Mail Server ที่ได้รับการยอมรับ
แสดงโพสต์โดยจัดเรียงตามความเกี่ยวข้องกับคำค้นหา รับอีเมล์ไม่ได้ จัดเรียงตามวันที่ แสดงโพสต์ทั้งหมด
แสดงโพสต์โดยจัดเรียงตามความเกี่ยวข้องกับคำค้นหา รับอีเมล์ไม่ได้ จัดเรียงตามวันที่ แสดงโพสต์ทั้งหมด

วันเสาร์ที่ 17 พฤษภาคม พ.ศ. 2557

ปัญหา Email ตกหล่น หรือ ไม่ได้รับ ในการใช้งาน mail server

อีเมล์ตกหล่น, เกิดจาก Mail Server มีการล่ม หรือ Restart


อีเมล์ถึงตกหล่น หรือ การที่ไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ

อีเมล์ตกหล่น คือ การที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ, หรืิอ บางทีได้รับบ้าง บางครั้งก็ไม่ได้รับ, เป็นปัญหาที่ยากที่จะอธิบายให้คนอื่นเข้าใจ, เพราะมันไม่ได้เกิดปัญหาแบบนี้ตลอด มันเป็นแค่บางช่วงเวลาเท่านั้น, แม้แต่คนที่ทำงานในด้าน IT ก็ไม่สามารถนำปัญหาเหล่านี้ไปเล่าให้ผู้ให้บริการ mail server ได้อย่างถูกต้อง, เพราะก็ไม่รู้จะบอกผู้ให้บริการ mail server ว่ามันเป็นตอนช่วงเวลาไหน (เพราะไม่มีใครคงรู้ว่า ตัวเองไม่ได้รับอีเมล์ตัวไหนบ้าง ในช่วงชั่วโมงนาทีใด) เลยเป็นปัญหาเรื้อรัง ที่จะเกิดขึ้นวันไหนอีกก็ไม่รู้



ปัญหาอีเมล์ตกหล่น, เกิดจาก Mail Server มีปัญหา หรือ ล่ม

สาเหตุของปัญหา Email ตกหล่น

การที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ เกิดจาก, ในช่วงเวลาที่มีอีเมล์ส่งมาหาคุณโดยปกติ Mail Server จะไม่ได้เอาอีเมล์ส่งไปให้คุณโดยทันที, มันต้องเอามาเข้าคิวต่อจากอีเมล์คนอื่นๆ ที่ได้ทำการส่งมาหา User ก่อนหน้านี้ที่อยู่ใน Server เดียวกัน, ซึ่งในช่วงเวลานี้หากคิวอีเมล์ไหนมาก่อนมันก็จะมีหน้าที่เอาไปส่งให้ ผู้รับ (Reveicer), แต่หากอีเมล์ของคุณอยู่ในระหว่างคิว แล้ว Server มีการ "ล่ม" หรือ "Restart"  อีเมล์ของคุณที่อยู่ในคิวมันก็จะหายไปเลย และ นี่คือเหตุผลที่คุณไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ

สามารถยกตัวอย่างได้ดังนี้ เช่น เมื่อคุณพิมพ์ๆ งานในโปรแกรม Word แล้วอยู่ดีๆ มีเพื่อนมาดึงปลั๊กของคอมพิวเตอร์คุณออก, ข้อมูลที่อยู่ใน word มันก็จะหายไปทันที หากคุณไม่ได้ทำการ Save ไว้

แล้วทำไม  Mail Server ถึง ล่ม หรือ Restart

หากคุณใช้งานระบบอีเมล์ จาก บริษัท ที่มิได้เป็นผู้ให้บริการ Mail Server  โดยตรง, Server เหล่านั้นมักจะถูกตั้งค่าหรือสั่งการโดยอัตโนมัติจากผู้ดูแล server ว่า หากมีช่วงไหน Server ทำงานหนักเกินค่าที่เค้ากำหนดไว้ ก็ Restart ไปเลย, ซึ่งหากระบบอีเมล์ที่คุณใช้งานอยู่นั้นไม่ได้ใช้งานจากผู้ให้บริการที่ให้บริการ Mail Server, คุณก็จะพบปัญหาเหล่านี้ไปเรื่อยๆ และ จะเป็น วันหรือช่วงเวลาไหนก็ไม่รู้ 



บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Mail Server ที่มีมาตรฐานอันดับ 1 ของประเทศ

วันจันทร์ที่ 30 มิถุนายน พ.ศ. 2557

เหตุผลที่ Gmail ไม่รับอีเมล์ของคุณ !

ช่วงต้นเดือน มิถุนายน 2557 ที่ผ่านมา Gmail ฟรีอีเมล์ที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก ได้มีการปรับเปลี่ยน Policy เพิ่มความเข้มงวดเรื่องการรับอีเมล์ขึ้นมากจากเดิม จนทำให้ผู้ส่งอีเมล์ไปยัง @gmail.com ปรับตัวกันไม่ทัน ทำให้ผู้ใช้ส่งอีเมล์เข้า @gmail.com ยากมากขึ้น รวมถึงได้รับข้อความตีกลับว่าอีเมล์ที่คุณส่งไปนั้น Server ไม่รับเนื่องจากอีเมล์ถูกจัดให้เข้าข่ายว่าเป็น Spam email หรือ Unsolicited email

ข้อความตีกลับเมื่อส่งอีเมล์ไปยัง @gmail.com


เมื่อเรารู้อย่างนี้แล้่วว่า Gmail ไม่ชอบ Spam แล้วคุณก็ไม่ได้ตั้งใจจะส่ง Spam mail ด้วย เราก็ต้องระมัดระวังมากขึ้นในการส่งอีเมล์แต่ละครั้ง โดยมีแนวทางปฏิบัติที่ผู้เขียนแนะนำดังนี้

ฉันต้องทำอย่างไร เพื่อไม่ให้ Gmail ปฏิเสธข้อความที่ฉันส่ง

  1. ไม่ใส่ Link ในลายเซ็นด้วย (Signature) เช่น www.technologyland.co.th
  2. ไม่ใส่รูปภาพหรือ Code HTML ในส่วนของลายเซ็น (Signature) รวมถึง Background ของ Email
  3. หลีกเลี่ยงการใช้คำสั้น ๆ ในเนื้อหาและหัวจดหมาย เช่น 'Test', 'Hi', 'Hello' หรือคำไม่เหมาะสม
  4. หลีกเลี่ยงการส่งอีเมล์โดย CC, BCC ไปยังอีเมล์ของ @gmail.com และอีเมล์อื่น ๆ ทีละมาก ๆ (ฺBulk Emails) โดยไม่จำเป็น เพราะเดี๋ยวนี้คนที่ส่งอีเมล์ในลักษณะนี้ออกไปมักจะถูกตีกลับมา
  5. หลีกเลี่ยงการส่งอีเมล์โดยใช้ TO. ไปหาบัญชีอีเมล์หลาย ๆ อีเมล์ (Bulk Emails) เดี๋ยวนี้หากมีการส่งถึงผู้รับหลาย ๆ คน ก็จะถูก Google Server หมายหัวไว้ก่อนว่าอาจจะเป็น Spam mail

ฉันส่งข้อความไป Gmail.com ได้ แต่ปลายทางไม่ได้รับ

แน่นอนว่าผู้ใช้งานบางคน พบปัญหาเดียวกัน คือ ผู้ใช้สามารถส่งอีเมล์ออกไปยัง @gmail.com ได้ โดยที่ไม่ได้รับข้อความตีกลับมาเลย นั่นแปลว่า คุณส่งได้ แต่เขาจะรับได้หรือไม่นั้นเป็นอีกเรื่อง เพราะว่าตัวกรองสแปมของเซิฟเวอร์เขา ค่อนข้างเข้มงวดมาก เนื่องจากเดี๋ยวนี้มีคนสร้างอีเมล์ @gmail.com ขึ้นมากมาย โดยนำมาใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม เช่น Bomb mails เพื่อโฆษณาสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ของตนเอง โดยไม่คำนึงถึงผู้รับว่าเป็นใคร, ส่ง Spam mails หรือ Virus ที่มากับ Attached files (ใช้มากในกลุ่มแฮคเกอร์) เพื่อหาช่องโหว่ ให้ผู้รับเปิดอีเมล์อ่าน แล้วให้ไวรัสทำงานในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ เพราะเหตุนี้ Google Server จึงมี Security ที่ซับซ้อนและหนาแน่นมากขึ้น เพื่อลดกลุ่มผู้ไม่ประสงค์ดีเหล่านี้ลง

ดังนั้นอีเมล์ต้นทางที่ส่งได้ โดยไม่ได้รับข้อความตีกลับ อีเมล์อาจจะส่งถึงผู้รับ โดยให้ผู้รับตรวจสอบใน Inbox หรือ SpamJunk และควรให้ผู้ใช้อีเมล์ต้นทาง (@gmail.com) เพิ่มชื่อบัญชีอีเมล์ของเราลงใน Address Book ด้วย เพื่อให้อีเมล์ที่ถูกส่งจากเรา จะไม่ไปเข้าใน Spam หรือ Junk


บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting/Server คุณภาพ

วันพฤหัสบดีที่ 20 มิถุนายน พ.ศ. 2556

ทำไม Email ที่ถูกแถมมากับเว็บโฮสติ้ง (Web Hosting) ถึงมีปัญหา ?


