระบบ Cloud ปัญหาเรื่อง Hardware จะเกิดขึ้นได้น่้อยมาก
   
   
2. ระบบไฟ  ระบบไฟมีความสำคัญมาก จะต้องนิ่งไม่มีการตก หรือ กระชาก แต่ก็คงหนีไม่พ้นปัญหาแบบนี้แน่นอนไม่ว่าจะมีการจัดการที่ใหญ่แค่ใหน ระบบไฟทุกที่ก็สามารถเกิดปัญหาขึ้นได้ อยู่ที่การป้องกันของแต่ละผู้ให้บริการว่ามีการ Safety ของ Server ดีแค่ใหนผู้ให้บริการทุกราย จะต้องใช้วิธีป้องกันแต่ต่างกันออกไป แต่ผู้ใช้บริการจะมั่นใจได้อย่างไร ว่าระบบไฟจะไม่เป็นปัญหาต่อ Server ของเขาเอง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความมั่นใจของตัวผลิตภัณฑ์และความน่าเชื่อถือจากผู้ให้บริการ
   
   
3. Internet ผู้ให้บริการ Internetในไทย มีอยู่หลายราย แต่ละรายล้วนมีปัญหาแตกต่างกันออกไป ทั้งจุดดีและจุดด้อย ในการติดต่อหา Server หรือการเช็คอีเมล์ ต้องใช้อินเตอเน็ตเป็นสิ่งนำพา หากไม่มี Internet หรือ Internet ไม่เสถียรพอ ก็อาจเกิดปัญหาในด้านของการ รับ / ส่ง เช่น อีเมล์ล่าช้า ตกหล่น มีปัญหาในการเปิด เป็นต้น
   
   
4. Software มีทั้ง Software ประยุกต์และ Software สำเร็จรูป สามาถนำมาใช้ร่วมกันพัฒนาต่อยอดได้ในส่วนของ Software ประยุกต์ ต้องมีการพัฒนาและมีความเสถียรในการใช้งานมีการพัฒนาและแก้ไขหาจุดบกพร่องอยู่ตลอดเวลา ต้องมีการทำงานร่่วมกับ Hardware ถ้าหาก Software มีคุณภาพและถูกพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ บวกกับทรัพยากรด้านอื่น ทำให้เกิดการทำงานอย่างเต็มที่ จึงก่อให้เกิดขุมพลังในการบริหารด้านต่าง ๆ ลงตัวจึงเกิดความเสถียรของ Server มีการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting Service Provider

Email hosting บริษัท คือ อะไร ?

Email Hosting สำหรับการใช้งานในบริษัท ทำงานอย่างไร

Email hosting บริษัท คือ อะไร ? 

ในองค์กรส่วนใหญ่ที่มีการใช้ Email บางองค์กรได้มีการใช้งาน Free Mail อย่างเช่น Hotmail Yahoo Gmail เป็นต้น เคยสงสัยหรือไม่ว่า หากวันนึงมีการเกิดข้อผิดพลาดการใช้งาน เช่น ไม่ได้รับอีเมล์ อีเมล์ที่ได้รับ ล่าช้า หรือ ระบบล่ม ไม่สามารถเข้าใช้งานได้ เราจะต้องแจ้งใคร


ปัจจุบันมี ผู้ให้บริการ Email Hosting มากมายให้เราเลือกใช้บริการ ผู้ให้บริการ Email Hosting ที่ดีต้องสามารถดูแลรับผิดชอบ อีเมล์ของเรา หากมีปัญหาการใช้งานเราก็สามารถแจ้งได้ว่า ระบบอีเมล์มีปัญหา มีผู้รับผิดชอบ แถมระบบ Emai Hosting ยังทำหน้าที่ กรอง Spam Mail ให้กับเราได้อีกด้วย จัดการการรับ/ส่ง ให้ใช้งานได้ปกติ มีทีม Support คอยดูแลอีเมล์ของท่านไม่ให้สูญหาย หรือ ถูกโจรกรรม (Hack) ได้ แถมยังเกิดความน่าเชื่อถือให้แก่บริษัท ของท่านอีกด้วย

หน้าที่การทำงานหลักๆ ของ Email Hosting

1. รับอีเมล์ รับอีเมล์จากผู้ติดต่อ หรือ ผู้ที่ส่งอีเมล์ เข้ามาหาเรา
2. กรอง Spam ที่มาจากผู้ไม่หวังดี ทำให้เรามีอีเมล์ขยะ เกิดปัญหาการใช้งานอีเมล์
3. ส่งอีเมล์ ทำหน้าที่ส่งอีเมล์ที่เราสร้างขึ้นและทำการส่งไปยังรายชื่อที่เราต้องการติดต่อไป
4. เก็บข้อมูลอีเมล์ อีเมล์ที่ รับ/ส่ง จะถูกเก็บไว้ใน Server อย่างดีจึงสบายใจได้ว่า อีเมล์ของเราทุกฉบับมีคนคอยดูแลอยู่
5. ดูแลจัดการเกี่ยวกับอีเมล์ รับ/ส่ง ทุกฉบับ
6. รับผิดชอบและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
7. มีทีม Support คอยให้คำแนะนำในการใช้งาน

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting Service Provider