วันศุกร์ที่ 28 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

[MD] การตั้ง Forward ข้อความไปยังอีเมล์อื่น

การตั้งค่าให้ข้อความที่ถูกส่งมาหาเรา Forward ไปยังอีเมล์อื่น ๆ โดยข้อความดังกล่าวจะไม่ถูกเก็บไว้ใน Inbox

เข้าสู่ระบบจากหน้า Webmail ขององค์กร เช่น webmail.yourcompany.com

ในแท็บ Forwarding and POP/IMAP settings
กรอกบัญชีอีเมล์ เพื่อให้ข้อความ Forward ไปยังอีเมล์ที่ตั้งไว้
จากนั้นกด Update

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง มาตรฐานอันดับ 1 ของประเทศไทย
www. technologyland.co.th

[MD] การตั้ง Filter ให้ข้อความอีเมล์ถูกจัดกลุ่มเป็น Folder ตาม Subject/Sender

การตั้ง Filter ให้ข้อความมีการจัดกลุ่มอย่างเป็นระเบียบ เป็นประโยชน์มากต่อผู้ที่ใช้งานอีเมล์บ่อย ๆ เป็นกิจวัตร เช่น ลูกค้าจากบริษัท ABC ส่งข้อความมายังอีเมล์เรา ให้ข้อความดังกล่าว ถูกย้ายไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ชื่อ ABC ที่อยู่ภายในกลุ่ม Inbox (Parent folder) และการตั้ง Filter ให้จัดกลุ่มลูกค้า ก็ทำให้เราเช็คอีเมล์ได้ง่าย และสะดวกขึ้นมาก นอกจากนี้เราไม่จำเป็นต้องมาแยกประเภทข้อความเองว่าถูกส่งมาจากใคร

การตั้ง Filter ให้ข้อความอีเมล์ถูกจัดกลุ่มเป็น Folder ตาม Subject/Sender

ัขั้นแรกให้สร้าง Folder ที่ต้องการจัดกลุ่มข้อความขึ้นมา

1. เลือกแท็บ Folders
2. กดไอคอน +
3. ตั้งชื่อ โฟลเดอร์ จากนั้นกดปุ่ม Save

1. ไปที่แท็บ Filters
2. คลิกที่ไอคอน เพิ่ม Filter
3. ตั้งชื่อ Filter
4. เลือกให้ Sender --> contains --> (ชื่ออีเมล์ที่ต้องการให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ดังกล่าว)
5. เลือก Move messages to --> (ชื่อโฟลเดอร์ที่สร้างไว้)
6. กดปุ่ม Save
บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง มาตรฐานอันดับ 1 ของประเทศไทย
www. technologyland.co.th

[MD] การสร้างโฟลเดอร์ย่อยบนหน้าเว็บเมล์

การสร้าง Folder เป็นการจัดกลุ่ม หรือแยกข้อความที่จำเป็น ตามความต้องการของเรา อาจจะแยกตามลูกค้า หรือ Supplier ก็ได้

ขั้นแรกให้ Sign In เข้าไปที่ หน้า Webmail ขององค์กร เช่น webmail.yourcompanyname.com

1. ไปที่เมนู Folders
2. คลิกที่ Icon รูปเครื่องหมาย +
3. ใส่ชื่อ Folder name และกด Save
บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

[Outlook] วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv

วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv


การ Export contacts เพื่อที่จะได้ทำการ backup หรือ การนำข้อมูลรายชื่อที่ติดต่อไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ เช่น Import เข้าสู่โปรแกรมอื่น สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้

วิธี Export contacts ใน Address Book ให้เป็นไฟล์ *.csv



ไปที่ แฟ้ม จากนั้นเลือก เปิด คลิกไปที่ นำเข้า


เลือก ส่งออกไปที่แฟ้ม (Export to a file)


เลือก ค่าที่มีการแบ่งโดยเครื่องหมายจุลภาค (Windows)
หรือ Comma Separated Values (Windows)