หลายคนๆที่เคยมีประสบการณ์ใช้งานอีเมล์ (Email) ที่ถูกแถมมากับเว็บโฮสติ้ง (Web Hosting) ที่เช่าอยู่ในราคาไม่กี่ร้อยหรือไม่กี่พันบาทต่อปีขึ้นไปมักจะพบปัญหา เช่น ส่งอีเมล์ไม่ออก, รับอีเมล์ไม่ได้, อีเมล์ดีเลย์ (Email Delay) ภาษาที่แสดงผิดเพี้ยนไปจากเดิม (Language/interface problem) ผู้เขียนจะอธิบายในบทความตามด้านล่างนี้




ภาพประกอบ การทำงานของ Web Server/Hosting ทั่วไป


1. อีเมล์ดีเลย์ (Email Delay)

ผู้ใช้งานเว็บโฮสติ้ง (Web Hosting) ต้องทำความเข้าใจ หรือ ยอมรับข้อเท็จจริงอย่างหนึ่งว่าในเว็บเซิฟเวอร์หนึ่งเครื่อง ไม่ได้มีเว็บไซต์คุณเพียงเว็บไซต์เดียว แต่กลับประกอบไปด้วยเว็บไซต์หรือโดเมน (Website/Domain) จำนวนมากที่ใช้บริการใน Server นั้นๆอยู่ ดังนั้นจึงไม่แปลกที่คุณจะพบกับปัญหา อีเมล์ดีเลย์ Delay


เพราะ Web Server ต้องทำการประมวลผลตั้งแต่ข้อมูลธรรมดาที่แสดงในเว็บไซต์ (Website), ระบบฐานข้อมูล (Database), ระบบบริหารจัดการ (Control panel) ดังนั้นการประมวลผลเรื่อง อีเมล์ (Email) ถือ เป็นแค่องค์ประกอบหนึ่งเท่านั้น และมากกว่านั้นในแต่ละ Server ยังประกอบด้วยผู้ใช้อีเมล์ (Email) เป็นจำนวน > 10,000 email  นอกจากจะใช้ทรัพยากรในส่วนอื่นๆแล้ว คุณยังไม่ใช้ทรัพยากรร่วมกัน 10,000 email ใน Server นั้นด้วย ซึ่งปัญหาเหล่านี้ทำให้เกิดการทำงานที่ล่าช้า หรือ Delay



2. ส่ง Email ไม่ออก

ความเข้าใจอีกอย่างหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจควรทราบ คือ เมื่อมี Email ใด Email หนึ่งใน Web Server/Hosting ได้ทำการส่ง Email โฆษณาไปหา Email Hotmail, Yahoo, Gmail มากผิดปกติ เพื่อโฆษณาขายสินค้าของตนเอง หากระบบ Web Server ไม่มีการจำกัด หรือ บริหารได้ไม่ดีพอ IP ของ Server คุณจะถูก Block โดย Email ค่ายนั้นๆ เช่น หากคุณส่ง Email ไปหาเพื่อนที่ใช้ Hotmail ได้ แต่ กลับส่ง Email ไปหาเพื่อนที่ใช้ Gmail ไม่ได้ แสดงว่า IP ของ Server คุณติด Black list (บัญชีดำ) ของ Gmail แต่แทนที่ Email ของบุคคลนั้นจะโดน Block คนเดียว แต่ไม่เป็นเช่นนั้น มัน Block IP ทั้ง Server เลยทีเดียว




3. รับอีเมล์ไม่ได้


ข้อเท็จจริงอีกอย่างหนึ่งที่ต้องเข้าใจ คือ ผู้ให้บริการ Web Hosting/Server นั้นต้องเน้นปริมาณ Website/Domain มากๆ ใน Server แต่ละเครื่อง ซึ่งเป็นเรื่องปกติของธุรกิจเพื่อความคุ้มค่าในการดำเนินการ ดังนั้น หากคุณเจอปัญหา รับอีเมล์ไม่ได้ จึงไม่แปลก เพราะการทำงานของ Server มันต้องมีการทำงานที่ผิดพลาดบ้าง เนื่องจากมีผู้ใช้บริการใน Web Server จำนวนมาก การประมวลผลที่ต้องทำงานอย่างหนัก ประกอบกับจำนวนผู้ใช้ Email ใน Server นั้นๆ


4. ภาษาผิดเพี้ยน


เราต้องยอมรับว่า Web Server ทั้งหลายนั้นถูกออกแบบมาเพื่อให้ทำงานสำหรับการเป็น Web Server ซึ่ง Email เป็นเพียงองค์ประกอบเดียวเท่านั้น ดังนั้น การแสดงผลด้านภาษา มันไม่ได้ถูกพัฒนาเพื่อการใช้งานอย่าต่อเนื่องหรือตรงตามความเป็นจริงดังนั้นจึงไม่แปลก หากคุณส่ง Email ที่มีเนื้อหาเป็นภาษาไทย, ญีปุ่น, จีน เมื่อผู้รับเปิดจะเกิดปัญหา คือ ภาษาผิดเพี้ยนไป เช่น แสดงเป็นอักษร???? เป็นต้น
การแก้ไขปัญหา



การแก้ไขปัญหา


หากคุณจำเป็นที่จะต้องใช้ Email@domain name ตัวเองในการดำเนินธุรกิจแทนการใช้ Free Email เช่น Hotmail, Gmail, Yahoo ไม่ว่าด้วยเหตุผลด้านความน่าเชื่อถือ หรือ อะไรก็แล้วแต่ คุณควรเลือกผู้ให้บริการที่เป็น Email Hosting/Server โดยเฉพาะ


เพราะระบบเหล่านี้จะถูกออกแบบมาอย่างดีเพื่อใช้งานในการติดต่อ Email ทางธุรกิจ และ Server มันก็จะประมวลผลแต่เรื่อง Email เท่านั้น รวมถึง ความรวดเร็วในการใช้งาน, Interface ก็ยังถูกพัฒนาอยู่ตลอดเพื่อให้รองรับภาษาต่างๆ อย่างเต็มที่  ซึ่งสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ผู้เขียนให้คำแนะนำว่าควรรีบดำเนินการ ก่อนที่ปัญหาด้านบนจะประสบกับท่าน ซึ่งทำให้เกิดความเสียหาย หรือ โอกาสของธุรกิจของคุณได้



บทความที่เกี่ยวข้อง




บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ผู้ให้บริการ Email Hosting และ Mail Server อันดับ 1 

วันจันทร์ที่ 16 มิถุนายน พ.ศ. 2557

(ปัญหา) ไม่สามารถรับ หรือ ส่งอีเมล์ ไปยัง เพียงคนๆ เดียวได้

ปัญหาไม่สามารถทำการ "รับ" หรือ "ส่ง" ไปยัง อีเมล์ เพียงบุคคลเดียวได้, ทั้งๆที่ก่อนหน้านี้เคยรับส่งได้ปกติ

อาการ
  1. อยู่ดีๆ ผู้ใช้งานก็ไม่สามารถ "รับอีเมล์" จาก Reciever เพียงคนคนเดียวไม่ได้ ทั้งๆที่ก่อนหน้านี้เคยได้มาก่อน โดยเฉพาะการสื่อสารด้วย "ภาษาอังกฤษ"
  2. อยู่ดีๆ ผู้ใช้งานก็ไม่สามารถ "ส่งอีเมล์" ไปยังบุคคลเพียงคนเดียวไม่ได้ โดยเฉพาะ คู่ค้าที่สื่อสารด้วย "ภาษาอังกฤษ" ทั้งๆที่ก่อนหน้านี้สามารถติดต่อกันได้ปกติ
  3. อาจจะมีอาการทั้ง 2 ข้อ คือ ไม่สามารถรับและส่งอีเมล์ หรือ "ไม่สามารถติดต่อกันได้" จากบุคคลติดต่อเพียงคนเดียวได้ โดยเฉพาะการสื่อสารด้วย "ภาษาอังกฤษ"
  4. หากเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นกับ  Email ของ พนักงาน ที่เป็นฝ่ายจัดซื้อ หรือ ฝ่ายประสานงานระหว่างประเทศ "ให้สงสัยไว้ก่อนว่าเครื่องของผู้ใช้งานอาจจะ โดน Hack"

การแก้ไขอย่างเร่งด่วนและเฉพาะหน้า

  1. ให้รีบ Login ผ่านหน้า Webmail โดย Account ของ User ที่เกิดปัญหา และ ไปเช็คในส่วนของ Filter ว่ามีการสร้าง Filter ที่ผิดสังเกตุหรือไม่ ซึ่งอาจจะถูกตั้งเป็นตัวอักษร "จุดเล็กๆ"
  2. Login ผ่านหน้า Webmail และให้สังเกตุว่าอีเมล์ที่อยู่ใน Inbox มีการถูกลบไปบางฉบับอย่างผิดสังเกตุหรือไม่
  3. ให้ผู้ใช้งานสังเกตุการปลอมแปลงอีเมล์ของคู่ค้าที่สื่อสาร ว่ามีการผิดเพลี้ยนไปหรือไม่ เช่น @ubc.com อาจจะเปลี่ยนเป็น @obc.com
  4. หากตรวจสอบจนมั่นใจว่า เครื่องผู้ใช้งานโดยไวรัสประเภท Malware โจมตี ต้องรีบแจ้งให้ผู้ใช้งาน ชะรอการทำธุรกรรมระหว่างประเทศโดยทันที และ ให้รีบดำเนินการดังนี้เป็นการด่วน, วิธีปฎิบัติเมื่อมีคอมพิวเตอร์ติดไวรัส >> 


สาเหตุและการแก้ไขปัญหา


  1. เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานติดไวรัสประเภท Malware 

    การแก้ไขปัญหา: 
    1. 1   ไวรัสประเภทนี้จะไม่สามารถตรวจจับด้วยโปรแกรม Antivirus ทั่วไป ถึงแม้ว่าจะเป็นตัวลิขสิทธ์แท้ที่มีชื่อเสียง หรือ Update และทำ Scan อย่างละเอียดแล้วก็ตาม, ต้องใช้ Software ที่ทำการ Scan Malware โดยเฉพาะ ซึ่งสามารถแนะนำให้ผู้ใช้งาน Download ได้ฟรีที่ https://www.malwarebytes.org/downloads/ , ซึ่งจะพบว่ามี Folder ที่เก็บ Password ของอีเมล์ และ Folder inbox จะถูก Bot หรือ Malware ฝังไว้อยู่

    1. 2   "การ Reset Password" "ไม่ได้มีส่วนช่วยลดความเสียหายใดๆ" หากเครื่องผู้ใช้งานยังมี Malware ฝังอยู่
  2. Hacker ได้ Password แล้วไปทำการ POP ลง Outlook ในเครื่อง Hacker

    การแก้ไขปัญหา: 
    2. 1  หลังจาก Hacker ได้ทำการ Hack Password จากเครื่องผู้ใช้งานได้แล้ว, Hacker จะนำ Username (Email) และ Password ไปตั้งอีเมล์แบบ IMAP หรือ POP ผ่านโปรแกรม Email Client เช่น Outlook หรือ gmail ที่มี Function ดังกล่าวอยู่ในเครื่อง Hacker, ซึ่งจะทำให้ Hacker ทราบความเคลื่อนไหวของผู้ใช้งาน และ "คอยดักลบอีเมล์ ที่ถูกส่งจากผู้ส่งตัวจริงทันที" , เพื่อไม่ให้เกิดพิรุธ
  3. ต้องทำความเข้าใจกับลูกค้า ว่าสิ่งที่เกิดขึ้นเกิดจาก Malware ที่อยู่ในเครื่องลูกค้า, มิใช่ Server เรา โดน Hack