เลือก Folder ที่ต้องการส่งออก คือ ที่ติดต่อ


เลือกตำแหน่งปลายทางที่ต้องการเก็บไฟล์


คลิก เสร็จสิ้น

รอไฟล์ Export เสร็จ
ไฟล์ที่โหลดเสร็จจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ปลายทางที่เราเลือกไว้
บทความที่เกี่ยวข้อง
การ Import Contact ไฟล์ .CSV หรือ .vCard ลงบนโปรแกรม Outlook 2013
วิธีรวมไฟล์ vCard (*.vcf) หลายๆ ไฟล์ ให้อยู่ในไฟล์เดียว

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีตั้งค่าลบข้อความในอีเมล์ เพื่อให้พื้นที่ความจุอีเมล์ไม่มีวันเต็ม (POP)


การใช้กล่องจดหมายใน Microsoft Outlook ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพในการรับจดหมายเข้า เมื่อคุณมีการรับจดหมาย (Email) เข้าทุก ๆ วัน ปริมาณการรับจดหมายก็เพิ่มยิ่งขึ้น ทำให้การรับอีเมล์ในระบบอีเมล์เซิฟ ได้รับช้า หรือ อาจมีการเด้งกลับ เพราะกล่องจดหมายเต็ม

Microsoft Outlook มีความสามารถในการจัดการเกี่ยวกับกล่องจดหมายขาเข้าของคุณ และยังสามารถทำได้เองอัตโนมัติอีกด้วย ก็คือการตั้งลบ หรือ จัดเก็บอัตโนมัติ คือ เมื่อกำหนดการลบถาวร หรือ จัดเก็บจดหมายขาเข้าอัตโนมัติ ทำให้พื้นที่ในการจัดเก็บมีปริมาณเหลือเพื่อรับจดหมายเข้าตลอด สามารถกำหนดเวลา การลบได้เอง ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่อง INBOX เต็มอีกต่อไป

วิธีตั้งค่าลบข้อความอัตโนมัติมีดังนี้


เปิดโปรแกรม MS Outlook ในส่วนของ Folder กล่องจดหมายขาเข้า
ให้คลิกขวาเลือกที่ 
คุณสมบัติ


หน้าต่าง คุณสมบัติ กล่องจดหมายเข้า เลือกไปที่แถบ เก็บถาวรอัตโนมัติ
เราจะกำหนดได้ว่าต้องการให้ล้างรายการเก่าในช่วงเวลากี่เดือนที่ผ่านมา
หรือกำหนดได้ว่า จะจัดเก็บ หรือ จะลบทิ้งถาวรได้

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่

วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่

การสร้างโปรไฟล์อีเมล์นั้นก็เพื่อความเป็นส่วนตัวของการใช้งาน กรณีมีผู้ใช้หลายคนในคอมพิวเตอร์ 1 เครื่อง โปรไฟล์ MS Outlook จะแยกอีเมล์ของผู้ใช้แต่ละคนออกจากกัน ทำให้สะดวกในการใช้งานมากขึ้น หรือใช้ในกรณี เราต้องการแยกอีเมล์บริษัท กับอีเมล์ส่วนตัวออกจาก Inbox เดียวกัน

วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่

1. ทำการเข้าหน้าของ Control panel เข้าไปที่ Start > Control Panel จากนั้นเข้าไปเลือกใช้งานที่  ดหมาย หรือ Mail


2. เมื่อคลิกที่ จดหมาย แล้ว จะมีหน้าต่าง การตั้งค่าจดหมาย - Outlook  คลิก แสดงโปรไฟล์ (Show Profile)
แสดงโปรไฟล์คือการเพิ่มผู้ใช้งานหลัก Outlook


3. เลือกบัญชี Outlook แล้วคลิกไปที่ เพิ่ม (Add)


4. ชื่อโปรไฟล์สามารถใส่ชื่อของเราเองเลยก็ได้ เพื่อง่ายต่อการเข้าใจ
จากนั้นคลิก ตกลง

5. เมื่อคลิก ตกลง แล้ว ทำการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ตามที่ระบบร้องขอให้สมบูรณ์
การเพิ่มบัญชีผู้ใช้งานสามารถดูได้บทความก่อนหน้านี้