    การแก้ไขปัญหา: 
    3. 1  ลูกค้าหลายรายมักติดต่อมายัง บริษัทฯ ทันที และ Compain ว่า Email โดน Hack, เจ้าหน้าที่ของบริษัทควรทำความเข้าใจ และ ให้ความรู้เรื่องความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์และเครือข่าย, รวมถึงแนะนำวิธืปฏิบัติ ในการแก้ไข และ แผนการป้องกัน >>




วันอังคารที่ 17 มิถุนายน พ.ศ. 2557

(ปัญหา) ไม่ได้รับอีเมล์บางฉบับ ทั้งๆที่ผู้ส่งยืนยันว่าได้ทำการส่งมาแล้ว

ไม่ได้รับอีเมล์ บางฉบับ จาก sender บางคนไม่ได้

อาการ
  1. ไม่เคยได้รับ Email จาก Sender เลย
  2. เมื่อก่อน Sender คนนี้สามารถส่งมาได้, แต่อยู่ดีๆ ส่งมาก็ไม่ได้รับ

สาเหตุและการแก้ไขปัญหา


  1. ข้อความถูกดักไว้ในระบบ Spam Guard

    การแก้ไขปัญหา: 
    1. 1   ไปที่ระบบ Spam Guard และเลือกไปยัง Domain ของผู้ใช้งาน ในหัวข้อ "Spam quarantine"  ให้ Search Email ของ Sender ว่ามีค้างอยู่ใน "Spam quarantine" หรือไม่, ถ้ามีให้ทำการกดปุ่มซ้ายมือและเลือกไปที่ "Release and Whitelist" หลังจากนั้นผู้ใช้งานจะได้รับอีเมล์ทันที

  2. Sender Mail Server (IP in RBL)

    การแก้ไขปัญหา: 
    2. 1   หาก IP ของ Sender ติด RBL, มีความเป็นไปได้สูงที่ระบบ Spam Guard จะตีกลับอีเมล์ฉบับนั้น หรือ ดักไว้อยู่ในส่วนของ Spam Guard, ให้ทำการ Add Domain ของ Sender เป็น Whitelist แล้วลองให้ Sender ส่งอีเมล์เข้ามาอีกครั้ง

  3. อีเมล์ถูกดักโดยโปรแกรม Email Client เอง 

    การแก้ไขปัญหา: 
    3. 1   โปรแกรม Outlook เวอร์ชั่นใหม่ๆ มักมีระบบประมวลผล หรือ ตีอีเมล์บางฉบับไปยัง Junk หรือ Spam Folder เองอย่างอัตโนมัติ ดังนั้นลองให้ผู้ใช้งานดูใน Folder Spam หรือ Junk
    3.2    โปรแกรม Thunderbird ก็เช่นเดียวกัน อาจจะไปอยู่ใน Junk หรือ Spam Folder

  4. อีเมล์ถูกดักโดยโปรแกรม Scan Virus 

    การแก้ไขปัญหา: 
    4. 1   โปรแกรม Antivirus บางตัวมีการไป Scan ในระดับอีเมล์ ในโปรแกรม Outlook และ ตีอีเมล์ดังกล่าวไปยัง Spam Folder ในโปรแกรม Outlook ลองให้ผู้ใช้งานดูใน Folder Spam หรือ Junk 

วันจันทร์ที่ 28 ตุลาคม พ.ศ. 2556

วิธีที่ดีที่สุด สำหรับการรับส่งข้อมูลและการสื่อสารในองค์กรบริษัทแบบภายใน, ระหว่างสาขา และลูกค้า

การใช้แฟกซ์ กับ อีเมล์ ในการติดต่อธุรกิจ วิธึไหนดีกว่ากัน และ ข้อดีข้อเสีย

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "อีเมล์" ในการสื่อสารทางธุรกิจ

การใช้ Email ในการติดต่อธุรกิจ ถือเป็นวิธีหนึ่งที่สะดวกรวดเร็ว และเป็นที่นิยมมากที่สุด หลายๆองค์กรใช้วิธีนี้เพื่อเจรจาการค้าต่างๆ  ซึ่งEmail มีการเก็บข้อมูลการส่ง-รับ สามารถตรวจสอบได้ว่า ข้อมูลที่เราส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับหรือไม่ แต่ระบบ Email ก็ทำให้ผู้ใช้หลายรายเกิดความเสียหายมหาศาล หากการใช้นั้นไม่ถูกต้องหรือผิดวิธี

การใช้ Email แต่ละบุคคลจะมี Account ส่วนตัว แต่ถ้าหากวันนึง Username และPassword ของคุณได้ถูกโจรกรรมขึ้นมา แน่นอนว่าจะต้องเกิดความเสียหาย ของผู้ใช้แน่นอน ทั้งด้านข้อมูล หรือการนำไปสู่การหลอกล่อฉ้อโกง ต่อผู้ที่ทำการติดต่อกับคุณด้วย

อย่างเช่น กรณีการหลอกล่่อให้คนสนิท หรือลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชี ทำให้เกิดความเสียหายต่อผู้ถูกฉ้อโกง ดังนั้นจะเห็นได้ว่า Email มีทั้งด้านดีและด้านลบ แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานด้วยว่ามีวิธี และหลักการใช้อย่างไร ซึ่งในปัจจุบันมีการเขียนบทความเกี่ยวกับการใช้งาน Email ที่ถูกต้องและปลอดภัยมากมายใน INTERNET ดังนั้นเราควรศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับการป้องการกันถูกโจรกรรมข้อมูล เพื่อประโยชน์ต่อผู้ใช้งาน และ บุคคลอื่น ที่มีการติดต่อกันทาง Email

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "แฟกซ์" ในการสื่อสารทางธุรกิจ


การใช้งาน แฟกซ์ ต้องใช้สายนำสัญญาณ คือ สายโทรศัพท์ หากสายสัญญาณมีปัญหา หรือไม่มีคุณภาพ
ก็ทำให้การส่งแฟกซ์ของคุณมีปัญหาทันที 

ในองค์กรมากมายยังมีการใช้ระบบ FAX อยู่ เพราะเป็นการใช้ส่งสำเนาเอกสารแบบดั้งเดิม ซึ่งเป็นการเริ่มต้นเกี่ยวกับการส่งข้อมูลผ่านสัญญาณโทรศัพท์ ข้อดีคือมีการส่งที่รวดเร็ว ดีกว่าการส่งจากไปรษณีย์ แต่คุณภาพที่ได้นั้น อาจจะมีการเลอะเลือนผิดเพี้ยนไปจากเดิม ไม่ได้ตามต้องการ ซึ่งทราบกันดีว่าบางครั้งการรับสำเนาเอกสารจาก FAX นั้น มีข้อมูลที่ไม่ชัดเจน อาจจะมีปัญหาจากสัญญาณโทรศัพท์ ทั้งด้านผู้รับ หรือผู้ส่ง ก็เป็นไปได้ 

ปัญหาจากเครื่อง FAX
การรับส่งแบบ FAX ทำให้ ผู้รับอาจจะได้รับเอกสารที่มีคุณภาพต่ำ เช่น อ่านตัวหนังสือไม่ออก, สีอ่อนเกินไป และปัญหาอื่นๆอีกมากมาย รวมถึงเอกสารไม่เป็นความลับ เพราะว่าใครๆก็สามารถหยิบกระดาษแผ่นนั้นไปอ่านได้ ต่างจากการใช้งาน Email ที่ต้องมีการ Login ด้วย Username และ Password ก่อนการเข้าถึงข้อมูล


วิธีที่ทำให้การส่งเอกสาร จากต้นฉบับไม่ให้บิดเบือนนั้น หลายองค์กรหันมาใช้การส่งผ่านทาง Email แทน แต่เป็นวิธีที่ซับซ้อน เพราะคนส่วนมากยังติดกับการส่งเอกสารทาง FAX เดี๋ยวนี้สื่อทางเทคโนโลยีกว้างขวางมาก พัฒนาอย่างรวดเร็ว ทำให้การติดต่อต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวก ผู้คนมากมายพร้อมจะเรียนรู้เพื่อพัฒนาตัวเอง ให้ทันกับเทคโนโลยีอยู่เสมอ ซึ่งเป็นข้อดี และที่เห็นได้ชัดเจนคือ ความได้เปรียบทางเทคโนโลยี ทำให้การเจรจางาน, การติดต่อสื่อสารฉับไวได้เปรียบกว่าผู้อื่น ยิ่งเราเสนองานไวมากเท่าไร ลูกค้า หรือผู้รับก็เห็นความสำคัญที่เรามีต่อลูกค้า ทำให้เกิดความเชื่อมันในการติดต่อกันมากขึ้น

ข้อดีข้อเสียของการใช้ "การส่งแบบไปรษณีย์ หรือ EMS" ในการสื่อสารทางธุรกิจ

ความเสี่ยงในการ รับ-ส่งไปรษณีย์ หรือ EMS ในกระบวนการทางธุรกิจ และ การติดต่อระหว่างสาขา


ผู้เขียน มักเห็นหลายๆองค์กรที่ส่งเอกสารที่มีความลับสูงสุด เช่น รหัสบัตรเครดิต ด้่วยการส่ง EMS แบบลงทะเบียน โดยองค์กรหลายๆที่มักมั่นใจว่าวิธีนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุด ที่ทำให้เอกสารดังกล่าวถึงผู้รับโดยตรง เพราะผู้รับต้องมีการเซ็นต์รับเอกสารก่อนที่จะรับเอกสารนั้นๆ

ในอีกแง่มุมหนึ่ง หากคุณเป็นผู้บริหารระดับสูง หรือแม้แต่พนักงานทั่วไป หน้าที่การรับเอกสารจากเจ้าหน้าที่คงไม่ใช่คุณ แต่อาจจะกลับกลายเป็นยามหรือพนักงานธุรการทั่วไป ทำให้ข้อมูลที่ส่งนั้นเกิดความเสี่ยงหากมีผู้ใดผู้หนึ่งแอบเปิดอ่านไปก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเอกสารด้านการเงิน เช่น ใบแจ้งยอดหนี้จากธนาคารที่คุณไปกู้ไว้เพื่อทำธุรกิจ คุณคงไม่อยากให้พนักงานคนไหนรู้แน่นอน ดังนั้นหากคุณเลือกที่จะใช้วิธีนี้ควรจะใช้ที่อยู่จัดส่ง ที่เป็นที่อยู่ส่วนตัว เช่น บ้านพัก มากกว่าคนในองค์กร 