6. เลือก โปรไฟล์ นั้น ช่องถัดลงมาให้เลือก ใช้โปรไฟล์นี้เสมอ จากนั้นคลิก ตกลง
เมื่อเข้า Outlook โปรไฟล์ที่เราตั้งก็จะเป็นโปรไฟล์แรกเสมอ
ในส่วนของ "พร้อมพ์โปรไฟล์ที่จะใช้" คือ การเรียกเปิดหน้าต่างสำหรับให้เลือกโปรไฟล์
ก่อนเข้าใช้งาน MS Outlook ซึ่งเราสามารถเลือกใช้ได้ ในกรณีคอมพิวเตอร์ 1 เครื่อง มีผู้ใช้งานอีเมล์หลายคน

การสร้างโปรไฟล์มีหลายรูปแบบในการสร้าง แต่เวอร์ชั่นของ Microsoft Office ก็จะแตกต่างกันไป การสร้างโปรไฟล์นั้นผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนใช้บัญชีอื่นได้ตลอดเวลา หากมีผู้ใช้หลายคนในเครื่อง แต่ทุกครั้งที่มีเข้าใช้งาน ค่าเริ่มต้นของโปรไฟล์ผู้ที่ตั้ง จะเป็นบัญชีแรกที่โปรแกรม Outlook ถูกเปิด

บทความที่เกี่ยวข้อง
วิธีสร้างโปรไฟล์อีเมล์ใหม่บน Outlook for Mac

[MD OX] วิธีการตั้งค่า Filter ให้ Forward ข้อความไปยังอีเมล์อื่น

ตัวอย่างการตั้งค่า Filter ให้ Forward ข้อความที่ถูกส่งมาไปยังอีเมล์อื่น โดยที่ข้อความนั้นจะถูกเก็บไว้ใน Inbox ของเราด้วย

1. ไปที่เมนู Configuration
2. เลือก Email
3. เลือก Filter
4. คลิกปุ่ม New

ให้ตั้งค่า Filter ดังภาพนี้
1. คือ อีเมล์ (ลูกค้า) ที่ถูกส่งมายังอีเมล์เรา
2. "Keep" คือ ให้เก็บข้อความไว้ใน Inbox ของเรา
3. "Redirect to" ให้ส่งไปยังอีเมล์อื่น (Forward ไปยังอีเมล์อื่น)
4. เมื่อตั้งค่าเสร็จ ให้กด Save

บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง มาตรฐานอันดับ 1 ของประเทศไทย
www. technologyland.co.th

วันพุธที่ 26 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

[Outlook] วิธีการสร้างนัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว

สร้างนัดหมายบนปฎิทินส่วนตัว Outlook


Calendar ในโปรแกรม MS Outlook เป็นปฎิทินการนัดมีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ที่มีการประชุมหรือนัดหมายบ่อย สามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไป การกำหนดการแจ้งเตือน เลื่อนการแจ้งเตือน ถ้าทำเป็นนิสัยจะตรวจสอบได้ว่า เราว่างวันใหน จะได้ไม่มีการผิดนัด เปรียบเสมือนเป็นเลขาส่วนตัวของเราเลยก็เป็นได้ และยังสามารถดูบันทึกและรายละเอียดย้อนหลังได้อีกด้วย

วิธีการสร้างนัดหมายบนปฏิทินส่วนตัว




1. ในหน้าจอหลักของ Outlook ส่วนล่างด้านซ้ายเลือกหัวข้อการใช้งาน ปฏิทิน

2. จากนั้นจะปราฏกหน้าต่าง ตาราง มากมาย ใน Menu bar ด้านบน ให้เลือก สร้างการนัดหมาย 

3. หน้านี้จะเกี่ยวกับรายละเอียด การนัดหมาย วัน เวลา สถานที่ เวลาการแจ้งเตือน ระบุช่วงเวลาที่นัดหมาย เมื่อใส่รายละเอียดจนครบแล้ว คลิกที่ บันทึกแล้วปิด 

4. ในส่วนของหน้าแรกจะมีการโชว์ขึ้นมาว่า เราได้มีการนัดหมาย ในวันที่ สถานที่ เวลาที่กำหนด

5. เมื่อมีการแจ้งเตือนแล้วสามารถ เรายังสามารถ เลื่อนการแจ้งเตือน
กรณีมีการเลื่อนเวลาการประชุม


บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

การตั้งค่า Master password บนโปรแกรม Thunderbird

วิธีการตั้ง Master password บนโปรแกรม Thunderbird เป็นการป้องกันการเข้าถึงอีเมล์ในโปรแกรมอีกชั้นหนึ่ง เพื่อป้องกันผู้ใช้งานคนอื่นมาเปิดดูข้อมูลในอีเมล์ของเรา หรือในกรณีที่คอมพิวเตอร์ 1 เครื่องมีผู้ใช้งานหลายคน



การตั้ง Master password  จะมีข้อควรระวังอยู่บ้าง เช่น หากเราลืมรหัสผ่านแล้ว จะกู้คืนกลับมาไม่ได้ จึงแนะนำให้ผู้ใช้งาน Add account แบบ IMAP ตามคู่มือด้านล่างนี้ก่อน
การตั้งค่า อีเมล์องค์กรบริษัท (Email for Business) บน โปรแกรม Mozilla Thunderbird

กรณีที่คอมพิวเตอร์ 1 เครื่อง มีผู้ใช้งานอีเมล์ 2-3 บัญชี แล้วต้องการแยกโปรไฟล์แต่ละบัญชีให้มีความเป็นส่วนตัว ให้ทำการสร้างโปรไฟล์ตามคู่มือด้านล่างนี้

เมื่อตั้งค่าดังกล่าวเสร็จแล้ว เราจะมาเริ่มตั้งค่า Master password บนโปรแกรม Thunderbird กัน โดยขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเมนู Settings
2. คลิก Add-ons

1. คลิกที่ Icon: Get Add-ons
2. พิมพ์ค้นหาคำว่า "Master Password"
3. คลิกรูปแว่นขยาย (ค้นหา)
เมื่อค้นหาสำเร็จ ให้กด Install ที่ Add-on: Master Password+ 1.21.2

เมื่อ Add-on ถูกติดตั้ง ให้กดปุ่ม Restart now

การตั้งค่า Master password

1. ไปที่เมนู Settings
2. คลิกที่ Options...

1. เลือก Security
2. ไปที่แท็บ Passwords
3. ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Use a master password

กำหนดรหัสผ่านลงไปที่ช่อง Enter new password และ Re-enter new password (รหัสชุดเดียวกัน)
ที่แท็บ Auto-Lock สามารถกำหนดให้โปรแกรม Log out อัตโนมัติได้ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง Enable auto-logout
จากนั้นกดปุ่ม OK

ที่แท็บ Startup ทำเครื่องหมายที่ Ask for password on startup จากนั้นกด OK

รหัสผ่านถูกกำหนดแล้ว กด OK

ทดสอบการตั้งค่า Master password โดยการปิด Thunderbird แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง


เลือกโปรไฟล์ที่เราได้ตั้งค่า Master password ไว้ จากนั้นกด Start Thunderbird

เมื่อเปิดโปรแกรม จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เราใส่รหัสผ่าน (Master Password) ที่ตั้งไว้เมื่อสักครู่
แล้วกดปุ่ม OK
หมายเหตุ การตั้งค่า Master password จะอยู่นอกเหนือการดูแลของผู้ให้บริการอีเมล์ เพราะรหัสดังกล่าวไม่เกี่ยวกับการตั้งค่า หรือแก้ไข รหัสผ่านของบัญชีอีเมล์แต่อย่างใด

ข้อแนะนำ 
1. การตั้งค่า Master password ควรกำหนดให้มีความง่ายต่อการจดจำของผู้ใช้งาน หรืออาจจะโน้ตไว้ส่วนใดส่วนหนึ่งของอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น บน Smart Phone, iPhone, iPad
2. ก่อนการตั้ง Master password แนะนำให้เพิ่มบัญชีอีเมล์แบบ IMAP เท่านั้น เผื่อกรณีจำรหัสผ่านไม่ได้จริง ๆ ผู้ใช้สามารถ Remove Account ออกจากเครื่องได้ โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