และข้อเสียอีกข้อหนึ่ง คือการสื่อสารด้วยวิธีนี้ต้องใช้เวลานานกว่าวิธีอื่นๆ มาก ไม่ว่าจะเป็นการส่ง EMS Super Speed แค่ไหนยังไงมันก็ช้ากว่าวิธีอื่นๆแน่นอน

การใช้งาน Email แทนการใช้ การรับส่ง FAX เพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร
ตัวอย่างกรณีศึกษา: การใช้งาน Email เพื่อติดต่อในหลายๆสาขาของบริษัทจัดจำหน่ายรถยนต์รายใหญ่ของประเทศ ที่มีโชว์รูมและสาขาต่างๆ อยู่เกือบทุกจังหวัดของประเทศ


วิธีเก่า
ใช้การส่ง FAX หากต้องมีการสื่อสารหรือประกาศข่าวใดๆ ก็ตาม ซึ่งผู้ส่งก็ต้องมานั่งกดเบอร์ FAX และใส่กระดาษทีละใบ กว่าจะเสร็จก็อาจจะครึ่งวัน โดยต้องเสียทรัพยากรและเวลา

  1. กระดาษ
  2. เครื่อง FAX
  3. ทรัพยากรมนุษย์ ที่ต้องมานั่งกด FAX 
ปัญหาที่พบ

  1. การที่คุณจะต้องกดเบอร์ FAX เกือบร้อยๆ เบอร์ คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณกดถูกทั้งหมด ถ้าผิด หมายความว่า สาขานั้นก็ไม่ได้รับข้อมูลคุณเลย
  2. คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าผู้รับนั้น ได้รับรู้ข่าวสารหรือข้อมูลจริงๆ เพราะในความเป็นจริง เอกสารที่คุณส่งไป มันอาจจะไปกองอยู่ในถังขยะ เพราะผู้รับอาจจะสับสน และจับมันโยนทิ้งลงถังขยะไปเลย
  3. ความล่าช้า กว่าคุณจะกดเบอร์ทั้งหมด อาจจะเสียเวลาไปทั้งวันเลยก็ได้
  4. ข้อมูลไม่เป็นความลับ เพราะคนที่รับก็ต้องเห็นเนื้อหาในกระดาษแน่นอน 
  5. ความชัดเจน แน่นอนว่า หลายครั้งที่คุณได้รับเนื้อหาไม่ชัดเจน และแทบจะไม่มีคำอธิบายใด ๆเกี่ยวกับเอกสารนี้เลย
  6. การเก็บเอกสาร แน่นอนว่า หากมีการรับสำเนาแล้ว เอกสารก็ไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่ใด หากคุณลืมว่าไปวางไว้ที่ใหน ต้องการปรินท์ใหม่ จะทำอย่างไร นี่คือข้อเสียที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด

การแก้ไขปัญหาด้วยการส่งอีเมล์ระหว่างสาขา

สามารถเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพได้เป็นอย่างมาก
การใช้งาน Email ในการสื่อสารระหว่างสาขานั้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วในการสื่อสารได้เป็นอย่างมาก
เมื่อสำนักงานใหญ่ต้องการส่งข้อมูลใดๆ สามารถทำการส่งทาง Email ได้ทันที และผู้รับก็ได้รับทันที แทบจะ Realtime และข้อมูลที่คุณส่งยังมั่นใจได้ว่าไปถึงผู้รับคนนั้นจริงๆ เพราะว่าผู้รับต้องมีการ Login ด้วย Username และ Password ของตนเองเพื่อเข้าถึงข้อมูล ซึ่งกระบวนการทั้งหมดแทบจะไม่เกิดค่าใช้จ่าย และ มีความเสี่ยงต่ำในการโดนโจรกรรมข้อมูลมากกว่าวิธีอื่นๆ ด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง
Email (อีเมล์) คือ อะไร รวมถึงข้อดีและข้อเสีย ของการใช้อีเมล์ และจะใช้อีเมล์ในธุรกิจได้อย่างไร
อีเมล์บริษัท (Email For Business) คือ อะไร ที่ไหนดีที่สุด
บทวิเคราะห์ เจาะลึก เรื่อง email server/email hosting เจ้าไหนดีที่สุด ?
การใช้อีเมล์ในกระบวนการทางธุรกิจช่วยทำให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับส่งข้อมูลระหว่างสาขาด้วยอีเมล์
อันดับ 1 ของประเทศไทย


วันพุธที่ 4 ธันวาคม พ.ศ. 2556

เราจะรู้ได้อย่างไรว่า พื้นที่ในอีเมล์เราใช้ไปเท่าไหร่แล้ว

การใช้งานอีเมล์โดยปกติ หากพื้นที่ความจุของอีเมล์มีมากพอที่จะทำให้เราไม่ต้องกังวลเรื่องพื้นที่จัดเก็บ ถือเป็นสิ่งที่ดีมาก เราจะไม่ต้องคอยกังวลว่าอีเมล์เราจะเต็มเมื่อไหร่

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากอีเมล์เต็ม?

หากเราไม่ได้ตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเราเลย ปัญหาที่จะเกิดขึ้นคือ เราจะไม่สามารถรับอีเมล์จากผู้ส่งได้ ทำให้เกิดความชะงัก หรือสะดุดในระหว่างการทำงานได้ ลองนึกถึงว่าหากเราเป็นองค์กรที่ต้องใช้อีเมล์สื่อสารกับลูกค้า หรือประสานงานกันภายในองค์กรตลอดเวลา อย่างสายการบิน แต่อีเมล์ของเรากลับเต็ม ผู้ที่ส่งข้อความมาก็จะได้รับข้อความตีกลับว่าส่งไปไม่ถึงเรา จะทำให้เกิดความวุ่นวายในหลายส่วน ทั้งคนภายในและภายนอกองค์กร สิ่งที่จะเกิดขึ้น คือ ผู้ส่งจะรุมโทรมาหาเรา และบอกเราว่าอีเมล์ส่งไม่ออก

ถ้าหากเราไม่ได้มีการตรวจสอบพื้นที่ความจุ แน่นอนว่าเราจะหาสาเหตุว่าทำไมถึงรับอีเมล์ไม่ได้บ้าง อาจจะทำให้ผู้ใช้ต้องให้เจ้าหน้าที่ IT ขององค์กรมาตรวจสอบการตั้งค่า Incoming Mail Server ,เช็ค Port การรับ ว่าตั้งค่าถูกต้องหรือไม่ ซึ่งดูเหมือนว่าจะบานปลายไปมาก ทั้ง ๆ ที่ปัญหาจริง ๆ แล้ว คือ เราลืมเช็คพื้นที่ความจุของอีเมล์ว่าเหลืออยู่เท่าไหร่ ดังนั้นผู้เขียนแนะนำว่าการตรวจสอบพื้นที่ความจุเป็นเรื่องที่ดูเหมือนเล็กน้อย แต่เราต้องเหลียวมามองบ้าง ใช้หางสายตานิดเดียว ดังภาพ

วิธีตรวจสอบพื้นที่ความจุของอีเมล์ (Checking disk usage)


ให้ทำการ Log in ด้วยอีเมล์และรหัสผ่านของเรา จากหน้าเว็บเมล์ของบริษัท
เช่น webmail.mycompany.com
จากลูกศรสีแดง จะแสดงพื้นที่ที่ใช้ไปแล้วเป็นเปอร์เซ็นต์ ดังภาพ


วันพฤหัสบดีที่ 26 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2558

ส่งอีเมล์ไม่ถึง เพราะไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง

คุณอาจจะสงสัยว่า "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" หมายความว่ายังไง ในเมื่อผู้รับแจ้งคุณว่าเขาไม่ได้รับอีเมล์ที่คุณส่ง ผู้รับต้องมีตัวตนแน่นอน ใช่ค่ะ คุณคิดถูก แต่ก็มีหลายสาเหตุที่ทำให้เกิดกรณี "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" เช่นกัน

รายชื่อไม่มีอยู่จริง ทำให้ไม่มีใครได้รับอีเมล์





สาเหตุที่ทำให้ "ไม่มีรายชื่อนั้นอยู่จริง" มีดังนี้

1. ได้รับชื่อบัญชีอีเมล์มาผิด
คุณอาจจดชื่อบัญชีอีเมล์มาผิดทำให้ไม่สามารถส่งอีเมล์ไปยังผู้รับได้

2. พิมพ์ชื่อบัญชีอีเมล์ผิด
ขณะพิมพ์รายชื่อ ตรวจสอบรายชื่อให้เรียบร้อยอีกครั้งก่อนส่ง ว่ารายชื่อที่คุณระบุนั้นถูกต้องหรือไม่

3. บุคคลที่ต้องการติดต่อเปลี่ยนบัญชีอีเมล์แล้ว
หากคุณไม่ค่อยได้อีเมล์ติดต่อหากัน มีความเป็นไปได้สูงที่ข้อมูลรายชื่อบัญชีอีเมล์จะไม่ได้รับการอัพเดต บุคคลที่คุณต้องการติดต่ออาจเปลี่ยนชื่อบัญชีอีเมล์ไปแล้วก็เป็นได้

4. บุคคลที่ต้องการติดต่อลาออกจากบริษัทนั้นไปแล้ว
บางครั้งหากบุคคลที่คุณต้องการติดต่อ ลาออกจากบริษัทนั้นๆไปแล้ว ทางบริษัทอาจจะลบบัญชีอีเมล์นั้น แล้วเปลี่ยนเป็นบัญชีใหม่สำหรับคนใหม่แทน ทำให้คุณไม่สามารถติดต่อบุคคลที่ต้องการได้




บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

วันพฤหัสบดีที่ 4 กันยายน พ.ศ. 2557

Email hosting บริษัท คือ อะไร ?



Email Hosting สำหรับการใช้งานในบริษัท ทำงานอย่างไร


Email hosting บริษัท คือ อะไร ? 


ในองค์กรส่วนใหญ่ที่มีการใช้ Email บางองค์กรได้มีการใช้งาน Free Mail อย่างเช่น Hotmail Yahoo Gmail เป็นต้น เคยสงสัยหรือไม่ว่า หากวันนึงมีการเกิดข้อผิดพลาดการใช้งาน เช่น ไม่ได้รับอีเมล์ อีเมล์ที่ได้รับ ล่าช้า หรือ ระบบล่ม ไม่สามารถเข้าใช้งานได้ เราจะต้องแจ้งใคร


ปัจจุบันมี ผู้ให้บริการ Email Hosting มากมายให้เราเลือกใช้บริการ ผู้ให้บริการ Email Hosting ที่ดีต้องสามารถดูแลรับผิดชอบ อีเมล์ของเรา หากมีปัญหาการใช้งานเราก็สามารถแจ้งได้ว่า ระบบอีเมล์มีปัญหา มีผู้รับผิดชอบ แถมระบบ Emai Hosting ยังทำหน้าที่ กรอง Spam Mail ให้กับเราได้อีกด้วย จัดการการรับ/ส่ง ให้ใช้งานได้ปกติ มีทีม Support คอยดูแลอีเมล์ของท่านไม่ให้สูญหาย หรือ ถูกโจรกรรม (Hack) ได้ แถมยังเกิดความน่าเชื่อถือให้แก่บริษัท ของท่านอีกด้วย

หน้าที่การทำงานหลักๆ ของ Email Hosting

  1. รับอีเมล์ รับอีเมล์จากผู้ติดต่อ หรือ ผู้ที่ส่งอีเมล์ เข้ามาหาเรา
  2. กรอง Spam ที่มาจากผู้ไม่หวังดี ทำให้เรามีอีเมล์ขยะ เกิดปัญหาการใช้งานอีเมล์
  3. ส่งอีเมล์ ทำหน้าที่ส่งอีเมล์ที่เราสร้างขึ้นและทำการส่งไปยังรายชื่อที่เราต้องการติดต่อไป
  4. เก็บข้อมูลอีเมล์ อีเมล์ที่ รับ/ส่ง จะถูกเก็บไว้ใน Server อย่างดีจึงสบายใจได้ว่า อีเมล์ของเราทุกฉบับมีคนคอยดูแลอยู่
  5. ดูแลจัดการเกี่ยวกับอีเมล์ รับ/ส่ง ทุกฉบับ
  6. รับผิดชอบและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
  7. มีทีม Support คอยให้คำแนะนำในการใช้งาน


บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้ให้บริการ Email Hosting Service Provider

วันอังคารที่ 20 สิงหาคม พ.ศ. 2556

อีเมล์บริษัท (Email For Business) คือ อะไร ที่ไหนดีที่สุด

อีเมล์บริษัท
(Email for business)

อีเมล์บริษัท


อีเมล์บริษัท หรือ ในภาษาอังกฤษ เรียกว่า Email for business อาจจะมีความหมายที่หลากหลายหรือแล้วแต่บุคคลจะเข้าใจ ในที่นี้ผู้เขียนจะเขียนอธิบาย ความหมายของคำว่า อีเมล์บริษัท (Email for business) และท่านจะสามารถนำไปประยุกต์ในองค์กรหรือบริษัทของท่านได้อย่างไร ซึ่งผู้เขียนพยายามหลีกเลี่ยงคำศัพท์ทางเทคนิค  เพื่อให้ผู้อ่านที่ไม่มีความรู้ด้าน IT มากนัก เข้าใจ และสามารถนำไปประยุกต์ในธุรกิจได้อย่างถูกต้อง

อีเมล์บริษัทช่วยการทำงานขององค์กรได้อย่างไร
(How business email helps you succeed in business) 

เราต้องยอมรับว่าในยุคปัจจุบัน ทุกๆคนมีอีเมล์เป็นของตนเอง เพื่อใช้ในการติดต่อ ตั้งแต่เรื่องส่วนตัว, สมัครงาน, ส่งการบ้าน ไปจนถึงการใช้อีเมล์ในการติดต่อในเรื่องธุรกิจ ตั้งแต่เรื่องทั่วไป จนไปถึงเรื่องที่มีความลับสูง แต่สำหรับการใช้งานอีเมล์บริษัทสามารถช่วยกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้นได้ดังนี้

  1. อีเมล์บริษัท ช่วยทำให้เกิดความสะดวกและคล่องตัว ในการรับ และส่งข้อมูล ตั้งแต่ตัวอักษร ไปจนถึงไฟล์เอกสารขนาดใหญ่
  2. อีเมล์บริษัท ทำให้เราสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น แทนที่คุณจะต้องเก็บข้อมูลเป็นเอกสารจำนวนมาก และต้องมานั่งเสียเวลาค้นหา แต่ในรูปแบบอีเมล์บริษัทนั้นไม่ต้องเลย เพียงคุณพิมพ์และ Enter คุณก็จะพบข้อมูล ที่คุณเคยสนทนากับบุคคลอื่นได้ง่ายมาก
  3. อีเมล์ทำงานได้รวดเร็ว หากเป็นเมื่อก่อนถ้าคุณต้องการส่งเอกสารคุณต้องเดินทางไป ไปรษณีย์ หรือถ้าต้องการส่งแบบด่วนพิเศษ ก็คือ EMS แต่ยังไงมันก็ยังช้ากว่าอีเมล์ เพราะการทำงานของอีเมล์นั้นทำงานภายใต้ช่วงเวลาเสี้ยววินาที
  4. ลดค่าใช้จ่าย แน่นอนว่าการใช้งาน อีเมล์นั้นฟรี เพียงแค่คุณมีอินเตอร์เน็ต ซึ่งตอนนี้ในประเทศไทย ใครๆ ก็สามารถมีได้ คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลและใช้มันรับส่งได้ทันที
  5. ข้อมูลถูกจัดเก็บเป็นระบบ การใช้งานอีเมล์ยังสามารถสร้าง Folder เพื่อแบ่งแยกข้อมูลของอีเมล์ เช่น แบ่งเป็น Folder ของลูกค้าแต่ละคนเป็นต้น

การใช้งานอีเมล์บริษัทในปัจจุบัน มีการใช้งานบน อุปกรณ์ที่หลากหลาย
คุณควรต้องมั่นใจว่าคุณสามารถควบคุมข้อมูลได้หมด

การใช้งานอีเมล์บริษัทเกิดความเสี่ยงอย่างไร
(How business email causes your business risk)

ประโยชน์ของการใช้งาน ย่อมมากับความเสี่ยงและข้อเสียที่ผู้ประกอบการ หรือเจ้าของกิจการลืมนึกถึง ซึ่งก่อให้เกิดความเสียหาย บางครั้งการใช้งานที่ผิดพลาดอาจจะทำให้ข้อมูลนั้นรั่วไหล และทำให้องค์กรของคุณนั้นล้มละลายได้ทีเดียว ความเสี่ยงของการใช้งานอีเมล์บริษัทมีดังนี้

  1. ข้อมูล เป็นนามธรรม จับต้องไม่ได้, ไม่ได้เป็นกระดาษ แต่กลับเก็บในรูปแบบดิจิตอล ที่คุณมองไม่เห็นอะไรเลย ดังนั้น เท่ากับว่าข้อมูลของคุณที่เป็นความลับ แต่กลับมองไม่เห็น
  2. ความปลอดภัยของข้อมูล เมื่อเรารู้ว่าข้อมูลเหล่านั้นมองไม่เห็น เราต้องเลือกผู้ให้บริการอีเมล์บริษัท ที่มีความมั่นคง เช่น มีศูนย์ข้อมูลของตนเอง สิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้ข้อมูลของท่านเป็นความลับที่สุด
  3. ความสูญหายของข้อมูล หลายๆครั้ง ที่ผู้ให้บริการอีเมล์บริษัท นั้นทำข้อมูลของลูกค้า หรือของคุณหายไป ซึ่งทำให้เกิดความสูญเสียต่อธุรกิจของคุณอย่างมหาศาล ดังนั้นคุณควรเลือกบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ หรือให้บริการแก่หน่วยงานใหญ่ๆ เพราะผู้ให้บริการเหล่านั้นจะมีการ Backup ข้อมูลของคุณตลอดเวลา ในกรณีฉุกเฉิน ผู้ให้บริการจะเรียกข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้งานได้ แทนที่จะสูญหายไปเลย
  4. ปัญหาในการเข้าถึงข้อมูล สำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้งานอีเมล์บริษัทมาก่อน คุณคงไม่ทราบว่าผู้ใช้งานอีเมล์บริษัทจำนวนมาก ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ เช่น ลืม Password ของตนเอง เป็นต้น แต่ผู้ให้บริการก็ไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ ทำให้คุณไม่สามารถเข้าถึงอีเมล์ของตนเอง
  5. ความเสถียรในการใช้งาน เมื่อเรารู้ว่าอีเมล์เข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ทุกเสี้ยววินาทีในการใช้งานอีเมล์ นั้นมีมูลค่าต่อธุรกิจของคุณ ผู้ใช้งานจำนวนมาก พบปัญหา เช่น ส่งอีเมล์ไม่ออก รับอีเมล์ไม่ได้ หรือใช้ระบบอีเมล์ที่ไม่ได้มาตรฐาน สิ่งเหล่านี้ เป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง
  6. ขาดคนที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการ แน่นอนว่าอีเมล์นั้นเป็นเรื่องของเทคโนโลยี ดังนั้น หากบริษัทของคุณไม่ได้ดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ก็ต้องทำการว่าจ้างบริษัทอื่น ให้ทำอีเมล์บริษัทให้ แต่คุณควรเลือกบริษัทที่มีความมั่นคง เพราะคุณต้องใช้งานอีเมล์ไปอีกนาน 
การใช้งาน อีเมล์บริษัทต้องรองรับการทำงานแบบ IMAP 


รูปแบบของอีเมล์บริษัท
(How business email helps increase your business success)

แบบคนเดียว
การใช้งานอีเมล์ในรูปแบบบริษัทที่ใช้งานคนเดียว


  1. ใช้งานคนเดียว เช่น sale@company.com สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เช่น SME คงไม่แปลกที่ทั้งบริษัทจะใช้อีเมล์แค่คนเดียว

    แบบที่ 2 เมื่อธุรกิจเริ่มใหญ่ขึ้น
    เมื่อธุรกิจเริ่มใหญ่ขึ้นจากเดิมคุณใช้อีเมล์และรู้ Password เพียงคนเดียว แต่คุณต้องรับคนเพิ่ม คนเหล่านั้นก็ย่อมต้องรู้ Password อีเมล์นี้ ทำให้คุณยิ่งมีความเสี่ยงต่อข้อมูลมากขึ้น