[Outlook] วิธีการใช้ Send/Receive All Folders





ปุ่ม Send/Receive All Folders
Send/Receive All Folders เป็นการตรวจสอบว่ามีการรับอีเมลล์เข้ามาใหม่หรือไม่ คือเป็นการอัพเดตจดหมายทุกฉบับ ทั้งจดหมายขาเข้า จดหมายที่ทำการส่งออก เมื่อกดที่ปุ่ม Send/Receive All Folders กรณีมีจดหมายส่งออกที่ยังส่งไม่สำเร็จ Outlook จะทำการตรวจสอบและทำการส่งใหม่ อีกครั้งหนึ่ง เรียกอีกอย่างว่าเป็นการ Refresh นั่นเอง

วิธีตั้งค่าให้โปรแกรมเช็คอีเมล์อัตโนมัติ (Automatic send/receive)

1. ในหน้าแรกให้คลิกเลือกไปที่ File
2. จากนั้นเลือกในเมนู Option



3. เมื่อปรากฏหน้า Outlook Option แล้ว เลือกไปที่ เมนู Advanced เครื่องมือด้านขวาเลือกที่ Sent and receive กดปุ่ม Send/Receive...



4. กำหนดการตั้งเวลาอัตโนมัติ เลือกไปที่ Schedule and automatic send/recive every ใส่หมายเลข 10 จากนั้นกดปุ่ม Close




หมายเหตุ ผู้ใช้ไม่ควรปรับให้ต่ำกว่า 5 นาที เพราะอาจจะมีผลทำให้โปรแกรมทำงานหนักเกินไป

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Server อันดับ 1 ของประเทศไทย

วันจันทร์ที่ 24 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

[OX-P] วิธีการตั้งค่า Filter/Rule สำหรับแยก Sender ที่เป็นสแปมจากหน้าเว็บเมล์

แม้ว่าการกรองสแปมเมล์บน Server จะมีประสิทธิภาพมากเพียงใด แต่ก็อย่าลืมว่าอีเมล์ขยะบนโลกนี้ ก็มีเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ และไม่มีวันหมดไป หากเปรียบเทียบกับขยะจริง ๆ มันก็กำลังล้นโลกอยู่ขณะนี้

จะทำอย่างไร หากอีเมล์ขยะ หรือ Spam mail เกิดขึ้นมาใน Inbox ของเรา ซึ่งสร้างความรำคาญให้กับผู้ใช้เป็นอย่างมาก จากภาพประกอบเป็นวิธีการตั้งค่า Filter ให้แยกบัญชีอีเมล์ของ Sender ที่สงสัยว่าจะเป็นสแปมเมล์ หรืออีเมล์ที่สร้างความรำคาญให้กับเรา ออกจาก Inbox 

เมื่อเข้าสู่ระบบบนหน้าเว็บเมล์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้



คลิกที่ไอคอนเฟือง เลือก Settings


คลิกปุ่ม 'Add new rule'


ตั้งชื่อ Rule และใส่เงื่อนไขโดยในที่นี้ กด Add condition เลือก Sender/From
จากนั้นกรอกชื่ออีเมล์ ที่ต้องการให้เข้ามาอยู่ใน Folder: Spam
หัวข้อ Actions ให้เลือก Move to folder: Spam แล้วกดบันทึก
ในทางกลับกันต้องการให้บาง Email account ย้ายไป Spam ไปอยู่ใน INBOX ก็ Add action > Move to folder: INBOX
และกรณีต้องการ Block ให้เลือก Condition: Reject with reason และใส่เหตุผลที่ Reject ลงที่ช่องว่าง



เมื่อกดบันทึก จะมี Rule ปรากฏขึ้นมา




เมื่ออีเมล์ที่เราตั้งไว้ ส่งเข้ามายัง Inbox ข้อความจะไปปรากฏอยู่ใน Folder : Spam ที่เราตั้งค่าไว้อัตโนมัติ



หมายเหตุ การสร้าง Filter ดังกล่าว ไม่ได้เป็นการ Block User นั้น แต่เป็นการแยกอีเมล์จากผู้ส่งที่เป็นสแปม ไปยัง Folder: Spam เพื่อไม่ให้สร้างความรำคาญให้กับผู้ใช้งานอีเมล์