  2. หนึ่งอีเมล์ใช้งานหลายคน เช่น sale@company.com เมื่อบริษัทของคุณใหญ่ขึ้น คุณอาจจะต้องรับ พนักงานมาทำงานเพิ่ม ทำให้คุณต้องยอมบอก Password ของ อีเมล์นี้ให้แก่บุคคลอื่น เพื่อใช้งานร่วมกัน

    ทำให้ทุกคนรู้ความลับของบริษัท
    การใช้งาน 1 อีเมล์ แต่ให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้หมด มีผลต่อความเสี่ยงแล้ว ยังมีผลต่อความลับของข้อมูลด้วยเพราะพนักงานทุกคนก็สามารถอ่านอีเมล์กลางได้

  3. ใช้งานแบบรวมศูนย์ มีบริษัทจำนวนมากเลือกที่จะใช้ Email เพียง Email เดียวและใช้กันทั้งบริษัท เช่น info@company.com และให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งวิธีนี้เป็นความเสี่ยงอย่างมาก เพราะพนักงานทุกคนจะเห็นข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับบริษัทของคุณ หรือ หากพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออกและทำการเปลี่ยน Password อีเมล์นี้ก็ไม่สามารถใช้งานได้ทันที


  4. ต่างคนต่างใช้ โดยให้พนักงานหนึ่งคนมีอีเมล์ส่วนตัว โดยยังแยกได้ 2 ประเภท

    เพราะเกิดความเสี่ยงจำนวนมาก
    จากภาพจะเห็นได้ว่า ทุกคนใช้อีเมล์ส่วนตัว ซึ่งเป็น ฟรี อีเมล์ ในการติดต่อเรื่องงาน
    เท่ากับว่าคุณไม่สามารถเข้าไปบริหารจัดการ หรือ ลบ User ได้เลย
  • ให้พนักงานแต่ละคนใช้ Free Email เช่น @hotmail, @gmail, @yahoo โดยให้พนักงานแต่ละคนไปสมัคร หรือคุณสมัครให้ คุณทราบหรือไม่ว่า การใช้งานรูปแบบนี้เป็นรูปแบบที่มีความเสี่ยงมาก เพราะคุณไม่สามารถรู้ได้เลยว่าพนักงานแต่ละคน รับส่งข้อมูลอะไรบ้าง เพราะคุณไม่ได้เป็นเจ้าของระบบ (Admin) เอง แม้แต่พนักงานลาออก คุณยังไม่สามารถลบ Email ของพนักงานคนนั้นได้

    จากภาพ เป็นวิธีการใช้อีเมล์ที่ถูกต้องที่สุด และ คุณสามารถบริหารจัดการ ลบ หรือ ดูข้อมูลของ User ของแต่ละคนได้

  • ให้พนักงานใช้งานในรูปแบบอีเมล์แบบองค์กร เช่น a@company.com, b@company.com ผู้เขียนแนะนำเป็นอย่างยิ่ง ว่าคุณเลือกใช้บริการแบบนี้ บริการนี้เรียกว่า  Email Hosting หรือ Email Server ซึ่งคุณสามารถลบอีเมล์ a@company.com ได้ทันทีหากรู้ว่าบุคคลนี้จะลาออก หรือทุจริตต่อการทำงาน

การวิเคราะห์ความเสี่ยงการใช้อีเมล์บริษัทในรูปแบบต่างๆ








การเลือกผู้ให้บริการอีเมล์บริษัทสำคัญมากต่อบริษัทคุณ ดังนั้นคุณควรใช้ความรอบคอบในการเลือกผู้ให้บริการ
ซึ่งมีหลักการเลือกหลักๆ คือ บริษัทผู้ให้บริการมีความมั่นคง, สามารถ Support หรือให้ความช่วยเหลือเราได้ และผู้ให้บริการต้องให้บริการได้ตลอดเวลา

บริษัทผู้ให้บริการอีเมล์บริษัทในประเทศไทย
(Business Email Solutions and Services Provider in Thailand)

ในประเทศไทยนั้นมีผู้ให้บริการ Email สำหรับองค์กรหรือบริษัท เพียงไม่กี่บริษัท หรือแม้แต่ทั่วโลก เมื่อนับเข้าจริงๆ ก็มีเพียงไม่กี่เจ้าที่ให้บริการ ดังนั้นหากคุณรู้ว่าการใช้งานอีเมล์นั้นมีประโยชน์ แต่ในทางกลับกันก็มีความเสี่ยงมากมาย ตามที่กล่าวข้างต้น คุณควรเลือก ผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ รวมถึง สามารถให้คำปรึกษาช่วยเหลือคุณ ซึ่งในประเทศไทย ผู้เขียนขอแนะนำ 3 บริษัทด้านล่างนี้




  1. Technologyland.co.th

    บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ผู้ให้บริการอีเมล์บริษัทอันดับ 1 ของประเทศไทย

    ผู้ให้บริการอีเมล์สำหรับองค์กร รายใหญ่ของประเทศ ที่มีลูกค้า ที่เป็นหน่วยงานบริษัทที่มีชื่อเสียงจำนวนมากใช้งานอยู่ ซึ่งให้บริการตั้งแต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็ก

    จุดเด่นของบริษัทนี้
    - มีความเป็นมาตรฐานและมีความน่าเชื่อถือสูง
    - มีการให้บริการแบบ Live Chat ตลอดเวลา ซึ่ง ลูกค้าจำนวนมาก ใช้บริการบริษัทนี้ เพราะสามารถขอความช่วยเหลือผ่านทางหน้าเว็บได้ตลอดเวลา
    - มีการให้บริการแบบมืออาชีพ และ การบริหารจัดการที่ดีเยี่ยม บริษัทหนึ่งของประเทศ
    - มีการ Support ที่รวดเร็วที่สุด
    - ราคาเหมาะสมสำหรับทุกกลุ่มธุรกิจ โดยดูจาก Site Refferent จะพบ บริษัทที่หลากหลาย
    - มีบริการที่หลากหลาย

    ข้อมูลเพิ่มเติม
    Website: www.technologyland.co.th/อีเมล์บริษัท
    Tel: 02-464-9211-12
    Address: ศูนย์ให้บริการและฝึกอบรมลูกค้า บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ชั้น 29,อาคารดิออฟฟิศเศสแอทเซ็นทรัลเวิลด์,เลขที่ 999/9 ถนน พระรามที่ 1 แขวงปทุมวัน, เขตปทุมวัน, กรุงเทพฯ 10330

  2. MailDee.com



    ผู้ให้บริการที่มีสัญลักษณ์เป็นรูปนกพิราบ โดยเป็นผู้ให้บริการอีเมล์บริษัทอันดับต้นๆของประเทศ ที่เน้นการให้บริการกลุ่มบริษัท สำหรับ SME โดยเฉพาะ และมีความเป็นมืออาชีพในการให้บริการที่ดีบริษัทหนึ่งในประเทศไทย

    จุดเด่นของบริษัทนี้
    - มีความเป็นมาตรฐานสูง
    - มีการให้บริการแบบมืออาชีพ
    - ราคาเหมาะสมสำหรับธุรกิจ SME โดยเฉพาะ

    ข้อมูลเพิ่มเติม
    Website: www.maildee.com/อีเมล์บริษัท
    Tel: 02-426-5923-24
  3. Thaisavemail.com



    สัญลักษณ์ม้าผยอง ผู้ให้บริการอีเมล์สำเร็จรูปที่มีชื่อเสียงด้านราคาประหยัด แต่เหมาะสำหรับผู้ที่มีความรู้ด้าน Network เพราะต้องไปตั้งค่าให้ใช้งานเอง

    จุดเด่นของบริษัทนี้
    - ราคาถูก
    - เหมาะสำหรับ Programmer, หรือ นัก IT

    ข้อมูลเพิ่มเติม
    Website: www.thaisavemail.com
    Tel: 02-426-5920-3
บทความที่เกี่ยวข้อง
Email (อีเมล์) คือ อะไร รวมถึงข้อดีและข้อเสีย ของการใช้อีเมล และ จะใช้อีเมลในธุรกิจได้อย่างไร
ซื้อ หรือ เช่า Email Hosting (อีเมล์โฮสติ้ง) ที่บริษัทไหนดี ?
บริการ Email Hosting มาตรฐานโลกของ บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
บริการ email hosting ที่ไหนดี บทวิเคราะห์ขั้นเทพ ที่คุณไม่เคยรู้ !
บทวิเคราะห์ เจาะลึก เรื่อง email server/email hosting เจ้าไหนดีที่สุด ?

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ
Web Hosting เว็บโฮสติ้ง คือ อะไร และ ทำงานอย่างไร
บริการพื้นที่สำหรับฝากเว็บไซต์ (Web Site) คือ อะไร และ ทำงานอย่างไร
พื้นที่เว็บหรือ Disk Space ของ Web Hosting คือ อะไร ?

วันพุธที่ 1 เมษายน พ.ศ. 2558

ทำไมเราถึงได้รับอีเมล์ที่ส่งมาจาก User ของเราเองทั้งๆที่เราไม่ได้ส่ง​?


ทำไมเราถึงได้รับอีเมล์ที่ส่งมาจาก User ของเราเองทั้งๆที่เราไม่ได้ส่ง​?

User ที่มีการใช้งานอีเมล์ทุกวัน หรือ บ่อย มีโอาสพบปัญหาเช่นนี้ได้ กล่าวคือ ได้รับอีเมล์ที่มี From: เป็นชื่ออีเมล์ของ User เอง แต่ User ไม่ได้เป็นคนส่ง หรือว่ามีเงื่อนงำอะไรบางอย่างซ่อนอยู่?


ความจริงแล้วมันมาจากไหน?

เราจะรู้ได้ก็ต่อเมื่อดูที่ Header ของอีเมล์ฉบับดังกล่าวว่าข้อความถูกส่งมาจากที่ใด ยกตัวอย่างตามภาพ


ตัวอย่างของ Header

ในกรอบสีเหลือง จะสังเกตได้ว่า หัวข้อ Received: from ....... จะแสดงข้อมูลที่ต่างกับหัวข้อ Received: ด้านบน ซึ่งเมื่อเรานำ IP ไป Look up ดูว่าเป็น IP จากประเทศใด ก็จะรู้ได้ทันทีว่า Spammer มาจากประเทศนั้น ๆ แสดง Spammer นำ Username, Password ของเราไป Authen ผ่าน Mail Server ตัวอื่น จากนั้นก็กระจายอีเมล์ที่เป็นสแปมส่งไปให้ผู้อื่น และส่งกลับมาให้เราด้วย


เราต้องป้องกันอย่างไร?

สิ่งที่เราควรทำ และทำได้เลย คือ การนำ Hostname หรือ Domain ที่แสดงอยู่ในกรอบสีเหลือง ไป Add เป็น Sender Blacklist ก็จะทำให้ปัญหา Domain ดังกล่าวไม่สามารถส่งข้อความเข้ามาได้อีก


บริษัท เทคโนโลยี แลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้ง สำหรับองค์กรคุณภาพ

วันจันทร์ที่ 10 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

Junk Mail เยอะๆ ที่แสนอันตราย เข้ามาใน Inbox แบบเนียนๆ

Junk Mail ปัญหาที่อาจจะทำให้คอมพัง, หรือโดน Hack ข้อมูลในเครื่อง

Junk Mail เข้ามาหาเราเพื่ออะไร ?

  1. เพื่อโฆษณาขายของทั่วไป ซึ่ง คิดว่า ทุกคนเคยเจอกันแน่นอน
  2. เพื่อหลอกให้คลิก (phishing mail) แล้วหรอกให้ไปกรอก ข้อมูล ส่วนตัว เช่น บัตรเครดิต เป็นต้น
  3. เพื่อให้คอมพิวเตอร์ของคุณติดไวรัส ซึ่งตัวนี้จี๊ดและแสบมาก

ตัวอย่างอีเมล์ ที่หลอกว่าคุณได้รางวัล และ หลอกให้คุณคลิกเข้าไปอ่านในที่สุด

Junk Mail สุดแสบ แอบเนียน หลอกว่าคุณได้รางวัล !

อีเมล์ลักษณะนี้มักจะตั้งหัวข้อ หรือ Subject เพื่อล่อให้คุณกดคลิกเข้าไป เช่น

  1. คุณได้รับรางวัล XXXXX  USD 
  2. คุณได้รับ VISA เข้าประเทศ XXX ตลอดชีพ
  3. คุณได้รับรางวัลไปเที่ยว ประเทศ XXX ฟรี
จะเห็นได้ว่าชื่อ Subject เหล่านี้, มันยั่วยวน ให้เราคลิกเข้าไปเหลือเกิน

ถ้าเห็นอีเมล์ลักษณะนี้ควรทำอย่างไร

  1. อย่าเปิดเข้าไปอ่าน, เพราะในชีวิตจริงคงไม่มีใครให้เงินคุณง่ายๆ ฟรีๆ 
  2. ถึงแม้ว่า จดหมายดังกล่าว จะถูกส่งโดย Email ของบุคคล ที่คุณรู้จัก คุณก็ห้ามเปิด, และควรไปบอกเพื่อนคุณด้วย ว่าเพื่อนของคุณนั้นติดไวรัสที่เป็นอีเมล์แล้ว

ถ้าคุณคลิกไปอ่านแล้วจะเกิดอะไรขึ้น

  1. ถ้าคุณคลิกเข้าไปอ่าน แต่ ไม่ได้ ไปเปิด Link หรือ ไฟล์แนบอะไร, ไม่ต้องกังวล เครื่องคุณยังไม่ติดไวรัสใดๆ ทั้งนั้น
  2. ถ้าคลิก Link ที่มีอยู่ในเนื้อหาเข้าไปแล้ว, คุณมีโอกาสติดไวรัส 50%
  3. ถ้าคุณคลิกและลงโปรแกรมที่เป็นไฟล์แนบมาด้วย หมายความว่าคุณติดไวรัสแน่นอน 100%

วิธีแก้ปัญหาเมื่อคุณได้คลิกไฟล์ 


  1. รีบเปลี่ยน Password อีเมล์โดยด่วนที่สุดเท่าที่จะทำได้
  2. สแกนไวรัส โดยต้อง Update เป็นตัวล่าสุดก่อน
  3. วิธีที่ดีที่สุดจริงๆ แล้ว คือ Format เครื่อง และ ลงใหม่

ไวรัสที่เป็น Junk Mail จะไม่ตกถึงคุณ ถ้า Mail Server ดีจริง

  • หากคุณได้รับอีเมล์ที่มีกำลังทำลาย เครื่องคุณสูงขนาดนี้ แสดงว่า Email Server ของคุณ อาจจะมีการป้องกัน Junk Mail ไว้อ่อนมาก
  • Mail Server ที่มีบริษัทดูแลที่ดี, จะมีการ Scan File ก่อน, ถ้าเป็นไวรัส มันจะไม่มีทางส่งไปหา User (ซึ่งไม่ได้มีความรู้เรื่องคอมเลย) แล้วก็คงไม่ผิดถ้าไปคลิกมัน, เพราะมันยั่วยวนใจขนาดนี้
  • Mail Server ที่ดีคุณควรได้รับ Junk Mail ไม่เกิน 2-4 ฉบับ ต่อ สัปดาห์, ถ้ามากกว่านี้ ควรเปลี่ยนผู้ให้บริการอย่างเร่งด่วน


บทความที่เกี่ยวข้อง

ปัญหา Junk Mail หรือ อีเมล์ขยะเยอะ ปัญหาระดับโลก และ วิธีแก้ไข

ปัญหา Junk mail เยอะ ทำให้เรา "พลาดอีเมล์ที่มีความสำคัญ" ไปโดยปริยาย

ปัญหา Junk Mail หรือ อีเมล์ขยะเยอะ ปัญหาระดับโลก และ วิธีแก้ไข




บทความโดย
บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ระบบ Email Server สำหรับองค์กร อันดับ 1 ของประเทศไทย


วันพฤหัสบดีที่ 4 กันยายน พ.ศ. 2557

Forwarders หรือ Auto Forward อีเมล์ใช้งานอย่างไร

Function: Forwarders หรือ Auto Forward คือ อะไร?

'Forwarder' คือ ผู้ส่งต่อ หากสื่อถึงความหมายเชิงเทคนิคที่ใช้งานในระบบอีเมล์ คือ การส่งต่อข้อความอีเมล์จาก บัญชีอีเมล์หนึ่ง ไปยังอีกบัญชีหนึ่ง โดยอัตโนมัติ ซึ่งข้อความนั้นจะส่งไปถึงทั้งสองบัญชีอีเมล์ (ได้รับเมล์ทั้งคู่)

แบบที่ 1

Forwarder = sales@domain.com
Destination Email
 = accounting@domain.com

sales@domain.com  => accounting@domain.com

การตั้งค่าดังกล่าวมีผลทำให้ ข้อความที่ส่งมาจาก Sender ทุกคนจะได้รับข้อความ


แบบที่ 2

การตั้งค่า Forwarders แบบทั่วไป


Forwarder = sales@domain.com
Destination Email = marketing@domain.com, John.c@hotmail.com, hr@domain.com

sales@domain.com  => marketing@domain.com
sales@domain.com  => John.c@hotmail.com
sales@domain.com  => hr@domain.com

การตั้งค่าดังกล่าวมีผลทำให้ ข้อความที่ส่งมาจาก Sender ทุกคนจะได้รับข้อความ จะเห็นได้ว่าเราสามารถตั้งค่าให้ข้อความ Auto forward ไปยังบัญชีอีเมล์ของ Server อื่น ๆ ได้ เช่น @hotmail.com, @gmail.com, @yahoo.com เป็นต้น

จากภาพการตั้ง Forwarder หรือ Auto Forward นั้น บัญชีอีเมล์ทุกบัญชีจะมีตัวตนอยู่จริง จะเห็นได้ว่า แบบที่ 1 และแบบที่ 2 มีทำงานที่เหมือน ๆ กัน คือ "รับ แล้วส่งต่อ"


จุดประสงค์ในการใช้งาน Function: Forwarders


  1. ใช้ส่งต่อข้อความไปยังอีกบัญชีอีเมล์ เช่น User: John.C เป็นหัวหน้าฝ่ายขาย ต้องการรู้ข้อมูลทุกอย่างที่ User: Sales ได้รับหรือลูกค้ารายใดติดต่อซื้อขายเข้ามาบ้าง
  2. ใช้งานเสมือนการ Backup messages ที่รับจากคนอื่น ๆ เช่น User: HR ต้องการเก็บข้อมูลใน INBOX ทั้งหมดไว้เผื่อกรณีฉุกเฉิน เช่น Mail server ล่ม, เผลอลบข้อความทิ้งโดยไม่เจตนา จึงตั้งให้ Auto Forward ไปที่ myemail@gmail.com

แบบที่ 3

การตั้งค่า Forwarders แบบที่ 3 หรือเรียกว่า 'Email Alias'


'Email Alias' คือ บัญชีอีเมล์สมมติ  ที่เราตั้งขึ้นมาเอง ซึ่งบัญชีอีเมล์นี้ไม่ได้มีตัวตนอยู่จริงในระบบอีเมล์ คือ เรียกง่ายๆ ว่า เรา "มโน" มันขึ้นมา เพื่อให้เป็นเหมือนทางผ่าน

จากภาพประกอบจะเห็นได้ว่าเราตั้งค่าให้ Forwarder = info@domain.com และ 
Destination Email = sales@domain.com 

เมื่อ Sender ส่งข้อความมายัง info@domain.com แล้ว ระบบจะส่งข้อความฉบับนี้ไปยัง sales@domain.com ทันที โดยที่ไม่ทิ้งข้อความไว้ใน INBOX ของ info@domain.com เพราะว่าบัญชีอีเมล์นี้คือ Email Alias ไม่ได้มีอยู่จริงในระบบ 

จุดประสงค์ในการใช้งาน Function: Forwarders (Email Alias)


จุดประสงค์หลัก คือ ใช้เพื่อประหยัดจำนวนบัญชีอีเมล์ เช่น

info@domain.com =>  Jane@domain.com
contact@domain.com => Jane@domain.com
marketing@domain.com => Jane@domain.com

**User: info, contact, marketing เป็นอีเมล์ที่ไม่มีตัวตนอยู่จริง คือ เราไม่ต้องไป Add account นี้เพิ่มในระบบ เพียงแต่ตั้งในไว้ใน Function: Forwarders เท่านั้น



บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

สุดยอด Email Hosting ที่ดีที่สุดในไทย
และผู้นำด้านการให้บริการอีเมล์โฮสติ้งแบบมืออาชีพ

วันพฤหัสบดีที่ 5 มีนาคม พ.ศ. 2558

Google Apps สามารถรับ Email ที่ Sender IP ติด Blacklist ได้หรือไม่



90 เปอร์เซ็นต์ของผู้ให้บริการอีเมล์ทั่วไป จะมีระบบป้องกัน spam mail แบบ Real-time Black hole list (RBL) เปรียบเสมือนสมุดที่มีรายชื่อของพวก spam และ blacklist อยู่ และจะทำการบล็อค IP นั้นๆทำให้ไม่สามารถส่งอีเมล์ขยะเข้ามาได้อีก ฟังดูเหมือนจะเป็นการแก้ปัญหาที่ดี แต่ช้าก่อน การโดนบล็อคทั้ง IP ไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุด เพราะนั่นทำให้คุณไม่สามารถรับอีเมล์ที่ดีจาก IP นั้นๆไปด้วย

แล้วจะทำอย่างไร?

จากที่กล่าวไปแล้วว่ามี 90เปอร์เซ็นต์ของผู้ให้บริการอีเมล์ที่ใช้ระบบนี้ แปลว่ายังมีอีกประมาน 10 เปอร์เซ็นต์ของผู้ให้บริการ ที่มีระบบแตกต่างจากระบบข้างต้น

หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการอีเมล์โฮสติ้งที่ดี มีมาตรฐาน คุณควรเลือกผู้ให้บริการที่มีระบบ Spam Guard ที่มีมาตรฐานด้วยเช่นกัน และหนึ่งในผู้ให้บริการที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ก็คือ Google Apps

ระบบการป้องกันของ Google Apps

Google Apps มีระบบ Spam Guard ที่มีความฉลาดในการแยกแยะอีเมล์ว่าอีเมล์นั้นๆเป็นอีเมล์ที่ดีหรือไม่ ด้วยความที่ Google มีฐานข้อมูลจำนวนมหาศาลอยู่ในมือ ทำให้สามารถนำมาวิเคราะห์ได้ว่าอีเมล์นั้นๆสมควรปล่อยผ่านหรือไม่ นอกจากนี้ยังมีการเรียนรู้ที่ยอดเยี่ยมโดยวัดจากพฤติกรรมของผู้ใช้ หากว่าอีเมล์ฉบับนั้นเคยถูกปล่อยผ่านเข้าไปใน Inbox แล้วผู้ใช้ไม่เปิดอ่าน ลบทิ้งบ่อยๆ จะเกิดการเรียนรู้ว่าอีเมล์ฉบับนั้นมีความผิดปกติ ซึ่งในกรณีที่เห็นว่าอีเมล์ฉบับใดไม่น่าไว้ใจ Google จะไม่บล็อคทั้ง IP
แต่จะบล็อคแค่อีเมล์ที่มีปัญหาเท่านั้น นั่นจึงสรุปได้ว่า Google Apps สามารถรับอีเมล์ที่ Sender IP ติด Blacklist ได้

บทความที่เกี่ยวข้อง
[OS X] วิธี Sync ปฏิทินของ Gmail ลงบน Mac
Google Apps สามารถกรอง Spam Junk ได้แม่นยำแค่ไหน
วิธีการแชร์ Google Spreadsheets ให้คนอื่น

ความแตกต่างระหว่างดูอย่างเดียวกับแก้ไขได้ในการแชร์ Google Apps



ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี




วันพฤหัสบดีที่ 26 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2558

Email เต็มต้องทำยังไง

สาเหตุหลักที่พบเป็นประจำเวลาที่ส่งอีเมล์ไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ คือ อีเมล์ของผู้รับเต็ม

ทำไมอีเมล์ถึงเต็ม

โดยปกติ ผู้ให้บริการอีเมล์จะกำหนดพื้นที่การใช้งานให้ผู้ใช้งานไว้แล้ว เช่น กำหนดพื้นที่ให้ใช้งานได้ 500 MB หากผู้ใช้ ไม่ลบอีเมล์ออกเลย จะทำให้พื้นที่จัดเก็บอีเมล์ของคุณเต็ม เมื่อมีอีเมล์ส่งเข้ามา จะไม่สามารถรับอีเมล์ได้อีก เป็นต้น


ตรวจสอบพื้นที่ใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จะได้ไม่พลาดอีเมล์สำคัญ




ดังนั้นหากคุณส่งอีเมล์ แล้วปลายทางแจ้งกลับมาว่าไม่ได้รับ เบื้องต้นให้ลองตรวจสอบกับปลายทางของคุณก่อนว่า พื้นที่จัดเก็บอีเมล์ของปลายทางเต็มหรือไม่ หากพื้นที่จัดเก็บเต็มให้ทำการลบอีเมล์ที่ไม่สำคัญทิ้งไปบ้าง เมื่อมีอีเมล์ใหม่เข้ามาจะได้สามารถรับอีเมล์นั้นได้





บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ Email Hosting คุณภาพสูงที่ใช้งานร่วมกับ Google Apps ได้เป็นอย่างดี

วันเสาร์ที่ 14 มิถุนายน พ.ศ. 2557

(ปัญหา Incoming) ตั้งค่าอีเมล์บนโปรแกรม (Client) ผิด ทำให้รับอีเมล์ไม่ได้ หรือ Test ไม่ผ่าน

ปัญหาการตั้งค่าอีเมล์บนโปรแกรม Client เช่น Outlook, Thunderbird ในส่วน Incoming ผิดจะมีอาการดังนี้

  1. Test Account Settings บน MS Outlook ในส่วน "Incoming ไม่ผ่าน" หรือ อยู่ดีๆ ก็เกิดขึ้นเอง
  2. "Incoming Server มีปัญหา" หรือ อยู่ดีๆ ก็เกิดขึ้นเอง คือ ไม่ได้รับอีเมล์ใหม่ๆ

การแก้ไขอย่างเร่งด่วนและเฉพาะหน้า

  1. ให้ผุ้ใช้งานเข้าเช็คอีเมล์จากหน้าเว็บ ผ่าน URL ที่เป็น Mail Server โดยตรง เช่น mail.mycompany.com

สาเหตุและการแก้ไขปัญหา

  1. ระบุ Incoming Server ไม่ถูกต้อง

    การแก้ไขปัญหา: 
    1.1   ตรวจสอบอย่างละเอียดว่าได้พิมพ์ตัวอักษรในส่วนของ incomming นั้นถูกต้องหรือไม่ ซึ่งส่วนใหญ่ที่ผิด มัก จะมี "เว้นวรรค" หรือ "ตัวอักษรพิเศษ" โดยที่ผู้ใช้งานไม่รู้ตัว, ให้ลองลบออก "โดยกด Ctrl + A (เพื่อเลือกข้อความทั้งหมด)"  แล้วลองพิมพ์ใหม่
  2. ตั้ง Port ผิด หรือ ติ๊กในส่วน SSL ตามที่กำหนดหรือยั

    การแก้ไขปัญหา: 
    2.1  ตรวจสอบ Server Port Number ของ Incoming Server ว่าถูกต้องหรือไม่ ซึ่งทุกระบบ Incoming ของ IMAP กับ POP3 จะะมีค่าคนละ Port และมีเพียง "ค่าเดียวเท่านั้น"
    2.2   ในส่วนของ SSL ต้องกำหนดตามคู่มือที่ได้รับจากผู้ให้บริการ
  3. ที่ออฟฟิศของผู้ใช้งานมีการติดตั้ง Firewall อยู่ โดยเฉพาะ บริษัทในนิคม, หรือ บริษัทขนาดใหญ่

    การแก้ไขปัญหา: 
    3. 1  ให้ลองทำการ Ping : pop.company.com, smtp.company.com, imap.company.com
    จากเครื่องของ TL และบอก IP ที่ได้รับแก่ผู้ใช้งานให้ทำการกำหนด IP ทั้งหมดที่เรา Ping ได้เป็น Whitelist รวมถึงเปิด Port ทั้งหมดที่เกี่ยวกับ IP นี้ (ภาษาทางเทคนิค คือ Firewall อย่า Block IP นี้ และให้ตั้ง Port เป็น Any)

    3. 2  ในสำนักงานของผู้ใช้งานทึ่เป็นบริษัทขนาดใหญ่มักมีอินเตอร์เน็ต (ISP) และ เครือข่ายภายใน (Lan) หลายวง ให้ผู้ใช้งานลอง Connect ไปวงอื่น หรือ กำหนด Gateway ไปที่วงอื่น


  4. ทีมติดตั้งกำหนด DNS ผิด
    การแก้ไขปัญหา: 
    4. 1 ให้ทำการ Ping : pop.company.com ว่าได้ "จากเครื่องผู้ใช้งาน" ว่า IP เป็น "IP เดียวกับ Mail Server" ที่ทีมติดตั้งต้องการให้เป็นหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ ให้แจ้งทีมติดตั้งว่า Map ค่า DNS ผิด
  5. DNS Swing อยู่
    การแก้ไขปัญหา: 

    5. 1  หากบริษัทผู้ใช้งานมีอินเตอร์เน็ตหลายยี่ห้อ ให้ผู้ใช้ลอง Connect ไปที่อินเตอร์เน็ตยี่ห้ออื่นแล้วลอง Ping pop.company.com ว่าได้ค่า IP ใหม่ของ Mail Server หรือยัง

    5.2  หากไม่มีวิธีอื่น ต้องให้ผู้ใช้งานรอ ซึ่งระยะเวลาเฉลี่ยประมาณ 3 ชั่วโมง หลังจากทีมติดตั้งได้มีการเปลี่ยนค่าใน DNS เช่น ถ้าไปเปลี่ยนตอน 09.00 น. (ช่วงเช้า) อาจจะต้องรอจนถึงบ่าย 13.00
  6. ผู้ใช้มีการตั้ง DNS Server ภายในบริษัท (พบได้น้อย มักพบได้ในบริษัทที่ทำธุรกิจเกี่ยวกับ Software หรือ IT)

    การแก้ไขปัญหา: 
    6. 1  ให้ทำการ Ping : pop.company.com จากเครื่องผู้ใช้ว่าเป็นได้ IP ตรงกับ IP ของ Mail Server หรือไม่ หากไม่ใช้ให้ผู้ใช้กำหนดค่า DNS ให้ตรงกับ DNS Zone ของ DNS Server เรา

คู่มือการตั้งค่าของ Email Solutions ต่างๆ บน Android


คู่มือการตั้งค่าของ Email Solution ต่างๆ บน iPhone & iPad


คู่มือการตั้งค่าของ Email Solution ต่างๆ บน Thunderbird


คู่มือการตั้งค่าของ Email Solution ต่างๆ บน MS Outlook